Liquidación de retención en la fuente
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Liquidación de retención en la fuente
- Updated on 15 Nov 2024
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La liquidación de la retención en la fuente de los ingresos laborales se calcula en el proceso de liquidación de Bitákora basado en la configuración registrada en el contrato laboral.
La tabla que se utiliza para el cálculo de la retención en la fuente es la indicada por el artículo 383 del ET (modificado por el artículo 42 de la Ley 2010 de 2019.
⭐ Vigencia ley 2010 de 2019
Esta ley está vigente a partir del 1 de enero de 2020.
El resultado del valor a retener es mediado por una depuración de los ingresos laborales que están regulados por la legislación tributaria de Colombia. Estas leyes cambian en el tiempo y Bitákora se mantiene actualizada para cumplir con los cambios generados en las reformas tributarias.
Adicional a lo anterior, al final de cada año el Gobierno de Colombia expide una resolución en donde enuncia el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) que regirá para el año siguiente. Con esta unidad se realizan ciertas depuraciones se aplican ciertos topes para los cálculos de la retención en la fuente de los ingresos laborales.
🖊️ Actualización de la UVT
No es necesario efectuar actividades de actualización de la UVT anualmente por parte de los usuarios de Bitákora. Este parámetro será actualizado automáticamente en la aplicación.
Los diferentes renglones de la depuración se configuran a través de las Agrupaciones de conceptos. Así podrá acceder a la configuración: Desde la página principal en la sección de Configuraciones, ingresar a Conceptos de nómina.
En el Administrador de conceptos seleccionar Conceptos por categoría.
En Conceptos por categoría, consultamos la categoría Retención en la fuente.
Para más información con respecto a las agrupaciones, puede consultar Conceptos de nómina en la sección Configurar y gestionar.
Ingresos brutos
Esta es la base inicial sobre la cual se inicia la depuración de la retención en la fuente de pagos laborales. Es la sumatoria de los grupos Devengado y Devengado de prima.
Devengado
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
Total devengado
En términos generales, en esta agrupación deberían estar configurados todos los conceptos que representen pagos para el empleado. Se deberían registrar tanto los pagos considerados como salario y los que no sean considerados salario, como lo pueden ser las bonificaciones a mera liberalidad o compensaciones flexibles que no se pacten dentro del salario del empleado.
❌ Conceptos a excluir
- Prima legal de servicios: Estos ingresos se añaden en grupo Total devengado prima.
- Pagos “condicionados” que no se convierten en salario: Hay ciertos pagos que solo serían salario en caso de que se incumplan ciertas condiciones, como lo pueden ser ciertos aportes a fondos de pensiones. Es recomendable tener una valoración tributaria para determinar que no se deben registrar como un ingreso que no se debe registrar para retención en la fuente.
Devengado de prima
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
Conceptos de prima
Esta agrupación tiene un manejo especial dependiendo del método de retención:
Prima para método 1
La depuración de la retención en la fuente de la prima se realiza por aparte a la depuración de la retención en la fuente de la nómina. Por lo anterior, los ingresos de prima en este método no son tenidos en cuenta para la depuración de nómina.
En la depuración de la retención en la fuente de nómina saldrá siempre con el valor en ceros (0).
Prima para método 2
El valor pagado por la prima legal de servicios es adicionada en la depuración de la retención en la fuente de nómina.
⚠ La agrupación de conceptos de prima está preconfigurada
Los conceptos con los que Bitákora liquida los pagos de prima vienen configurados por defecto. Solo es necesario hacer uso de esta configuración, si se llegaron a crear conceptos para hacer ajustes manuales de prima por parte de la empresa, lo cual no es recomendable.
Ingresos no constitutivos de salario
Este grupo hace referencia a los descuentos que se le aplican a los empleados que se les permite deducir al entender que son gastos no constitutivos del salario.
Es la sumatoria de los subgrupos: Aportes obligatorios salud empleado, Aportes obligatorios pensión y FSP y Total aportes voluntarios de cotización RAIS.
Aportes obligatorios salud empleado
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
Deducible aporte obligatorio salud
Corresponden a los descuentos realizados a los empleados para el subsistema de seguridad social a salud.
