Legalizar incapacidades

La documentación, que trata de la legalización de incapacidades en Bitákora está organizada en las siguientes secciones:

Esta primera sección es una introducción y se dará a conocer lo siguiente:

• ¿Qué es el proceso de legalización de incapacidades?
• Pasos resumidos para configurar y legalizar incapacidades
• 1. Configurar la legalización de incapacidades
• 2. Configurar los conceptos de nómina de incapacidades
• 3. Cargar saldos iniciales para iniciar con el proceso de legalización de incapacidades

En la segunda sección se mostrará el administrador de legalización de incapacidades, que es por donde se ingresan y se legalizan los pagos que realizan las entidades de seguridad social por concepto de incapacidades.

La tercera sección contendrá un caso práctico con dos empleados y se explicará el proceso de legalización de incapacidades, desde el registro de la incapacidad hasta la transmisión de los documentos contables a Sinco ERP.

¿Qué es el proceso de legalización de incapacidades?

El proceso de legalización de incapacidades en una empresa consiste en una serie de pasos administrativos y legales que se deben seguir para gestionar adecuadamente el recobro de las incapacidades médicas de los empleados.

Este proceso abarca desde el registro de la incapacidad del empleado, hasta el reintegro al empleador de los pagos que realizan las entidades de seguridad social, como son las EPS y la ARL.

Según lo establecido en el Parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016, las prestaciones económicas en caso de incapacidades que afecten al trabajador, se reconocen de la siguiente manera:

• Enfermedad general:
  • El empleador estará a cargo de los dos (2) primeros días.
  • La EPS a partir del tercer (3) día de incapacidad.
• Licencia de maternidad y paternidad:
  • Desde el primer día es reconocida por la EPS.
• Accidente de trabajo o enfermedad laboral:
  • Desde el día siguiente de ocurrido el evento las reconocerá la ARL.

Si desea obtener información sobre la configuración de como son liquidadas las incapacidades por Bitákora, se puede consultar en la opción Configurar causas de incapacidades.

El proceso de legalización de incapacidades en Bitákora se encarga de registrar en un documento contable de cuenta por cobrar, las incapacidades que corresponde el pago por parte de las entidades de seguridad social y/o la ARL.

Pasos resumidos para configurar y legalizar incapacidades

Los pasos del proceso de legalización, consiste en los siguientes pasos:

1. Configurar la legalización: marcar la casilla Generar documentos contables de incapacidad por cobrar en la sección de configuraciones del sistema y configurar los tipos de documentos por cobrar y de legalización de incapacidad.
2. Configurar los conceptos de nómina: verificar que los conceptos que corresponde al pago por parte de las entidades de seguridad social, como son los conceptos INC2, INC4, CXCINC, LEGINC y CASINC, tenga la configuración y las cuentas contables correctas.
3. Cargar saldos iniciales: si el proceso de legalización se activa cuando el módulo de nómina ya está implementado, se debe cargar un documento contable con los saldos iniciales de las incapacidades.
4. Registro de la incapacidad: con base en la incapacidad médica que entrega el trabajador, se realizará el registro en la opción de registro de incapacidades.
   1. Creación de la cuenta por cobrar: posterior al registro de la incapacidad, se creará automáticamente un documento contable de Incapacidad por cobrar.
5. Ingresar pagos: cuando la entidad de seguridad social (EPS/ARL) reconoce el monto de la incapacidad, se ingresa el pago y se genera un comprobante de ingreso.
6. Legalizar el pago recibido de la entidad: corresponden a los cruces de los pagos de las entidades de seguridad social contra el pago de la incapacidad realizado en la nómina del empleado.
7. Gestión de saldos: después de legalizado el pago, se revisan los saldos para determinar si se castiga la cartera o se registra un aprovechamiento.
8. Contabilización de documentos: si se cuenta con la integración con Sinco ERP se transmitirán los documentos contables generados como son: cuentas por cobrar, comprobante de ingreso y de legalización de incapacidades.

A continuación, se explicarán en detalle los pasos 1, 2 y 3 del proceso en esta sección.

La tercera sección abordará los pasos 4, 5, 6, 7 y 8, ilustrándolos con un ejemplo práctico.

1. Configurar la legalización de incapacidades

La configuración de la legalización de incapacidades, se realiza por la sección de Maestros de configuración, donde se debe seleccionar la opción de Legalización incapacidades.

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Generar documentos contables de incapacidad por cobrar: marcar la casilla para iniciar con la generación automática de documentos de cuentas por cobrar y legalización de incapacidades.
• Tipo documento cuenta por cobrar en Sinco ERP: definir el prefijo que se utilizará para las cuentas por cobrar. Es el documento contable que se creará cuando se registren incapacidades de los empleados. Ejemplo: CC.
• Documento legalización incapacidad en Sinco ERP: será el prefijo con el que se generarán los documentos contables de legalización.

2. Configurar los conceptos de nómina de incapacidades

Los conceptos de nómina que tienen relación con las incapacidades que reconocen las entidades de seguridad social, deben estar configurados con las cuentas contables correctas para que se realice el cruce contable entre los pagos al empleado y lo recuperado en el cobro a las entidades de seguridad social.

Los conceptos requeridos para el proceso de legalización de incapacidades, son:

• INC2: Incapacidad EPS entidad
• INC4: Incapacidad ARL entidad
• CXCINC: Cuenta por cobrar incapacidad
• LEGINC: Legalización incapacidad
• CASINC: Castigo incapacidad
• APRINC: Aprovechamiento incapacidad

Para conocer como se configuran las cuentas contables de los conceptos de nómina, consulta la sección Editar el concepto existente en la sección de la configuración de Conceptos de nómina.

3. Cargar saldos iniciales para iniciar con el proceso de legalización de incapacidades

Si se desean cargar los saldos iniciales de las incapacidades que están pendientes por recuperar de cada empleado ante las entidades de seguridad social, se recomienda que esto se realice antes de activar la configuración.

Los saldos iniciales son esenciales para que se vayan descargando los pagos de las entidades y se generen los saldos finales de cuentas por cobrar.

Los pasos 4 y 5, se explicarán en la segunda sección de legalización de incapacidades.