Información básica del contrato

Esta es la ficha principal de la creación del contrato, está dividida en cuatro secciones:

• Información personal
• Información del contrato
• Información salarial
• Configuración del subsidio de transporte

Información personal

En esta sección se diligencia la identificación y el nombre completo del empleado.

Bitákora recordará la información personal de los empleados que hayan sido contratados en el pasado, de esta manera, al momento de ingresar el número de documento de identidad, se cargará la información personal del empleado.

Dependiendo del tipo de documento, Bitákora validará si la identificación puede o no tener caracteres alfabéticos.

Información del contrato

En esta sección se ubicará el empleado en la estructura organizacional, se seleccionará la nómina a la que pertenece, el cargo, la sede y el área.

Para hacer el cálculo de las fechas del contrato, se diligencia la fecha de ingreso y el término del contrato, esta información se detalla en los apartados siguientes.

Sedes

La sede hace referencia a la ubicación geográfica donde realiza las labores el empleado, esta información es muy importante porque la sede determina la ciudad en la que labora y es información sensible para la seguridad social, ya que debe ser coherente con la Caja de Compensación seleccionada por el empleado.

Áreas

El área es una división administrativa de la empresa. Es otra forma de agrupar empleados, la cual puede representar los departamentos de la empresa o emular los centros de costos.

La empresa puede tomar la decisión de crear áreas similares a los centros de costos. Esta es una buena decisión porque los reportes se pueden filtrar o segmentar por área. El centro de costos no es un criterio de búsqueda para los reportes diferentes a los contables.

Cargo

El cargo es la representación de las funciones y jerarquía del empleado dentro de la organización. El cargo también puede ser usado en los reportes para agrupar y filtrar empleados.

Nómina y fecha de ingreso

La nómina es la unidad de segmentación de empleados más importante de Bitákora.

La nómina tiene una periodicidad, con la cual se determinan los ciclos de liquidación (quincenal o mensual). Los periodos de liquidación representan el paso del tiempo para los contratos.

La fecha de ingreso, también conocida como fecha de inicio del contrato, será la fecha desde la cual se comenzarán a hacer todos los pagos de salario y conceptos fijos.

Por regla general, la fecha de ingreso del empleado debe estar dentro del rango de fechas del periodo que está en estado en liquidación de la nómina seleccionada. Pero como toda regla, tenemos un par de excepciones:

• Ingresos extemporáneos.
• Migración de contratos.

Ingresos extemporáneos

Los ingresos extemporáneos corresponden a contrataciones que se realizan con fecha de inicio de contrato anterior a la fecha inicial del periodo actual de liquidación.

Esta situación puede suceder porque en muchas empresas hacen el cierre de la liquidación de la nómina algunos pocos días antes de la terminación del periodo de pago. Es posible que después de haber cerrado la nómina reporten una contratación con fecha de inicio de contrato en el periodo que ya fue cerrado.

Otra razón común de este evento es que en las empresas grandes, en algunas ocasiones no se comunican las contrataciones a tiempo y el liquidador de la nómina se entera del ingreso posterior al cierre.

En el caso de ingresos extemporáneos, el proceso de activación en Bitákora genera liquidaciones según el periodo en que se registre el ingreso, desglosándose en dos escenarios distintos:

• Primer periodo: Si el contrato del empleado se registra durante el primer periodo del mes, Bitákora creará dos liquidaciones: una correspondiente a los días finales del periodo cerrado en el mes anterior y otra para el periodo actual. Estas dos liquidaciones generarán documentos contables y pagos de tesorería de forma independiente.
• Segundo periodo: En el caso de nóminas quincenales, si el ingreso del contrato del empleado se realiza en la segunda quincena del mes, se generará una única liquidación que acumulará los días del primer y segundo periodo. Este enfoque se adopta porque la fecha de ingreso está dentro del mismo mes del periodo que se está liquidando, evitando la necesidad de abrir el periodo anterior.

Migración de contratos

Lo usual es que al momento de adquirir Bitákora la empresa ya cuenta con contratos vigentes, los cuales pudieron iniciar con varios años de anticipación.

La opción de contratación también puede ser usada para registrar un contrato que ya estuviera vigente al momento del registro.

Estos contratos son identificados con la marca Contrato vigente. Esta marca tiene una consideración especial con respecto a la fecha de ingreso, esta fecha debe ser anterior a la fecha de inicio del periodo de liquidación.

