Liquidación de aportes a seguridad social
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Liquidación de aportes a seguridad social
- Updated on 31 May 2023
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Esta sección de la liquidación solo tratará de los descuentos que la empresa le realiza al empleado para cubrir su cotización de ley para los subsistemas de salud y pensión. Los aportes a cargo de la empresa serán cubiertos en la sección de PILA.
Según la configuración de seguridad social realizada en la ficha de afiliaciones a seguridad social, Bitákora determina los valores que debe pagar el cotizante a la entidad promotora de salud (EPS) y la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) a las que se encuentre afiliado.
La determinación de los subsistemas que debe cotizar el empleado es la combinación de las siguientes variables:
- Tipo y subtipo de cotizante
- Colombiano en el exterior
- Extranjero no obligado a pensión
Subsistemas a cotizar
El cotizante podrá efectuar cotizaciones a los subsistemas de salud y pensión.
El subsistema de pensiones puede generar tres aportes diferentes:
- Aporte de pensión obligatoria
- Aporte al fondo de solidaridad pensional
- Aporte al fondo de solidaridad de subsistencia
El artículo 5 del Decreto 510 de 2003 (que modificó parcialmente la Ley 797 de 2003, precisó el inicio y el final de cada rango de aportes, donde agregó la palabra "más" a partir de los 17 SMLMV.
Según el decreto las tarifas para cada uno de los aportes es:
| IBC en SMLMV | Salud | Pensión | Solidaridad | Subsistencia |
|---|---|---|---|---|
| Menor a 4 | 4% | 4% | 0% | 0% |
| >= 4 y < 16 | 4% | 4% | 0,5% | 0,5% |
| >= 16 y <= 17 | 4% | 4% | 0,5% | 0,7% |
| > 17 y <= 18 | 4% | 4% | 0,5% | 0,9% |
| > 18 y <= 19 | 4% | 4% | 0,5% | 1,1% |
| > 19 y <=20 | 4% | 4% | 0,5% | 1,3% |
| > 20 | 4% | 4% | 0,5% | 1,5% |
Causación de aportes
La causación de los aportes a la seguridad social obedece en primera instancia a los subsistemas a cotizar dependiendo de la tipología del cotizante. Dependiendo de los subsistemas se hacen los cálculos del Ingreso Base de Cotización (IBC) y las tarifas aplicables a cada subsistema.
Cálculo del IBC
Para el caso que no existan eventos que reemplazan el salario, el IBC es la sumatoria de los conceptos liquidados en el mes que están configurados en los conceptos por categoría de nombre Base para salud y pensión.
En el siguiente ejemplo, el empleado tiene un pago por Auxilio de Rodamiento (P15) y otro por Horas extras diurnas (P101). De estos dos conceptos solo las horas extras son IBC, por lo que la base de cotización fue de COP 1.015.625.
La configuración la podemos corroborar en el detalle de los conceptos que hacen Base para salud y pensión en conceptos por categoría.
✨ Agregar o eliminar conceptos
En la categoría se podrán agregar o eliminar conceptos propios del cliente.
Cuando existen eventos que reemplazan el salario, como lo son: vacaciones disfrutadas, incapacidades, licencias remuneradas y ausentismos, el IBC tiene reglas particulares para estos casos.
IBC para empleado con salario integral
Los empleados que pactaron salario integral deben hacer aportes a la seguridad social sobre el porcentaje prestacional. Es decir, que el IBC se calcula tomando el salario devengado en el mes multiplicado por el 70%.
En la siguiente causación se podrá ver el efecto del porcentaje prestacional.
En el mes el empleado devengó COP 13.711.000 por salario integral. Pero el IBC fue de COP 9.597.700.
🖊️El porcentaje prestacional se aplica sobre todos los conceptos salariales devengados
El 70% se reconoce sobre todos los conceptos, es decir, si el empleado tiene otros conceptos salariales, como por ejemplo comisiones, se debe sumar el salario y las comisiones antes de aplicar el porcentaje.
EL IBC del empleado fue de COP 9.597.700, en 2021 el salario mínimo legal mensual vigente fue de COP 908.526, eso implica que el IBC es de 10,56 SMLMV, lo cual nos deja en el rango de 4 a 16 SMLMV. Para este rango corresponde un descuento por fondo de solidaridad pensional del 0,5% y fondo de solidaridad de subsistencia del 0,5%.
Topes de IBC para determinar el aporte de fondo de solidaridad pensional (FSP)
Un empleado debe aportar para el Fondo de Solidaridad Pensional y el Fondo de Solidaridad de Subsistencia si devenga mínimo 4 SMLMV como se detalla en la tabla de tarifas enunciada anteriormente. Cabe anotar que este tope se mide por el IBC devengado en el mes, sin tener en cuenta la cantidad de días laborados.
