Liquidación de las primas legales

El proceso de primas genera una liquidación aparte de la nómina, tomando como fecha de corte el 30 de junio o el 31 de diciembre, según el caso, así el periodo actual en liquidación de la nómina normal termine antes, como por ejemplo en la primera quincena de junio, que termina el 15 de junio.

Para consultar la liquidación de nómina y la liquidación de la prima, se ingresa por el Administrador de empleados, seleccionando el empleado a consultar.

Se explicará el proceso de prima con la opción de Aprobación de primas legales, la cual permite consultar a todos los empleados de la nómina y aprobar o negar el registro de prima.

Al ingresar a la Aprobación de primas legales se mostrarán los empleados de la nómina generada.

A los detalles del cálculo de la prima generada se ingresa dando clic sobre el registro de cada empleado.

Fórmula para liquidar la prima de servicios

La prima de servicios es igual a un mes de salario por cada año trabajado, o proporcional cuando el trabajador laboró menos de un año.

La fórmula comúnmente utilizada para el cálculo es:

Valor de la prima legal = Salario base X Días laborados / 360 días (jornada comercial)

Ejemplo con un salario mensual de COP 2.500.000 y que laboró 60 días en el semestre:

Valor de la prima legal = COP 2.500.000 X 60 días / 360 días
Valor de la prima legal = COP 416.667

En la fórmula anterior se manejan las siguientes variables:

• Días laborados. Días laborados en el semestre por el que se va a liquidar la prima.
• Salario base. Valor del salario mensual sobre el que se liquida la prima. Corresponde al promedio del respectivo periodo semestral.
• 360. Los días del año que una vez trabajados le dan derecho a los 30 días de salario. Se modifica dependiendo, si es calendario comercial 360 días o calendario natural 365 días.

Con la fórmula anterior se puede liquidar la prima y el valor que resulta es correcto, pero no se informa directamente los días liquidados a los que tiene derecho el empleado por el tiempo trabajado, sino que tienen que calcularse.

En Bitákora para dar un mayor detalle del cálculo, se descompone la fórmula de la siguiente forma:

Valor de la prima legal = Días liquidados X Salario base diario

• Días liquidados. Con los días laborados, los días a los que tiene derecho por año laborado y los días del año, se informa la cantidad de días liquidados. (Ventana Cálculo de días de la prima. Recuadro color rojo).
• Salario base diario. Para hallar el promedio, se tiene en cuenta el salario básico y los conceptos salariales adicionales que recibió el trabajador en el semestre a liquidar. Se divide entre 30 días para indicar el salario base diario. (Ventana Resumen de la prima. Recuadro color verde).

Con el mismo ejemplo citado anteriormente, con un salario mensual de COP 2.500.000 y que laboró 60 días en el semestre, el resultado es el mismo que con la fórmula comúnmente utilizada:

Valor de la prima legal = (Días laborados X 30 días / 360 días) X (2.500.000 / 30 días)
Valor de la prima legal = 5 días liquidados X COP 83.333,33
Valor de la prima legal = COP 416.667

Cálculo de días a liquidar para el pago de la prima

En el ejemplo anterior se tomó un empleado que laboró 60 días en el semestre con un salario fijo. Ahora, para detallar el cálculo de días a liquidar se simulará un empleado que laboró todo el semestre y devenga un salario variable (comisiones y horas extras).

En la primera ventana Cálculo de días (recuadro color rojo) se muestran los días que afectan el cálculo de la liquidación de los días a pagar por prima de servicios al empleado.

Los datos del empleado que corresponden al cálculo de días de la prima, son:

• Días laborados. Corresponde a los días laborados del semestre a liquidar. Si el ingreso del empleado es posterior al primer día del semestre a liquidar, los días se calculan desde la fecha de contrato del empleado. Si se trabajó todo el semestre, los días laborados serían 180 días.
• Días de prima al año. Corresponde a los 30 días a los que tiene derecho de prima de servicios por cada año laborado. En el caso de los empleados que tengan la marca de cesantías de obra, serían 36 días a los que tiene derecho el empleado.
• Días del año. Corresponde a 360 o 365 días del año según el caso. Este valor se verá afectado por la jornada laboral pactada, en calendario comercial (360 días al año) y en calendario natural (365 o 366 días al año).
• Total. Es el resultado del cálculo y corresponde a los días que se liquidarán por prima de servicios al empleado.

El cálculo de los días liquidados por prima de servicios, cuando el empleado labora todo el semestre, sería el siguiente:

Total días liquidados = días laborados * días derecho prima al año / días del año
Total días liquidados = 180 * 30 / 360
Total días liquidados= 15 días de salario

Cálculo del salario base para liquidar la prima

Para determinar que conceptos hacen base de la prima, Bitákora promedia los conceptos que están asociados en Agrupaciones de ítems en la sección de Configuraciones de ítems.