Jornada laboral

La jornada laboral del empleado determina:

• Los días hábiles de la semana (L-V o L-S).
• La cantidad de días por los cuales se recibe remuneración en un año (360 o 365 días).
• La cantidad de horas mes de la jornada máxima legal (240 horas mes o menos según la reducción de la jornada)

A continuación se detallará cada uno los elementos que componen la jornada.

Días hábiles de la semana

Por defecto Bitákora viene configurado con las siguientes opciones:

• Lunes a viernes: el sábado y domingo son días de descanso remunerado.
• Lunes a sábado: el domingo es el único día de la semana de descanso remunerado.

Cantidad de días al año que se recibe remuneración

La mayoría de contratos se pactan en días comerciales, eso quiere decir que se asumen que todos los meses son de 30 días, por lo tanto, los años son de 360 días. En estos contratos, sin importar que febrero tenga 28 días y marzo 31, el trabajador recibirá lo correspondiente a 30 días de salario por cada mes.

Pero hay ciertos contratos que son pactados en días naturales o días calendario, estos contratos pagan al año 365 días de salario o 366 si es un año bisiesto. Cada mes pagan por salario los días efectivos según diga el calendario, es decir, 31 días en enero y 28 o 29 días en febrero.

En la liquidación de la PILA Bitákora también contempla casos especiales para los contratos que tienen 365 días al año, ya que para la PILA todos los meses son de 30 días.

Cantidad de horas mes de la jornada máxima legal

El artículo 2 de la Ley 2101 de 2021, modificó la duración de la jornada laboral.

La reducción debe ser implementada a partir del 15 de julio de 2023 y Bitákora, la tiene preconfigurada de la siguiente forma:

Para más información al respecto, consultar Configuración de las horas de la jornada laboral.

Término del contrato

Las modalidades de contratación soportadas por Bitákora son: término indefinido y término fijo.

Contratos a término indefinido

Los contratos a término indefinido, como su nombre lo indica, no tienen una fecha de terminación cierta. La expectativa que se tiene entre la empresa y el empleado es que tenga una duración de varios años, lo que no impide que se pueda terminar esta relación en cualquier momento.

Terminación sin justa causa del contrato indefinido

Cuando la empresa decide terminar sin justa causa un contrato laboral a término indefinido, la empresa está obligada a pagar una indemnización al trabajador, la cual será proporcional al salario devengado en el último año de servicio y la cantidad de tiempo laborada para la empresa.

Contratos a término fijo

Al contrario de los contratos a término indefinido, los contratos a término fijo sí tienen una fecha de terminación cierta desde el inicio del contrato de trabajo. En Bitákora esa fecha es la fecha de vencimiento del contrato.

Al momento de la contratación el usuario puede tomar la decisión de registrar el vencimiento en meses o asignar una fecha de terminación por calendario.

Si selecciona por fecha, Bitákora le brindará al usuario un control de calendario donde deberá escoger una fecha futura a la fecha de inicio de contrato.

Si selecciona por meses. Bitákora calculará la fecha de vencimiento internamente, adicionándole a la fecha de inicio de contrato, la cantidad de meses del contrato y asignando la fecha de vencimiento en el último día calendario de la vigencia, teniendo en cuenta los días del año de jornada laboral seleccionada.

Cálculo de la fecha de vencimiento a final del mes en calendarios comerciales 360

Un empleado contratado el 1 de abril de 2020, con un contrato a 3 meses, tendrá como fecha de terminación de contrato el 30 de julio de 2020.

Si el empleado tuviera una jornada de días naturales (365 días al año), la fecha de vencimiento hubiera sido 31 de julio de 2020.

Terminación sin justa causa del contrato a término fijo

Si el empleador determina una terminación unilateral del contrato sin justa causa, estará obligado a pagar una indemnización al trabajador. El monto de la indemnización se calcula con base al salario del empleado y se compensará por la cantidad de días que falte para la terminación del contrato.

Prórrogas

Los contratos a término fijo pueden ser prorrogables indefinidamente. Es decir, antes de la terminación del contrato el empleador puede ofrecerle al trabajador una extensión del contrato por un tiempo igual o inferior al término de la vigencia actual.

