Información adicional del contrato
- 30 Jun 2023
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Información adicional del contrato
- Updated on 30 Jun 2023
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En esta última ficha la mayor parte de la información es opcional, lo que no implica que no sea importante. Invitamos a que registren en el sistema la mayor cantidad de información disponible del empleado.
Información de pago
La información de pago es usada por el proceso de tesorería para hacer la preparación de los medios de pago de la nómina.
Actualmente, se da cobertura a dos formas de pago:
- Transferencia bancaria
- Cheque
⚡Si el pago es en transferencia y no se tiene información confirmada de la cuenta, registre cheque
Puede que al momento de registrar el contrato no se tenga la información de la cuenta bancaria, la sugerencia es que temporalmente deje la forma de pago en cheque y cuando tenga la información confirmada de la cuenta bancaria del empleado, haga el cambio de esta cuando el contrato esté activo.
Bitákora es la encargada del mantenimiento de las entidades financieras activas.
Transferencia bancaria
Actualmente es el medio de pago más común para los pagos de nómina en la mayoría de los sectores de la economía. Esta información es de mucha importancia si se usa el módulo de tesorería de Bitákora.
La información del pago se hereda a las cuentas por pagar de nómina y con esta información se construyen los medios magnéticos de bancos, las cuales son estructuras usadas para cargar pagos masivos en los portales de las entidades bancarias donde la empresa tiene cuentas para el pago de la nómina.
La información de una transferencia consta de:
- La entidad financiera donde tiene la cuenta el empleado.
- El tipo de cuenta: ahorros o corriente.
- El número de la cuenta.
🖊️El número de la cuenta debe estar registrado solo en números
Se debe evitar el uso de espacios o caracteres como guiones en el registro del número de cuenta. Este error es común ya que por legibilidad muchas certificaciones de cuentas bancarias registran caracteres diferentes a números y se presta para confusión.
Cheque
Para configurar esta forma de pago solo es necesario seleccionarla. No exige información adicional.
Bitákora, en las diferentes integraciones contables o de tesorería, pasará como beneficiario del cheque el nombre completo del empleado.
Información personal adicional
Esta información complementa la información registrada en la ficha principal del contrato.
No es obligatorio diligenciarla, pero es una buena fuente de información demográfica para la empresa.
La información que se captura en esta sección es:
- Fecha de nacimiento
- Género
- Estado civil
Información de contacto
El registro de la información de contacto incluye, el correo electrónico del trabajador, el número de teléfono celular y teléfono fijo.
Ninguno de los tres son obligatorios, pero inicialmente se debe tener en cuenta que el correo electrónico es la llave de entrada al Portal de Empleados de Bitákora.
📥 Es preferible el correo corporativo al personal
Si dentro de la licencia de Bitákora tiene el Portal de empleados, le sugerimos que use el correo corporativo del empleado, ya que un empleado podría trabajar con varias empresas.
Para que Bitákora envíe el correo automáticamente a los empleados nuevos invitándolos a descargar la App miBitákora, debe estar habilitada la casilla ✅ en la sección de Configuraciones del sistema opción App miBitákora.
Para más información al respecto consultar Portal de empleados Bitákora.
Información de residencia
Esta información sirve para obtener la ubicación geográfica de los empleados. Es un requisito actual de la DIAN, porque se debe reportar en los medios magnéticos.
Al ser un requisito de la DIAN se implementó el sistema de nomenclaturas para las direcciones estipulados por esta entidad. De esta manera se normalizan todas las formas de escribir las direcciones para Colombia.
✨ Solo es requerida para residentes en Colombia
La información de residencia solo se debe registrar para los residentes en Colombia. Si es en otro país, Bitákora solo hará referencia al país de residencia seleccionado.
Dirección urbana
Las direcciones urbanas están normalizadas, ya que corresponden al sistema de direcciones determinadas para Colombia. En el ejemplo que está a continuación se verá como se realiza la construcción de la dirección:
La sección roja en las direcciones urbanas es obligatoria. En ella se registra el típo de vía principal, el número, la via secundaria y la distancia.
✨ Nomenclaturas de las vías principales y secundarias
La nomenclatura de las vías principales y secundarias puede ser alfanumérica. Son Válidos "57A", "57A BIS", "15 E SUR" o cualquier letra que acompañe al nombre.
Se recomienda que no se usen guiones u otros símbolos en estas casillas.
La sección verde de la imagen corresponde al complemento de la dirección y es opcional. Las casas, por ejemplo no tienen información complementaria. Pero en los casos de apartamentos o conjuntos residenciales, la nomenclatura del complemento es casi tan importante como la principal.
✨ Bitákora mantiene las nomenclaturas para estar acordes a la DIAN
El registro y mantenimiento de la nomenclatura está a cargo de Bitákora.
Dirección rural
En municipios alejados, se pueden encontrar que no hay una dirección estricta que cumpla la nomenclatura, también se puede dar el caso que así exista nadie la use y no se conozca. Usualmente estas direcciones se convierten en indicaciones de distancias con respecto a puntos que son conocidos en la localidad.
Las direcciones rurales no guardan estructura y pueden ser registradas libremente.
✨ Migración de direcciones desde otros sistemas
Las direcciones migradas desde otros sistemas siempre se registrarán como dirección rural. Se asume que el sistema anterior debió haber realizado el registro manteniendo el estándar de la DIAN. Por lo anterior que quede registrado igual debería funcionar para la empresa.
De todas maneras, el usuario podrá volver a digitar las direcciones migradas marcándolas con dirección urbana en la ficha del empleado para que la estructura se mantenga.
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