Información adicional del contrato

En esta última ficha la mayor parte de la información es opcional, lo que no implica que no sea importante. Invitamos a que registren en el sistema la mayor cantidad de información disponible del empleado.

Información de pago

La información de pago es usada por el proceso de tesorería para hacer la preparación de los medios de pago de la nómina.

Actualmente, se da cobertura a dos formas de pago:

• Transferencia bancaria
• Cheque

Bitákora es la encargada del mantenimiento de las entidades financieras activas.

Transferencia bancaria

Actualmente es el medio de pago más común para los pagos de nómina en la mayoría de los sectores de la economía. Esta información es de mucha importancia si se usa el módulo de tesorería de Bitákora.

La información del pago se hereda a las cuentas por pagar de nómina y con esta información se construyen los medios magnéticos de bancos, las cuales son estructuras usadas para cargar pagos masivos en los portales de las entidades bancarias donde la empresa tiene cuentas para el pago de la nómina.

La información de una transferencia consta de:

• La entidad financiera donde tiene la cuenta el empleado.
• El tipo de cuenta: ahorros o corriente.
• El número de la cuenta.

Cheque

Para configurar esta forma de pago solo es necesario seleccionarla. No exige información adicional.

Bitákora, en las diferentes integraciones contables o de tesorería, pasará como beneficiario del cheque el nombre completo del empleado.

Información personal adicional

Esta información complementa la información registrada en la ficha principal del contrato.

No es obligatorio diligenciarla, pero es una buena fuente de información demográfica para la empresa.

La información que se captura en esta sección es:

• Fecha de nacimiento
• Género
• Estado civil

Información de contacto

El registro de la información de contacto incluye, el correo electrónico del trabajador, el número de teléfono celular y teléfono fijo.

Ninguno de los tres son obligatorios, pero inicialmente se debe tener en cuenta que el correo electrónico es la llave de entrada al Portal de Empleados de Bitákora.

Para que Bitákora envíe el correo automáticamente a los empleados nuevos invitándolos a descargar la App miBitákora, debe estar habilitada la casilla ✅ en la sección de Configuraciones del sistema opción App miBitákora.

Para más información al respecto consultar Portal de empleados Bitákora.

Información de residencia

Esta información sirve para obtener la ubicación geográfica de los empleados. Es un requisito actual de la DIAN, porque se debe reportar en los medios magnéticos.

Al ser un requisito de la DIAN se implementó el sistema de nomenclaturas para las direcciones estipulados por esta entidad. De esta manera se normalizan todas las formas de escribir las direcciones para Colombia.

Dirección urbana

Las direcciones urbanas están normalizadas, ya que corresponden al sistema de direcciones determinadas para Colombia. En el ejemplo que está a continuación se verá como se realiza la construcción de la dirección:

La sección roja en las direcciones urbanas es obligatoria. En ella se registra el típo de vía principal, el número, la via secundaria y la distancia.

La sección verde de la imagen corresponde al complemento de la dirección y es opcional. Las casas, por ejemplo no tienen información complementaria. Pero en los casos de apartamentos o conjuntos residenciales, la nomenclatura del complemento es casi tan importante como la principal.

Dirección rural

En municipios alejados, se pueden encontrar que no hay una dirección estricta que cumpla la nomenclatura, también se puede dar el caso que así exista, nadie la use y no se conozca. Usualmente, estas direcciones se convierten en indicaciones de distancias con respecto a puntos que son conocidos en la localidad.

Las direcciones rurales no guardan estructura y pueden ser registradas libremente.

Campos adicionales en la ficha del empleado

Actualizado: 02/09/2024

En esta sección se podrá guardar cualquier información adicional que requiera crear el administrador de nómina, con respecto a cada empleado.

Es el último paso de la contratación de empleados, donde aparecerán los campos que fueron creados en el maestro de Información adicional de empleados.