Carga masiva de novedades por valor

Para hacer más rápido y expedito el cargue de novedades a Bitákora se creó el cargue masivo de novedades desde Excel, que permite el registro de novedades a múltiples empleados.

Aplican las mismas condiciones del registro de novedades por empleado y una de ellas es que se permite solo el cargue de novedades con fechas de registro que estén dentro del periodo actual en liquidación.

Para realizar el cargue masivo se ingresa por el Home de Bitákora, por el botón Cargar masivos.

Luego seleccionar la opción de Novedades.

Descargar plantilla de novedades por valor

Seleccionar la opción de Descargar plantilla en la sección donde se muestra lo relacionado con las Novedades masivas por valor.

Al trabajar con la plantilla en Excel, se observa en la imagen siguiente que se incluyeron comentarios con instrucciones de llenado de las celdas, los cuales se pueden visualizar al posicionarse sobre las celdas.

Al Abrir el archivo en Excel, se debe Habilitar edición y Habilitar contenido, para que se pueda diligenciar la plantilla.

Para más información al respecto consultar en este mismo artículo la opción Descargar plantilla de novedades por horas.

Recomendaciones para el diligenciamiento de la plantilla en Excel

• Descargar siempre la plantilla desde Bitákora y así trabajar con una hoja actualizada. La plantilla carga datos maestros como son los ítems, los centros de costos, los fondos y el plan de cuentas de la empresa de donde se descargó la plantilla.
• Seguir las instrucciones que están dentro del Excel.
• No modificar la estructura del Excel, ni los encabezados ni los tipos de datos de las celdas.
• No inserte ni elimine filas ni columnas.
• Diligenciar la hoja de Excel desde la fila 2, no dejar filas vacías.
• Los datos que son obligatorios y opcionales para el registro de la novedad por empleado aplican también en el Excel.
• La Fecha debe estar dentro del periodo actual que se esté liquidando en Bitákora.
• Utilizar las teclas Ctrl + M para diligenciar las celdas del ítem, centro de costo, fondo y plan de cuenta. Esta información es la misma que existe en los maestros de configuración en Bitákora.
• El Fondo es requerido si el ítem es de descuento y lo requiere.
• El Valor de ser un valor diferente a cero, para que el registro sea cargado con éxito.
• La Moneda es obligatoria de diligenciar con un dato de la lista.

Para más información al respecto consultar Registro de novedades por valor.

Plantilla diligenciada de novedades por valor

A continuación se muestra una plantilla de ejemplo con las celdas diligenciadas para varios empleados. Las columnas a diligenciar en el Excel son las que están desde la columna de la Identificación hasta la columna de Observación.

Las columnas de los ítems, centro de costo, fondo y plan de cuentas se diligencian con la tecla Ctrl + M, que muestra un cuadro de selección donde se puede escoger el dato de la lista. Estos datos corresponden a la empresa en Bitákora de donde se descargó la plantilla.

Las columnas que aparecen a la derecha en color gris después de la columna de Observación, no requieren ser diligenciadas, estas se llenan automáticamente cuando son seleccionados de la lista el ítem, el centro de costo, el fondo y el plan de cuentas.

Al terminar de diligenciar todas las columnas de la hoja en Excel, dar clic sobre el botón Subir archivo.

Resultado de la importación de novedades

Bitákora cargará los registros que cumplan con las reglas contempladas en el registro de novedades por valor y mostrará un resumen de la importación, indicando que registros fueron cargados exitosamente y cuales generaron error.

En el resumen anterior se cargaron 7 registros de novedades correctamente y un registro generó error.

Bitákora indica en el resumen la fila del archivo del Excel donde encontró el error y la razón por la que el registro no se cargó correctamente.

Descargar plantilla de novedades por horas

Seleccionar la opción de Descargar plantilla en la sección donde se muestra lo relacionado con las Novedades masivas por tiempo.

Al trabajar con la plantilla en Excel, se observa en la imagen siguiente que se incluyeron comentarios con instrucciones de llenado de las celdas, los cuales se pueden visualizar al posicionarse sobre las celdas.

Al Abrir el archivo en Excel, se debe Habilitar edición y Habilitar contenido, para que se pueda diligenciar la plantilla.

Para más información al respecto consultar al final de este artículo lo relacionado con Descargar plantilla de novedades por valor.

Recomendaciones para el diligenciamiento de la plantilla en Excel

• Descargar siempre la plantilla desde Bitákora y así trabajar con una hoja actualizada. La plantilla carga datos maestros como son los ítems, los centros de costos, los fondos y el plan de cuentas de la empresa de donde se descargó la plantilla.
• Seguir las instrucciones que están dentro del Excel.
• No modificar la estructura del Excel, ni los encabezados ni los tipos de datos de las celdas.
• No inserte ni elimine filas ni columnas.
• Diligenciar la hoja de Excel desde la fila 2, no dejar filas vacías.
• Los datos que son obligatorios y opcionales para el registro de la novedad por empleado aplican también en el Excel.
• La Fecha debe estar dentro del periodo actual que se esté liquidando en Bitákora.
• Utilizar las teclas Ctrl + M para diligenciar las celdas del ítem, centro de costo, fondo y plan de cuenta. Esta información es la misma que existe en los maestros de configuración en Bitákora.
• El fondo es requerido si el ítem es de descuento y lo requiere. No aplica para el registro por horas.
• Las Horas corresponde a la cantidad de horas de la novedad, que corresponde al trabajo realizado por el empleado. Estas pueden ser decimales, por ejemplo 1.5 horas = 1 hora 30 minutos.
• Ingrese la Hora de inicio, este campo no es obligatorio y solo se reportará en nómina electrónica.

Para más información al respecto consultar Registro de novedades por horas y el artículo de Maestros de configuración.

Plantilla diligenciada de novedades por horas

A continuación se muestra una plantilla de ejemplo con las celdas diligenciadas para varios empleados. Las columnas a diligenciar en el Excel son las que están desde la columna de la Identificación hasta la columna de Observación.

Las columnas de los ítems, centro de costo, fondo y plan de cuentas se diligencian con la tecla Ctrl + M, que muestra el cuadro de selección donde se puede escoger el dato de la lista. Estos datos corresponden a la empresa en Bitákora de donde se descargó la plantilla.

Las columnas que aparecen a la derecha en color gris después de la columna de Observación, no requieren ser diligenciadas, estas se llenan automáticamente cuando son seleccionados de la lista el ítem, el centro de costo, el fondo y el plan de cuentas.

Al terminar de diligenciar todas las columnas de la hoja en Excel, dar clic sobre el botón Subir archivo.

Histórico de carga masiva de novedades

Bitákora permite consultar el histórico de cada importación realizada y se puede ingresar a los detalles de importación y de eliminación.

Los detalles de importación corresponden a los mismos mensajes mostrados en el resumen de la importación en el momento del cargue de novedades, informando los registros exitosos y con errores de la importación.

Los detalles de eliminación muestran si los registros importados fueron reversados.

Reversión de la carga masiva de novedades

Bitákora solo permite la reversión de importación de novedades que se encuentren en el periodo actual en liquidación.

Ingresando por la opción de Ver histórico de importaciones, Bitákora permite reversar la carga de novedades masivas.

Cuando es reversado el cargue masivo de novedades, ya no será posible recuperar los registros masivos eliminados, pero podrá cargar un nuevo archivo en Excel con las novedades masivas a ser cargadas para los empleados.

Cuando es reversada la importación de novedades, Bitákora actualiza el estado de la columna Reversado a "SI" y no mostrará la caneca de eliminación.