Integración con SST
- 30 Oct 2024
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Integración con SST
- Updated on 30 Oct 2024
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La documentación de la integración con el módulo Sinco SST está organizada en las siguientes secciones:
Esta primera sección es una introducción y se dará a conocer lo siguiente:
- ¿Qué es el SG-SST?
- Prerrequisitos para la integración entre Bitákora y Sinco SST
- Maestros y datos de contratos que se actualizan hacia Sinco SST
- Funcionalidad de la sincronización de maestros
La segunda sección tratará lo relacionado con la sincronización en la creación y modificación de contratos de los empleados.
¿Qué es el SG-SST?
El Ministerio del Trabajo comprometido con las políticas de protección de los trabajadores colombianos y en desarrollo de las normas y convenios internacionales, estableció el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe ser implementado por todos los empleadores y consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, lo cual incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en los espacios laborales.
La aplicación del SG-SST tiene como ventajas la mejora del ambiente de trabajo, el bienestar y la calidad de vida laboral, la disminución de las tasas de ausentismo por enfermedad, la reducción de las tasas de accidentalidad y mortalidad por accidentes de trabajo en Colombia y el aumento de la productividad. Además, velar por el cumplimiento efectivo de las normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas y contratantes en materia de riesgos laborales.
Prerrequisitos para la integración entre Bitákora y Sinco SST
Para llevar a cabo la sincronización de datos entre Bitákora y Sinco SST, es necesario cumplir con los siguientes pasos:
- Licencia de integración: se debe contar con una licencia activa del módulo Sinco SST.
- Sincronización inicial: antes de activar la integración, es imprescindible sincronizar primero los maestros y los contratos de los empleados con Sinco SST. Este proceso es gestionado por Bitákora a través de un ticket de soporte.
- Activar la funcionalidad de integración desde Bitákora.
- Operación normal: después de cumplir estos requisitos, la integración permitirá que los datos de los maestros y empleados se sincronicen automáticamente desde Bitákora hacia Sinco SST, manteniendo actualizada la información de manera continua y transparente.
⚠️ Limitación en la eliminación de datos maestros
La eliminación de datos maestros no se sincroniza automáticamente. Solo se sincronizan la creación y actualización de la información.
Si se elimina un dato maestro en Bitákora, este no se eliminará en Sinco SST. La eliminación debe realizarse manualmente en Sinco SST.
✨ Encender la integración con Sinco SST
Si requiere encender la integración con el módulo Sinco SST, registre un ticket de soporte o comuníquese con un consultor de Bitákora.
Una vez migrada toda la información y es encendida la integración con Sinco SST, el usuario no requiere realizar pasos adicionales. La actualización de datos se realiza automáticamente desde Bitákora, por ejemplo: cuando se modifica un maestro, se crea o se modifica un contrato, se registra un retiro o se registra una incapacidad.
Maestros y datos de contratos que se actualizan hacia Sinco SST
Una vez cumplidos los prerrequisitos, Bitákora actualizará automáticamente la información sincronizada al módulo Sinco SST.
⚠️ La sincronización es unidireccional
La sincronización de datos es unidireccional, lo que significa que la información fluye únicamente desde Bitákora hacia el módulo Sinco SST.
Al modificar un dato maestro o de un empleado en Sinco SST dichos cambios no se reflejarán en Bitákora
Tras configurar el sistema y migrar toda la información maestra y de empleados, el liquidador o administrador de nómina no necesita realizar acciones adicionales ni acceder a pantallas adicionales para la integración.
La información de los maestros y los contratos se actualiza automáticamente en Sinco SST, en cuanto se modifica un maestro, se crea un contrato o se modifica a través de la opción de Bitákora.
Los maestros que se sincronizan hacia Sinco SST son los siguientes:
- Cargos
- Sedes = centros de trabajo en SST
- Causas de incapacidad
Además de los maestros de configuración mencionados, también se actualizan los datos cuando se realiza alguna de las siguientes acciones:
- Creación de contratos de empleados.
- Modificación de los contratos de los empleados.
- Estado activo a estado retirado al aprobar la terminación de contrato del empleado.
- Registro de incapacidades.
Funcionalidad de la sincronización de maestros
Al estar activa la sincronización con Sinco SST, los maestros que tienen relación con dicho módulo se actualizarán automáticamente.
Los maestros que se actualizarán automáticamente son los siguientes.
- Sedes = centros de trabajo en SST
- Cargos
- Causas de incapacidad
Sincronización del maestro de sedes
Para crear o modificar una sede en Bitákora se ingresa por la sección de Maestros de configuración.
El nombre de la sede en Bitákora corresponde al centro de trabajo en Sinco SST.
Los datos que se crearán o actualizarán en Sinco SST serán los siguientes:
- Nombre de la sede: al crear o modificar el nombre en el maestro de sedes en Bitákora, se actualizará en Sinco SST.
- Ciudad de la sede: también se actualizará la ciudad en el centro de trabajo en Sinco SST.
⚠️ Eliminar sede
En Bitákora no se permite eliminar una sede.
Para obtener más información de cómo administrar los centros de trabajo en Sinco SST, consultar Creación de cetros de trabajo en la documentación de Sinco SST.
Sincronización del maestro de cargos
A la opción de cargos se ingresa por Maestros de configuración y luego seleccionar Cargos dentro de la empresa.
El nombre del cargo se actualizará automáticamente en Sinco SST, en los siguientes eventos:
- Crear: al crear un cargo, este se creará en Sinco SST.
- Modificar: si el cargo ya existe, Bitákora solo actualizará el nombre en el cargo ya existente.
- Importar: cuando se importan cargos por medio de un archivo de Excel, se crearán también en Sinco SST.
⚠️ Eliminar un cargo en Bitákora
Si se elimina un cargo en Bitákora, este no se eliminará automáticamente en Sinco SST, ya que Bitákora no puede controlar si el cargo está asignado dentro de los procesos de Sinco SST.
En caso de que el cargo tampoco sea necesario en Sinco SST, será responsabilidad del usuario eliminarlo directamente en esa plataforma.
Es importante destacar que Bitákora solo permitirá la eliminación de un cargo si este no está asignado a ningún empleado, lo que garantiza que la eliminación se realice únicamente cuando no haya dependencias activas.
Para obtener más información de cómo administrar los cargos en Sinco SST, consultar Configuración de perfil de cargo en la documentación de Sinco SST.
Sincronización del maestro de Causas de incapacidad
En Bitákora al maestro de causas de incapacidad se ingresa por Maestros de configuración y luego seleccionar Causas de incapacidad.
De las causas de incapacidad, se envía a Sinco SST el Id y el nombre de la causa de la incapacidad.
Las incapacidades registradas en Bitákora, se observarán en la ficha del trabajador en Sinco SST, cuando se cierra la nómina. En este momento se enviarán en lote hacia Sinco SST.
Para obtener más información al respecto, consultar la sección de actualización de incapacidades desde Bitákora hacia Sinco SST.
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