Julio
- 02 May 2024
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Julio
- Updated on 02 May 2024
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📨 Controla el envío de los correos de bienvenida al portal de tus empleados
Ahora podrás decidir si quieres que Bitákora envíe automáticamente un correo de invitación al portal de empleados al momento de activar el contrato.
¿En qué ocasiones se recomienda no hacer uso del correo?
- Cuando se están activando los contratos en la implementación de Bitákora.
- Cuando la empresa tiene un área de comunicaciones encargada de enviar este tipo de mensajes.
- Cunado el proceso de registro de empleados es anterior a la contratación formal.
De todas maneras, invitamos a nuestros clientes a comunicar que sus empleados podrán ingresar al portal por los siguientes medios:
- Portal web: https://portal.bitakora.co
- Google Play
- App Store
En todos los demás casos recomendamos que hagan uso de nuestro correo de invitación.
¿Cómo administrar el envío del correo de bienvenida al portal de Bitákora?
En el panel principal ingresa la opción Configuraciones del sistema
En la parte inferior de la página encontrarás la sección Portal empleados y Envío automático de correo de bienvenida
Selecciona la opción editar en el icono
Marca la opción si deseas enviar el email de bienvenida o desmárcala si no deseas realizarlo por el momento.
💡Opción por defecto en Bitákora
Por defecto estará apagada para asegurar que se envíen los correos cuando el usuario encargado lo determine.
- Finalmente selecciona la opción Actualizar
¿A cuál correo llegará el correo de bienvenida?
El envío del correo se hará al correo electrónico registrado en la ficha de los empleados, si el empleado no cuenta con un correo registrado, no se realizará el envío.
Implicaciones de habilitar el envío del correo de bienvenida
Una vez se marque la opción del envío automático de correo de bienvenida, se enviará el email con la invitación, cada vez que se active un contrato al correo registrado en la ficha, este envío se realizará de forma automática.
¿Cómo puedo verificar los correos electrónicos de los empleados en Bitákora?
Si necesitas realizar una verificación de los correos electrónicos registrados, podrás hacerlo con el reporte Información detallada de empleados.
Ingresa a reportes
En la opción Empleados encontrarás el reporte Información detallada de empleados y podrás consultar los datos registrados en el campo correo electrónico.
También podrás realizar la consulta o cambio del correo electrónico de un empleado desde la página principal e ingresando a la ficha.
Al lado del nombre encontrarás el icono de edición 
y allí podrás consultar ó editar el correo electrónico del empleado.
⚠️Si está activado el envío de correos de bienvenida, al cambiar de correo se enviará la invitación al portal
⤴️ Importadores para los saldos de consolidación de prestaciones sociales y vacaciones
Ahora podrás cargar de forma masiva en Bitákora los saldos de provisiones de prestaciones sociales y vacaciones, para que puedas cambiar la forma de provisión dentro de tu compañía.
Métodos de provisión en Bitákora
Bitákora cuenta con dos métodos para la provisión de prestaciones sociales y vacaciones:
La Clásica que aplica directamente a la base de liquidación de cada periodo el porcentaje de la provisión.
| Concepto | Porcentaje |
|---|---|
| Prima | 8.333.% |
| Cesantía | 8.333.% |
| Intereses de cesantía | 1% |
| Vacaciones | 4.1666% |
Fórmula: Provisión mensual = Ingreso Base del mes actual X Porcentaje de provisión
La Consolidada que calcula la provisión tomando como base el valor real que se le adeuda al empleado al cierre de mes, por cada una de las prestaciones sociales. Para esta modalidad Bitákora calcula el promedio de la prestación y hace el cálculo de días a los que tiene derecho, como si el empleado se retirara al último día del mes.
Fórmula: Provisión mensual = (Base promediada X días que tiene derecho) - Saldo final del mes anterior + Pagos en el mes
El método de provisión definido por defecto es el clásico.
Cambio del método de provisión
⚡Recomendamos hacer esta operación con la guía de un consultor de Bitákora
El cambio de método de provisión es una operación delicada porque genera ajustes fuertes en la forma en que se van a calcular las provisiones de mes.
Póngase en contacto con nuestros consultores antes de hacer este cambio. Estas asesorías no generan costos adicionales y garantizan que el proceso se realice correctamente.
Para definir el método de provisión:
En el panel principal ingresa la opción Configuraciones del sistema
En la parte inferior ubica la sección Configuración de contabilidad, allí selecciona el ícono
y configura el método de provisión que deseas aplicar
⚠️Cómo realizar el cambio de método correctamente
- Obtenga de contabilidad los saldos contables al último día del mes anterior al periodo actual de Bitákora.
- Cargue los archivos de cada una de las prestaciones (cesantías se carga con intereses a la vez).
- Cuando se actualizan los saldos de provisiones, se liquida nuevamente los contratos para que se recalculen las provisiones.
🚫No se debe cambiar la metodología indiscriminadamente
Podrás cambiar de método de provisión Clásico por Consolidado, pero no Consolidado se devuelvan al Clásico.
Si neceseitan hacer cambios del método de provisión consúltenlo siempre con su consultor de Bitákora
¿Cómo importar los saldos inciales de provisión de las prestaciones y vacaciones?
- En la página principal dirígete a la sección Importar contratos
En la parte final de la parte final de la página encontrarás los tres importadores que te permitirán cargar los valores de cesantías e intereses a las cesantías, primas y vacaciones.
Descarga la plantilla y diligencia la información
| Identificación | Año | Mes | Saldo concepto |
|---|---|---|---|
| Relaciona los números de identificación de los empleados activos, sin caracteres especiales como puntos y/o comas | El número del año para el cual vas a cargar el saldo | El número del mes para el cual vas a cargar el saldo | Valores en números enteros del saldo de cada concepto |
⚠️En eL importador de cesantías, se debe cargar el saldo de cesantías e intereses a las cesantías
- Sube el archivo.