⚠ La agrupación Deducible aporte obligatorio salud está preconfigurada
Los conceptos con los que Bitákora liquida los aportes del cotizante al subsistema de salud vienen configurados por defecto. Solo es necesario hacer uso de esta configuración, si se llegaron a crear conceptos para hacer ajustes manuales sobre los valores descontados a salud por parte de la empresa, lo cual no es recomendable.
Aportes obligatorios pensión y FSP
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
Deducible aporte obligatorio pensión
Corresponden a los descuentos efectuados a los empleados para el subsistema de seguridad social de pensiones. Este subsistema comprende los descuentos por los aportes a pensiones obligatorias, fondos de solidaridad pensional y fondo de solidaridad de subsistencia.
⚠ La agrupación Deducible aporte obligatorio pensión y FSP está preconfigurada
Los conceptos con los que Bitákora liquida los aportes del cotizante al subsistema de pensión vienen configurados por defecto. Solo es necesario hacer uso de esta configuración, si se llegaron a crear conceptos para hacer ajustes manuales sobre los valores descontados a pensión por parte de la empresa, lo cual no es recomendable.
Total aportes voluntarios de cotización RAIS
Los aportes voluntarios de cotización RAIS, son aportes que puede realizar el trabajador o el empleador a nombre del trabajador, para incrementar el valor de la pensión cunado se cumplan los requisitos. Estos aportes se pueden descontar como ingresos no constitutivos de renta desde que no sobrepasen los topes de ley.
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
- Deducible aportes RAIS
- Deducible aportes RAIS empleador
⚠ Topes máximo para aportes RAIS
Los aportes al RAIS cotizados por el empleado o el empleador son deducibles mientras no superen el 25% del ingreso laboral reflejado en el Total Devengado y adicionalmente que no supere el tope de de las 2.500 UVT anuales.
Bitákora controlará la acumulación de los aportes durante el año para que se aplique correctamente el tope.
Deducciones
Las de deducciones son conceptos ligados a la manutención del empleado y de su círculo familiar directo, que están contemplados por la ley en ciertos topes específicos. Estos se discriminan de la siguiente manera:
- Vales de alimentación
- Deducción por dependientes
- Pagos a planes de salud
- Pagos por intereses hipotecarios
Vales de alimentación
Hacen referencia a los pagos en especie que son dirigidos a la alimentación del empleado o su familia. La presentación más común de estos pagos son los vales de alimentación que solo pueden ser redimidos en supermercados o restaurantes, aunque no se limitan solo a esto, sino a cualquier tipo de pagos en especie asociados a este concepto.
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
Deducible vales de alimentación
⚠ Tope deducción por vales de alimentación
Se puede deducir hasta 41 UVT, siempre y cuando el Total devengado sea inferior a 310 UVT.
Deducción por dependientes
Si el trabajador tiene hijos menores de 18 años o menores de 25 años que están estudiando, o está encargado de alguno de sus padres, podrá ser beneficiario de la deducción aplicada al mantenimiento de esos familiares. La ley estima que un porcentaje de los ingresos del trabajador para atender estas necesidades.
En la ficha de configuración de la retención en la fuente del empleado, se podrá marcar la casilla Dependientes, con la cual se activará este descuento en la depuración.
⚠ Tope deducción por dependientes
Se puede deducir hasta 10 % del Total devengado con un tope máximo de 32 UVT.
Pagos a planes de salud
Son deducibles también los pagos que haga el trabajador a Plan complementario o Medicina prepagada desde que los beneficiarios sean parte de su círculo familiar directo.
Para acceder a esta deducción el trabajador debe certificar los pagos realizados en el año anterior por estos conceptos. En Bitákora el monto de estas deducciones se debe registrar en la ficha de retención en la fuente.
Solo se tendrá en cuenta esta deducción si la retención en la fuente se practica en fechas anteriores a la fecha de vencimiento registrada. Si ya está vencida, esta deducción se omite de la depuración.