Para calcular el promedio para el salario base, se deben incluir los conceptos salariales adicionales al salario básico, como por ejemplo:

• Comisiones
• Bonificaciones salariales
• Horas extras
• Recargos a la jornada laboral
• Viáticos salariales, etc.

Para más información, consultar Configuración de conceptos que conforman la base para liquidar la prima de servicios.

La prima legal de servicios se calcula con el promedio de lo devengado. Al no existir una norma que lo indique en concreto, existen diferentes pronunciamientos de la Corte Suprema de Justicia, que han sido acogidos en conceptos del Ministerio de Trabajo, como es el concepto 236649 del 3 de agosto de 2009 que indica:

"Después de intensas discusiones doctrinarias en torno a si para la liquidación de la prima debe tomarse el salario o el promedio, no cabe duda de que es este último el que juega en tal liquidación. Pero es obvio que para ello deba tomarse el salario promedio del respectivo período semestral o del lapso mayor a tres meses, conforme a las voces del art. 306, mas no el de otros períodos anteriores".

Para hallar el promedio, Bitákora tiene en cuenta el salario básico y los conceptos salariales adicionales que recibió el trabajador en el semestre a liquidar.

Para ingresar al detalle del promedio, dar clic sobre Base diaria ver detalle y se mostrará el detalle de cada concepto.

Al dar clic sobre Ver detalle se podrá observar el promedio de cada uno de los conceptos que hacen base para el cálculo de la base diaria.

Bitákora calcula el total pagado en el semestre que hace base de la prima y luego divide entre los días laborados del semestre para dar como resultado la base diaria.

Base diaria prima = valor total pagado en el semestre / días laborados en el semestre
Base diaria prima = COP 14.423.438 / 180 días = COP 80.130,21

Liquidación a pagar por prima legal

Se calculó inicialmente los días a liquidar por prima de servicios y luego el salario diario, que al multiplicar se tendría el valor final a pagar por prima:

Valor por prima = Base diaria X Días liquidados

Liquidación de retención en la fuente de la prima legal

La prima legal de servicios se trata de un ingreso laboral y debe someterse al cálculo de retención en la fuente por concepto de salarios o ingresos laborales.

El cálculo de retención en la fuente depende del procedimiento que tenga configurado Bitákora en la ficha de retención en la fuente del empleado, que puede ser método de retención uno o método dos.

El método de retención no solo afecta el cálculo, sino también en que liquidación de Bitákora se realiza el descuento del valor a retener, así:

• Método uno. Se calcula aparte de la nómina y el descuento de retención en la fuente se realiza directamente de la liquidación de la prima semestral.
• Método dos. El valor de prima legal calculado se suma a los ingresos de la nómina, se depura para calcular el valor a retener y se descuenta de la liquidación de la nómina del mes.

Liquidación de la prima en el método uno de retención en la fuente

Según el inciso final del artículo 385 del ET, indica que cuando se trate de la prima legal de servicios, el valor a retener es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la prima.

Lo anterior indica que el cálculo de retención en la fuente de la prima legal se hace por separado y no tendría que hacerse la depuración de retención en la fuente como se hace en la nómina, es un cálculo especial.

De acuerdo con el numeral 10 del artículo 206 del ET, se puede restar el 25 % del valor de la prima legal, por ser una renta de trabajo exenta, que no está sujeta a retención en la fuente.

Una vez descontado el 25 % de renta exenta, el resultado se somete a la tabla del artículo 383 del ET. Si el valor resultante es inferior a los 95 UVT, el valor a retener sería cero, no generando descuento por retención en la fuente sobre la prima legal.

En el detalle de Aprobación de primas en la columna Deducciones se mostrará el valor que se descontará de la prima del empleado.

En el caso de la imagen presentada anteriormente, el empleado tiene las siguientes deducciones:

• Retención en la fuente sobre la prima = COP 161.000
• Descuento de novedad contra prima = COP 150.000
• Para un total en deducciones de COP 311.000

En la siguiente imagen se muestra el detalle en la Liquidación de prima en el Administrador de empleados.

Al dar clic sobre el concepto de nómina RET2, se mostrará la depuración detallada del cálculo de retención en la fuente de la prima por COP 161.000.

Liquidación de la prima en el método dos de retención en la fuente

Para la depuración de retención en la fuente método dos, se sumará el valor de la prima legal a los demás ingresos laborales del empleado en el mes y el valor a retener se descontará en la liquidación de la nómina del empleado.

El valor de prima legal calculado se suma a los ingresos de la nómina, se depura para calcular el valor a retener y se descuenta de la liquidación de la nómina del mes, detalle que se puede observar en la liquidación de la nómina en el Administrador de empleados.

Detalle que se puede observar al dar clic sobre el concepto de nómina RET1 de la liquidación del periodo de nómina.

En los ingresos brutos para el cálculo de retención en la fuente en la liquidación de la nómina, se suma el devengado de la prima legal.

Para más información sobre el método dos de retención en la fuente, consultar Caso práctico de cálculo de retención en la fuente.