Adicional a la prórroga del contrato por términos adicionales. El empleador y el trabajador pueden tomar la decisión de convertir un contrato a término fijo en un contrato a término indefinido, manteniendo la misma vinculación laboral. Cuando esto sucede, la antigüedad del contrato se toma desde la fecha de ingreso del primer contrato celebrado.

Para interrumpir la continuidad laboral o la llamada solución de continuidad, la Corte Suprema de Justicia fijó el siguiente criterio jurisprudencial en la Sentencia CSJ-SL981-2019 en el número de proceso 74084:

«En torno al desarrollo lineal y la unidad del contrato de trabajo, resulta pertinente recordar que cuando entre la celebración de uno y otro contrato median interrupciones breves, como podrían ser aquellas inferiores a un mes, estas deben ser consideradas como aparentes o meramente formales, sobre todo cuando en el expediente se advierte la intención real de las partes de dar continuidad al vínculo laboral, como aquí acontece.»

Para mayor información relacionada a los efectos de los términos del contrato puede consultar Indemnización de retiro en Terminar el contrato del empleado y Prórroga de contratos.

Información salarial

En esta sección del formulario se registra la negociación de pago por el salario básico mensual o el valor de la hora (en salarios por horas).

Tipos de salario

Bitákora tiene configurados las siguientes modalidades de contratación, en lo que a tipos de salario se refiere:

• Salario ordinario
• Salario integral
• Salario por horas
• Apoyos económicos de aprendizaje

Puede consultar más información en Configuración del cotizante.

Salario ordinario

Esta es la modalidad más común de contratación laboral. Asume que se pacta un salario básico, el cual se pagará por la duración de la relación laboral.

Por ley se estipula que no se debe pactar por un monto inferior al Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV), y debe ser reconocido por los días hábiles laborados y los descansos semanales remunerados, dependiendo de la jornada laboral pactada.

Salario integral

En esta modalidad el empleador acuerda con el trabajador reconocer dentro del salario que se le paga mensualmente, el valor del salario básico y un valor adicional que representa las primas y cesantías. El pacto sugerido por la ley es que las prestaciones incluidas dentro del salario integral corresponden al 30% de la totalidad del pago. El 70% restante es el componente de salario, el cual tiene el nombre de porcentaje prestacional del salario integral.

La parte prestacional del salario integral tiene impacto para la liquidación de los siguientes procesos:

• Cotización de aportes a la seguridad social: El Ingreso Base de Cotización (IBC) del empleado se calcula sobre el 70% del salario integral pactado
• Liquidación de incapacidades por parte de la EPS, ARL o AFP: Las entidades que pagan las incapacidades reconocen el auxilio de incapacidad únicamente sobre la parte prestacional. Bitákora genera un pago adicional al empleado completando la parte no prestacional durante los días cubiertos por estas entidades.

Para todos los demás procesos de liquidación (vacaciones, indemnizaciones, licencias remuneradas, etc) Bitákora tomará como base la totalidad del salario pactado.

Salario por horas

Esta es una modalidad de salario variable por naturaleza, en la cual se pacta un valor por hora trabajada el cual no puede ser inferior al SMLMV dividido por 240 horas mes.

Bitákora no liquidará automáticamente el valor del salario, sino que el usuario deberá cargar en cada uno de los periodos de liquidación las novedades por hora de las actividades ejecutadas en el mes.

Bitákora hace el cálculo del valor a pagar de las novedades por horas registradas basadas en el valor por hora pactado en el contrato. Las novedades que tienen factores de compensación extra, como lo son las horas extras o los recargos, también están formuladas para que el liquidador de novedades refleje los valores correctos a pagar.

Apoyo económico de aprendizaje

Técnicamente, el apoyo económico no es considerado salario, pero al ser un pago que se le hace a los aprendices para ayudarlos en el sostenimiento de sus prácticas, el cual tiene la misma lógica que se aplica a los pagos de salario, lo dejamos tipificado en Bitákora como un tipo de salario.

Si se selecciona esta modalidad, Bitákora no tiene configurado un tope mínimo para el monto a pagar al aprendiz.

Porcentaje de tiempo laborado

Se pueden pactar con los trabajadores contratos en los que no se cumpla la totalidad de la jornada laboral estándar. En esos casos como por ejemplo un trabajo de medio tiempo, se puede determinar la proporcionalidad de la jornada a remunerar con el valor del porcentaje de tiempo laborado.