⚠ Tope deducción por pagos de salud complementaria
Se puede deducir máximo 16 UVT. Se recomienda que se registre el valor certificado por la entidad sin importar que exceda el tope. Bitákora efectuará el control en cada mes de descontar el máximo permitido.
Pagos por intereses hipotecarios
Cuando el empleado está pagando un crédito hipotecario o un leasing habitacional, el valor pagado por intereses en el año anterior podrá ser deducido en la retención en la fuente. Al igual que los pagos a planes de salud, estos pagos deben ser certificados por el empleado y tendrán una fecha de vigencia.
Los valores certificados por estos conceptos y sus fechas de vigencia se deben registrar en la opción de configuración de la retención en la fuente.
⚠ Tope deducción por intereses hipotecarios
Se puede deducir máximo 100 UVT. Se recomienda que se registre el valor certificado por la entidad sin importar que exceda el tope. Bitákora realizará el control en cada mes de descontar el máximo permitido.
Rentas exentas
Las rentas exentas provienen de aportes del trabajador a pensiones voluntarias o cuentas AFC, más una deducción otorgada a las rentas laborales.
Rentas exentas por AVP y AFC
Se considera que los aportes que haga el trabajador o el empleador en nombre del trabajador, a Aportes Voluntarios de Pensiones (AVP) o en cuenta de Ahorros para el Fomento de la Construcción (AFC) podrán ser deducidos para la retención en la fuente.
🖊️ Agrupación de conceptos a utilizar
- Renta exenta AVP y AFC
- Renta exenta AVP y AFC empleador
Bitákora acumulará las deducciones aplicadas por estos conceptos para calcular esta deducción.
⚠ Tope deducción por rentas exentas
Se puede deducir máximo el 30% del Total Devengado hasta un tope de 3.800 UVT Anuales. Bitákora validará el aporte acumulado durante el año para hacer cumplir el tope anual de ser necesario.
Retención en la fuente contingente
La expectativa es que los empleados que realicen aportes a AVP los destinen a su pensión de vejez o invalidez y los aportes a la AFC, para adquirir vivienda. Sin embargo, el empleado podrá solicitar esos recursos para ser usados de otra forma en la que estos aportes pierden el beneficio tributario.
La retención en la fuente contingente es la diferencia entre el valor a descontar por retención en la fuente teniendo en cuenta la renta exenta y sin tenerla en cuenta. De esta manera se cuantifica el beneficio tributario adquirido, el cual se debe reportar a las entidades con el fin de ser cobrado de vuelta en caso que los aportes no cumplan el destino esperado.
Renta de trabajo exenta
Todos los trabajadores tienen derecho a deducir el 25% del Total devengado desde que este no exceda 790 UVT anuales.
✨ Nuevo tope de 790 UVT
La Ley 2277 de 2022 (reforma tributaria) modificó el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, afectando el tope de la renta exenta del 25%, límite que pasó de 240 UVT mensuales a 790 UVT anuales.
Base de retención
En esta sección se hacen los cálculos finales para determinar la base gravable de los ingresos de renta.
El máximo del valor a descontar por conceptos de Deducciones y Rentas exentas es el 40% de los Ingresos Netos Gravables (Ingresos brutos - Ingresos no constitutivos de renta).
Ese valor se descuenta a los Ingresos Netos Gravables para determinar la base de retención en la fuente.
✨ Nuevo tope para el 40% de 1.340 UVT anuales
El artículo 7 de La Ley 2277 de 2022 (reforma tributaria) modificó el tope de las deducciones y rentas exentas del 40%, límite que pasó de 5.040 UVT anuales a 1.340 UVT anuales.
Valor a retener
EL valor a retener depende del método de retención que tenga registrado el empleado en la ficha de configuración de retención en la fuente. Iniciaremos explicando el método 2, ya que es la operación más directa y a la que se acogen la mayoría de los empleados que llevan más de 6 meses de trabajo.
⭐ Redondeo del valor a retener
La retención debe obedecer a las reglas de redondeo del artículo 868 la ley 1111 de 2006.
- Entre COP 100 y COP 10.000: Se redondea al 100 más cercano.
- Mayor a COP 10.000: Se redondea al 1.000 más cercano.