📅 Empleado devenga 4 SMLMV pero labora 29 días
En el caso de un empleado con un salario ordinario pactado por el valor de 4 SMLMV, pero que fue contratado el 2 del mes actual, el IBC corresponde a 4 SMLMV / 30 días del mes X 29 días laborados, lo que es inferior a 4 SMLMV. En este caso, el empleado no debe aportar a los Fondos de Solidaridad Pensional.
IBC para vacaciones disfrutadas y licencias remuneradas
Si en el periodo de liquidación está presente cualquiera de estos dos eventos, el IBC no se toma del valor pagado al empleado en el mes, sino a partir del IBC reportado el mes anterior[^1]. Para ilustrar esta situación se plantea el siguiente ejemplo:
Cálculo de IBC de dos días de vacaciones
Un empleado devengó en enero: salario básico de COP 2.500.000 y comisiones de COP 500.000, es decir, el IBC de enero es COP 3.000.000.
En febrero disfrutó 2 días de vacaciones, el IBC de este mes será de COP 2.533.333, el cual se calculó de la siguiente manera:
- Base salarial: COP 2.500.000 / 30 días de mes X 28 días pagados de salario = COP 2.333.333
- Base de vacaciones: COP 3.000.000 (IBC mes anterior) / 30 días del mes X 2 días de vacaciones = COP 200.000
En el siguiente ejemplo mostraremos la causación de la seguridad social de un empleado que disfrutó un día de vacaciones y dos días de licencia remunerada:
En este ejemplo, las comisiones pagadas el 1 de mayo generó que la base diaria de la liquidación de vacaciones quedara en COP 42.157 (el salario diario es de COP 33.333).
En las observaciones de la liquidación de la cotización de salud y pensión se discriminó el IBC que se tomó por las vacaciones (VAC) y licencias remuneradas (LR), de la siguiente manera:
Base = 1,300,000 (Salarial: 1,200,000 VAC: 33,333 LR: 66,667) / Porc.: 4.00 %
IBC para incapacidades
Cuando al empleado se le liquidan incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad o paternidad, accidentes de trabajo o enfermedades laborales, el IBC por estos eventos es el mismo valor reconocido al empleado.
Lo anterior aunque no es igual al caso de vacaciones, si tiene una lógica similar, ya que los reconocimientos económicos que realiza la EPS o la ARL, en el momento de una incapacidad, se basan en el IBC del mes anterior y no con el salario actual devengado por el empleado.
En las observaciones se discrimina la base de las incapacidades con el detalle (INC).
Base = 1,287,803 (Salarial: 1,100,000 INC: 187,803) / Porc.: 4.00 %
Es importante resaltar que la base de incapacidades del mes actual no fue afectada por el pago de los COP 300.000 realizados por concepto de comisiones, ya que se toma sobre el IBC del mes anterior.
IBC para ausentismos o sanciones
En el caso de ausentismos se disminuye el IBC para el cotizante, por el monto descontado por la ausencia o sanción.
En la liquidación se evidencia el descuento del IBC causado por la sanción, detallando en el apartado (AUS) el valor descontado.
Base = 933,333 (Salarial: 1,000,000 AUS: -66,667) / Porc.: 4.00 %
💡 El IBC aplicado al aporte del empleado por ausentismos no es el mismo que al empleador
Así el cotizante no deba realizar aportes a los subsistemas de seguridad social por los días de licencia no remunerada o sanción, el empleador sí deberá realizar cotización al subsistema de pensiones.
Aplicación de la ley 1393 de 2010
Cuando los pagos que no son salariales superan el 40% del total de la remuneración mensual, la ley 1393 indica que el excedente de ese 40% debe ser tenido en cuenta para el IBC del mes, según el artículo 30 de la ley 1393 de 2010. Bitákora realiza el ajuste del IBC cuando se presenta esta situación.
En el caso que presentamos, el empleado recibe un salario de COP 1.000.000 y una bonificación no salarial de COP 1.000.000. El total devengado en el mes es de COP 2.000.000. En este punto el porcentaje sobre el devengado que no hace parte del salario es del 50%, lo cual incumple con el tope del 40% establecido por la ley.
En las observaciones de la causación del IBC, se discriminó el Ajuste 1393.
Base = 1,200,000 (Salarial: 1,000,000 Ajuste 1393: 200,000) / Porc.: 4.00 %
🖊️Cálculo del ajuste por 1393
- Tope no salarial (40% del total devengado): COP 2.000.000 X 40% = COP 800.000
- Valor a ajustar por 1393 (Pagos no salariales - tope no salarial): COP 1.000.000 - COP 800.000 = COP 200.000
🖊️Ley 1393 no afecta base de parafiscales
El IBC de parafiscales no se ve afectado por el ajuste generado por la ley 1393. Esto solo hace base para los subsistemas de salud, pensión y riesgos laborales.
