Integración con SGD

Ahora, en Bitákora, puedes cargar los documentos laborales de cada empleado, garantizando su accesibilidad tanto en Bitákora como en el Sistema de Gestión Documental - SGD del software Sinco ERP.

Dentro de Bitákora, tendrás la capacidad de llevar a cabo las siguientes acciones:

1. Configurar la integración con Sinco SGD
2. Crear expedientes o carpetas
3. Agregar un documento laboral
4. Editar los documentos del expediente
5. Consultar los documentos agregados
6. Cerrar un expediente laboral
7. Consultar el historial de acciones en la carga de documentos

La plataforma admite diversos formatos de carga, incluyendo PDF, imágenes en PNG, JPEG y otros. Bitákora permite archivos con un tamaño máximo de 30 MB.

Entre los documentos más frecuentes que se pueden cargar en el historial laboral se encuentran:

• Formato de requisición de personal
• Informes de entrevistas
• Resultados de pruebas
• Exámenes de ingreso
• Hoja de vida
• Referencias laborales
• Diplomas y certificaciones
• Contrato laboral
• Afiliaciones a la seguridad social, entre otros

Esta primera sección es una introducción y abordará los siguientes temas:

• Prerrequisitos para crear y cargar expedientes laborales desde Bitákora.
• Configuración de las opciones de integración con Sinco SGD.

En la segunda sección, se proporcionará información detallada sobre la creación de expedientes y la carga de documentos laborales desde Bitákora. También se explicará como hacer seguimiento a la auditoría de acciones realizadas al crear los documentos laborales.

Prerrequisitos para crear y cargar expedientes laborales desde Bitákora

Para habilitar la opción de integración entre Bitákora y Sinco SGD, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

1. Contar con una licencia activa para la integración con el módulo Sinco SGD y asegurarse de que la integración esté activada.
2. En Sinco SGD, es necesario tener creadas las sub-series y los descriptores.

Al cumplir con estos requisitos, se podrá acceder al Administrador de expedientes laborales para crear expedientes y cargar los documentos laborales.

Configuración de las opciones de integración con Sinco SGD

Antes de comenzar a crear expedientes y cargar documentos, es necesario registrar en Bitákora los datos esenciales para la conexión con Sinco SGD.

Para realizar la configuración, accede a la opción de Configuraciones del sistema, desde la página principal de Bitákora.

Configurar subserie y el descriptor en SGD

Los datos a configurar son los siguientes:

• Subserie a conectar. Valor por defecto: D-H.7.1.
  • Este número corresponde a la subserie de Sinco SGD y servirá como identificador de la carpeta donde se almacenarán los documentos laborales en el área de recursos humanos.
• Id descriptor. Valor por defecto: 1132.
  • Es un número único con el que se identificará Bitákora en Sinco SGD.

Ambos datos deben estar previamente creados en la política de retención documental del módulo Sinco SGD en el Sinco ERP.

Configurar SGD para permitir descripciones duplicadas en el nombre del expediente

Para permitir la creación de expedientes con el mismo nombre en Bitákora, es necesario configurar el Sistema de Gestión Documental (SGD) para aceptar descripciones duplicadas en la subserie de historias laborales.

Bitákora requiere que esta opción esté activada para que, al cerrar el expediente laboral de un empleado, se pueda crear uno nuevo con el mismo nombre.

Si la casilla Permite descripción duplicada no está activada y se intenta crear un expediente laboral haciendo clic en el ícono + Crear expediente, se mostrará un mensaje de error indicando que no es posible crear una subserie con una descripción duplicada, ya que ya existe una carpeta o expediente con el mismo nombre.

Ejemplo:
En la imagen siguiente se muestra el caso de un empleado que fue retirado y cuyo expediente fue cerrado. Al intentar crear otro expediente laboral con la casilla desactivada, se genera una alerta indicando que no se puede crear el expediente con una descripción duplicada.

Cuando se crea un expediente laboral desde Bitákora, el nombre de la carpeta en SGD se genera con los siguientes datos:

• Tipo y número de la identificación del empleado. Ejemplo: CC90001
• Nombre del empleado. Ejemplo: CRISTÓBAL COLÓN

El número que aparece antes del nombre de la carpeta (0000477), corresponde al código de barras generado por el módulo Sinco SGD para el expediente laboral.