Cálculo de la Ley 1393 con incapacidades y vacaciones

En esta sección se explicará con un caso práctico la nueva posición de la UGPP con respecto a la aplicación del artículo 30 de la Ley 1393 cuando se presentan incapacidades o vacaciones.

Bitákora se acoge al concepto emitido por la UGPP, en donde se enuncia que no se deben tener en cuenta para la determinación de la base salarial, lo siguiente:

• Vacaciones
• Incapacidades
• Licencias de maternidad
• Licencias de paternidad
• Accidentes de trabajo o enfermedad laboral

Primero se explicará de que se trata la Ley 1393 de 2010 en relación con el artículo 30, que se consideran pagos no salariales. En la siguiente sección se realizarán ejemplos tomando un empleado que cuenta con una incapacidad, de varios días y todo el mes, para observar el efecto en los aportes a la seguridad social, donde se calculará el aporte del trabajador y también la parte que le corresponde cubrir al empleador.

Si desea obtener información de como se aplica la Ley 1393 de 2010 para calcular los descuentos que la empresa le realiza al trabajador, consulte la sección Aplicación de la Ley 1393 de 2010, en la sección del ciclo de liquidación de la nómina.

Configuración para que el cálculo de la Ley 1393 tenga en cuenta o no las incapacidades y vacaciones

De forma predeterminada, desde el mes de agosto de 2024, Bitákora aplicará el cambio para determinar el IBC según la Ley 1393, no teniendo en cuenta las vacaciones y tampoco las incapacidades. Es decir, acogiendo el concepto emitido por la UGPP.

Si no desea aplicar este concepto, debe quitar la marca de la casilla La base salarial para determinar la 1393 no tiene en cuenta vacaciones ni incapacidades en la opción de Configuraciones del sistema.

Si desea conocer los cambios en el funcionamiento de Bitákora, le invitamos a consultar la actualización titulada Cambios en el cálculo de la Ley 1393 de 2010 en incapacidades y vacaciones.

¿Qué indica el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010?

El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, establece lo siguiente:

"Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración."

Esta normatividad, lo que hace es poner un límite a los pagos no salariales en el 40% del total de la remuneración.

El objetivo principal de esta disposición es evitar que, en los acuerdos con los trabajadores, se abuse de los pagos no constitutivos de salarios para reducir la base de cotización a la seguridad social.

Subsistemas de seguridad social que afectan la Ley 1393

El límite que establece la Ley 1393 impacta en los siguientes subsistemas.

• Salud
• Pensión
• Fondo de solidaridad pensional (FSP)
• Administradora de Riesgos Laborales (ARL)

Según el artículo 17 de la Ley 344 de 1996, los pagos no salariales no se tienen en cuenta para liquidar los aportes parafiscales con destino a:

• Caja de compensación familiar
• ICBF
• Sena

Ejemplo básico con pagos salariales y no salariales

Se presenta un ejercicio básico donde se presentan pagos salariales y no salariales realizados a un trabajador, para luego aplicar el límite de la Ley 1393 con el fin de calcular los aportes a la seguridad social tanto del trabajador como la parte que le corresponde al empleador.

Al ser un ejemplo básico, no se incluyen incapacidades, vacaciones o licencias, que son las que deben tener una consideración especial en el cálculo y que se tratará más adelante en la sección Caso práctico con pagos no salariales donde aplica la Ley 1393.

1. Cálculo del IBC para salud, pensión, FSP y ARL:

• El valor que supera el límite que establece el artículo 30 de la Ley 1393, según la tabla anterior, es de $4.600.000.
• Dicho valor resulta de tomar el total de pagos NO salariales menos el límite del 40%.
• Será el valor que debe sumarse al total de pagos salariales para hallar el IBC sobre el cual se debe cotizar.
• ($6.500.000 + $4.600.000) = $11.100.000.

2. Cálculo de aportes de salud, pensión, FSP y ARL:

A continuación, se presentará la tabla con el cálculo de los aportes a la seguridad social, según la Ley 1393. Se recuerda que este cálculo solo afecta salud, pensión, FSP y ARL.

Para este ejemplo, el cálculo de los aportes se realizarán con el IBC resultante de $11.100.000:

Los valores de la tabla anterior no están redondeados.

3. Cálculo de parafiscales:

El artículo 30 de la Ley 1393, no se aplica para el cálculo de parafiscales, es decir, que dichos aportes se realizan con el IBC de los pagos salariales.

Como el empleado recibe más de 10 SMLMV de ingresos en el mes, no estaría exonerado y se debe aportar también para el ICBF y el Sena.

El IBC para el cálculo de los aportes parafiscales es sobre el componente salarial de $6.500.000:

¿Qué se consideran pagos no salariales?

Los pagos no salariales son sumas entregadas al trabajador que no constituyen salario, ya sea por disposición expresa de la ley o por acuerdo entre las partes.

Estos pagos están regulados por el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Entre los más utilizados en la contratación de empleados, y que aplican al cálculo según la Ley 1393, se encuentran:

• Pactos de desalarización: como son los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados de forma expresa y por escrito de que no constituyen salario, tales como:
  • Auxilios de alimentación, habitación o vestuario.
  • Primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.
  • Beneficios temporales como: movilidad, medicina prepagada, etc.
  • Auxilio de vivienda.
  • Aportes voluntarios a pensión.
  • Seguros, etc.

Sobre estos pagos no se liquidan prestaciones y tampoco seguridad social directamente. En el caso de la seguridad social se calcula cuando se excede el 40% del total remunerado.

Conceptos que conforman la base para el aporte a la seguridad social

Regla general:

El Ingreso Base Cotización (IBC), es la base con la que se cotiza a la seguridad social y se conforma con el salario total que devengue el trabajador en el mes.

Aplicación de la Ley 1393 de 2010:

Para explicar de una forma detallada cómo afecta la Ley 1393 en los cálculos de seguridad social, la El IBC de los aportes a la seguridad social se calculan con base en los siguientes conceptos:

• Pagos salariales: se toma para conformar la base, la totalidad del ingreso laboral realizado al empleado.
• Incapacidades. No corresponde a un pago salarial, es un auxilio que se le otorga al empleado.
• Vacaciones. Es un pago por un descanso remunerado. No se considera salario.
• Pagos no salariales. Los conceptos que se pactan entre las partes para que no se consideren salario.

Los aportes a la seguridad social se calculan con el IBC que se conforma con los pagos salariales. Pero esto no significa que los pagos no salariales no se deban de tener en cuenta para el cálculo del IBC.