Cálculo del ajuste de la ley 1393 para salarios integrales
Hubo mucha controversia al momento de aplicar la ley 1393 en el caso de los salarios integrales, debido a la mezcla del factor prestacional con el tope del 40% de los ingresos que no constituyen base de cotización.
Los documentos de Barrera Palacio Abogados S.A.S. son el producto de una asesoría laboral individual y exclusivamente prestada a Sincosoft Sinco Comunicaciones S.A.S; la información, comentarios, interpretaciones, opiniones y alcance contenidos en el mismo, no constituyen de ninguna manera una asesoría profesional para terceros usuarios, frente a quienes debe entenderse como un material de carácter informativo. Los derechos de propiedad intelectual de este documento son de propiedad de la firma y queda expresamente prohibida su reproducción en cualquier medio, cesión, distribución y cualquier tipo de uso de este documento, su contenido y formato, ya sea de forma parcial o total, sin previa autorización expresa.
Bitákora genera el ajuste para los salarios integrales de la siguiente manera:
Del total devengado (salarial + no salarial) se depura el 40% como tope no salarial. Este tope se le descuenta a los pagos no salariales realizados al empleado y la diferencia se adiciona al IBC sin aplicarle el porcentaje prestacional. La siguiente tabla muestra el paso a paso de la depuración.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario integral pactado | COP 13.711.000 |
| Pagos no salariales | COP 20.000.000 |
| Base del total devengado | COP 33.711.000 |
| Tope no salarial (40% de la base) | COP 13.484.400 |
| Valor a ajustar por 1393 (Pagos no salariales - tope no salarial) | COP 6.515.600 |
| IBC salud y pensión (Salario X 70% + valor a ajustar) | COP 16.113.300 |
🖊️ Ley 1393 no afecta base de parafiscales
El IBC de parafiscales no se ve afectado por el ajuste generado por la ley 1393. Esto solo hace base para los subsistemas de salud, pensión y riesgos laborales.
Topes para el IBC
Los subsistemas de salud y pensión tienen un tope máximo de base de cotización de 25 SMLMV y la cotización mínima es sobre 1 SMLMV.
Tope mínimo IBC de 1 SMLMV
Los empleados que devengan menos de un mínimo, como puede ser un empleado que trabaje medio tiempo con una base salarial de un salario mínimo, aportarán sobre lo devengado. La parte faltante de la cotización sobre 1 SMLMV la asume el empleador y Bitákora la calcula en la provisión del mes.
En este caso el IBC de la cotización por parte del empleado será menor al IBC que se calcula en PILA, el cual sí será ajustado al mínimo legal.
💡 Tope mínimo de IBC para empleados que no hayan trabajado el mes completo
Al contrario del tope máximo y los topes para FSP, el tope mínimo se calcula dependiendo los días contratados del mes. Es decir, si un empleado labora 2 días en el mes, el IBC mínimo para la cotización del empleado y para el reporte de PILA corresponderá a 1 SMLMV / 30 días del mes X 2 días laborados.
Tope máximo IBC de 25 SMLMV
El tope máximo será aplicado según el valor total del salario del mes sin importar la cantidad de días laborados.
🖊️ Topes de IBC y ley 1393
El tope máximo de cotización se calcula teniendo en cuenta la parte salarial más el ajuste generado por la ley 1393. Ninguna base de cotización puede superar ese valor mensual.
Para los salarios integrales, el tope máximo de los 25 SMLMV aplica sobre la base prestacional, no sobre el total del salario devengado.
Empleado que pacta un salario mensual de 26 SMLMV que es contratado al 16 del mes
En este ejemplo, el empleado tiene un valor neto devengado en el mes de 26 SMLMV / 30 días del mes X 15 días contratados = 13 SMLMV. Este valor es inferior a 25 SMLMV y así el salario pactado sea mayor a 25, no se aplica el tope máximo para el IBC en ese periodo.
Si el mes siguiente, labora el mes completo, el valor de salario será de 26 SMLMV, pero el IBC utilizado para descontar los aportes al empleado será de 25 SMLMV.
Causación UPC adicional
La Unidad de Pago por Captación (UPC) es el valor que se reconoce por parte de los afiliados al subsistema de seguridad social en salud. Un afiliado puede proteger a una persona diferente a su círculo familiar directo, haciendo aportes adicionales en su nombre.
Bitákora permite registrar los familiares de los empleados y asociarlos para aportar UPC adicional para ellos.
El valor a descontar depende de los siguientes datos del beneficiario:
- Género (femenino / masculino)
- Edad
- Ciudad de residencia.
Anualmente por decreto el Gobierno de Colombia determina el nuevo valor de referencia con el cual se realizan los cálculos. Bitákora se encarga de hacer esta actualización.
Adicionar un beneficiario de UPC
Se debe registrar el beneficiario en la ficha de familiares.
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