Por defecto se entiende que los contratos cumplen la totalidad de la jornada (100% del tiempo laborado), pero dependiendo de la negociación se puede registrar cualquier porcentaje que represente el dinero a pagar por el tiempo laborado.

Cuando se registra un valor inferior al 100%, el efecto será que en la liquidación del salario, se pagará el valor mensual pactado multiplicado por el porcentaje de tiempo laborado. Por ejemplo, si se pactó un salario de COP 1.000.000 y un porcentaje de tiempo laborado del 50%, la liquidación del salario por un mes trabajado sin novedades será de COP 500.000.

Salario variable

La marca del salario variable representa los contratos que habitualmente devengan conceptos adicionales al salario básico.

Esta marca es muy importante porque genera efectos en varios subsistemas. A continuación se recopilará las implicaciones en la liquidación que genera esta marca:

• Promedios de prestaciones sociales: Para el cálculo de las prestaciones sociales, cuando un empleado tiene salario variable, promedia los pagos recibidos en el rango de fechas de cálculo de la prestación.
• Cálculo de auxilio de incapacidad: Los empleados que tienen salario variable calculan el auxilio de incapacidad con el promedio de los aportes realizados a la seguridad social de los meses estipulados por la causa de la incapacidad. Cuando no son variables, se liquida con el último IBC reportado.
• Reporte en PILA: Esta casilla controla la marca Tipo Salario de la planilla, dejando el reporte en "X".

Periodo de pago del salario

El periodo de pago es solamente relevante en los empleados que pertenecen a nóminas quincenales. El efecto de las opciones es:

• Todos los periodos: Liquida el salario proporcional a la cantidad de días contratados en cada una de las quincenas. Para un empleado que haya trabajado todo el mes, liquidará en cada quincena la mitad del salario pactado. Esta es la opción por defecto.
• Periodo de cierre: En la segunda quincena del mes el sistema liquida la totalidad del salario dependiendo la cantidad de días contratados del mes. En el caso de retiro en primera quincena, la liquidación omite esta configuración y genera la liquidación parcial.
• Primer periodo: Liquida la totalidad del salario proporcional a los días contratados en el mes en la primera quincena. Para los casos de retiro en la segunda quincena, cuando el empleado no trabaja la totalidad del mes, el liquidador descontará el salario adelantado que quedó pagado en la primera quincena que corresponde a los días posteriores al retiro. Esta es la opción menos recomendada.

Configuración del subsidio de transporte

El subsidio de transporte es un pago de ley que se le debe efectuar a todos aquellos trabajadores que devenguen dos salarios mínimos o menos.

Bitákora realiza los cálculos para determinar si un empleado tiene derecho o no al pago del subsidio de transporte y ajusta la liquidación dependiendo de los eventos que haya tenido en el mes.

Casos excepcionales de pérdida del pago por subsidio de transporte

Para los empleados que viven en el lugar de trabajo o aquellos trabajadores que la empresa asume el transporte desde la residencia hasta las instalaciones, no es necesario realizar el pago del subsidio de transporte legal, ya que esta necesidad es inexistente o esta suplida en especie.

Esta configuración se activa marcando la casilla Vive cerca del lugar de trabajo o se provee medio de transporte en la sección de subsidio de transporte.

Periodo de pago del subsidio de transporte

Para los empleados de nóminas quincenales, se podrá pactar que la liquidación del subsidio de transporte se realice proporcional en cada quincena, la totalidad en la primera quincena o la totalidad en la segunda quincena (periodo de cierre).

Las implicaciones de la selección de alguna de estas opciones es:

• Todos los periodos: Liquida el subsidio de transporte proporcional a la cantidad de días trabajados en cada una de las quincenas. Para un empleado que haya trabajado todo el mes, liquidará en cada quincena la mitad del salario pactado. Esta es la opción por defecto.
• Periodo de cierre: En la segunda quincena del mes el sistema liquida la totalidad del subsidio de transporte dependiendo la cantidad de días trabajados del mes. En el caso de retiro en primera quincena, la liquidación omite esta configuración y genera la liquidación parcial.
• Primer periodo: Liquida la el subsidio de transporte proporcional a los días trabajados en todo el mes en la primera quincena. Para los casos de retiro en la segunda quincena, cuando el empleado no trabaja la totalidad del mes, el liquidador descontará el subsidio de transporte adelantado que quedó pagado en la primera quincena que corresponde a los días posteriores al retiro. Esta es la opción menos recomendada.