¿Cómo revisar los valores de la provisión despúes del cambio de método?
Para asegurarte que los valores de la provisión quedaron calculados correctamente en el panel principal ingresa a la opción de Reportes
En la sección Provisiones encontrarás el reporte de Provisiones de prestaciones sociales que te servirá como apoyo para realizar validaciones.
También puedes apoyarte en los reportes que encontrarás en la sección de Prestaciones sociales que traerá la información del Consolidado de vacaciones cesantías o prima según lo requieras
🚩 Ahora estará creado por defecto el ítem de Aportes voluntarios a pensión (AVP)
Con el fin de optimizar los tiempos de ejecución de nómina e ingreso de novedades en Bitákora, creamos por defecto el concepto de Aportes Voluntarios a Pensión, ahora podrás ingresarlo como una novedad de nómina sin antes tener que realizar configuraciones adicionales en las diferentes agrupaciones que afectan este concepto.
Para qué sirve el concepto de aportes voluntarios a pensión
El motivo principal de realizar la creación del ítem de aporte voluntario a pensión (AVP) va enfocado a aquellos empleados qué realizan estos aportes a los fondos privados para disminuir la base de retención en la fuente.
A parte de la retención en la fuente por salarios, este concepto también se debe relacionar en procesos adicionales como:
- El certificado de ingresos y retenciones
- la presentación de la información exógena en el formato 2276
- Los documentos de nómina electrónica
- Y agruparlo en las categorías propias de Bitákora para que quede habilitado como novedad adicional de los trabajadores.
Agrupaciones en donde quedó predeterminado el ítem AVP
Tal como se detalló en la sección anterior Bitákora tendrá agrupado el ítem AVP en las agrupaciones de:
Retención en la fuente
Renta exenta AVP y AFC
Ítems por evento
ítems de novedades y conceptos fijos
Certificado de ingresos y retenciones
Aportes voluntarios a fondos de pensiones
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Deducciones pensión voluntaria
¿Cuantos ítems de pensión voluntaria se pueden tener creados en Bitákora?
Puedes seguir creando ítems adicionales si lo requieres, no hay límite. Solo debes tener presente que la agrupación y configuraciones correran por tu cuenta.
🗒️Medio magnético del banco AV Villas para pago a proveedores
Ampliamos las funcionalidades que tiene Bitákora en el proceso de generación de medios magnéticos para el pago de nómina de los empleados, por ello creamos el medio magnético para el banco AV Villas con la opción de pago a proveedores, esta actualización permite que las empresas que realizan los pagos de nómina desde el banco AV Villas y que tienen empleados con cuentas asociadas a otros bancos, puedan realizar el pago sin inconvenientes.
En las opciones de tesorería, en la opción habilitada para la aprobación de los medios magnéticos, encontrarás a partir de este momento dos opciones AV Villas nómina y AV Villas proveedores esta última es la que te permitirá realizar el pago a los empleados que no tengan una cuenta de nómina asociada al banco AV Villas.
⚠️No en todos los casos es necesario seleccionar este tipo de medio magnético
Selecciona esta opción solo si los empleados no tienen una cuenta de nómina con este Banco
⚕️ Ajustamos el reporte de la tarifa de riesgos laborales en las líneas de UPC reportadas en PILA
Eliminamos las alertas que genera el archivo de PILA para Aportes en Línea para las cotizaciones de UPC adicional.
El archivo ahora muestra el campo de riesgo laboral en vacío " " para estas cotizaciones.
Antes del ajuste
Ahora quedará así
🛑 Validación de cargas masivas para empleados en retiro
Desde ahora los importadores validarán el estado del empleado, solo podrás incluir novedades a los empleados en estado Activo, si los empleados están En retiro o Retirado, el importador te notificará la inconcistencia y no podrás alterar la liquidación.
¿Por qué es importante esta validación?
Con esto asegúras que ninguna de las liquidaciones ya revisadas y aprobadas se aleteren, adicionalmente los procesos de PILA, nómina electrónica, contabilidad y tesorería no presentarán ninguna inconsistencia en el momento de la ejecución.
Importadores que cuentan con esta validación
Las opciones que están disponibles en acciones masivas contarán con el ajuste y se relacionan a continuación:
| Categoría | Importador |
|---|---|
| Novedades | Novedades por tiempo |
| Novedades | Novedades por valor |
| Conceptos fijos | Conceptos fijos por pagos |
| Conceptos fijos | Conceptos fijos por descuentos |
| Conceptos fijos | Eliminación de conceptos fijos |
| Salario | Modificación de salario |
| Distribución contable | Distribución contable |
| Distribución contable | Eliminación de distribución contable |
Restricción en los traslados de nómina
Esta validación también se ingresó en el proceso de traslado de nómina, para que los empleados que se encuentren en retiro no puedan trasladarse hasta no definir su situación.
🔣Ajustes en los datos permitidos para el diligenciamiento de las cuentas bancarias de la empresa y el empleado
Creamos nuevas validaciones en el momento del registro de información para los números de cuenta bancaria de la empresa y el empleado.
Con este ajuste no se podrán ingresar caracteres especiales como: puntos(.), comas(,) espacios, guiones(-), con esto se asegura que la construcción y carga de los medios magnéticos empleados en el banco para la dispersión de pagos se ejecute de forma correcta y no se presenten retrasos ni inconvenientes por el diligenciamiento inadecuado de la información en Bitákora.
Registro de cuentas bancarias de empresas
En la opción de Maestros de configuración:
Registro de cuentas bancarias de los empleados
En la ficha del empleado:
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