Retención para método 2
A este método se pueden acoger los empleados que se les haya aplicado el recálculo semestral de porcentaje de retención en la fuente. Este es un procedimiento que se ejecuta en junio y diciembre y hace la depuración del último año corrido del empleado, para determinar un porcentaje a retener para el siguiente semestre.
Para esta modalidad el valor a retener es simplemente aplicar el porcentaje de retención en la fuente a la base de retención.
Retención para método 1
Este método es el predeterminado cuando se inicia un contrato laboral. Se puede cambiar al método 2, en junio y diciembre en las condiciones explicadas en el proceso de recálculo semestral de porcentaje de retención en la fuente.
El valor a retener para este método se determina mediante la aplicación de la siguiente manera:
Se debe convertir la Base de retención en cantidad de UVT, aplicando la UVT vigente para el año. Base en UVT = Base de retención / UVT del año.
Una vez obtenida, se determina el rango en la siguiente tabla:
| Rango en UVT | Valor a retener |
|---|---|
| Entre 0 y 95 UVT | 0 |
| >= 95 y < 150 | (Base en UVT - 95 UVT) X 19% |
| >= 150 y < 360 | [(Base en UVT - 150 UVT) X 28%] + 10 UVT |
| >= 360 y < 640 | [(Base en UVT - 360 UVT) X 33%] + 69 UVT |
| >= 640 y < 945 | [(Base en UVT - 640 UVT) X 35%] + 162 UVT |
| >= 945 y < 2.300 | [(Base en UVT - 945 UVT) X 37%] + 268 UVT |
| >= 2.300 | [(Base en UVT - 2300 UVT) X 39%] + 770 UVT |
Por último, se multiplica el resultado que está expresado en UVT por el valor de la UVT del año, para obtener el valor en pesos.
El valor a retener será el valor en pesos obtenido aplicándole el redondeo de la Ley 1111 de 2006.
Ejemplo de valor a retener para el rango de 150 a 360 UVT
Para el año 2021 la UVT es de COP 36.308.
Después de la depuración la base de retención del empleado fue de COP 5.900.000.
Base en UVT = COP 5.900.000 / COP 36.308 = 162.4986228930... (usamos precisión de 10 decimales).Por el rango, aplicamos la fórmula: 162.4986228930 - 150 = 12.4986228930 X 28% = 3.4996144100 + 10 UVT = 13.4996144100 UVT
La retención antes de redondeo de ley es: 13.4996144100 UVT X 36.308 = COP 490.144 (Redondeado al peso)
Aplicando el redondeo de la ley 1111 de 2006: COP 490.000 (Redondeo al mil más cercano)
Retención para extranjero no residente
Al estar seleccionada en el Administrador de empleados la opción de Extranjero no residente, se liquidará la retención en la fuente de acuerdo con el artículo 408 del Estatuto Tributario.
Para esta modalidad, el valor a retener por retención en la fuente al empleado no residente en Colombia, es una tarifa única del 20%, tal como se puede observar en el descuento de retefuente de la liquidación del empleado.
La liquidación del empleado se calculará con la retención en la fuente del 20% sobre la totalidad de los pagos laborales. En el caso de la imagen presentada, el descuento se calculó sumando el salario más el concepto no salarial y el salarial, de la siguiente forma:
Total ingresos $20.000.000 x 20% = $4.000.000
Aplicando el 20% se obtiene un descuento de retención en la fuente en el mes de $4.000.000, lo cual se muestra en el detalle de la liquidación.
Al dar clic sobre la línea del descuento de retención en la fuente identificada con el concepto RET1, se mostrará el detalle de la depuración realizada.
Para este cálculo de retención en la fuente no se aplica ningún descuento como ingresos no constitutivos de renta, deducciones o rentas exentas. La tarifa se aplica directamente sobre el ingreso laboral y este será el descuento a aplicar en la liquidación de la nómina del empleado.
Si en la ficha de configuración de retención en la fuente, el empleado tiene registros por dependientes, medicina prepagada o intereses de vivienda, estos no serán tenidos en cuenta y no afectarán el cálculo.
Retención en la fuente de la prima para el extranjero no residente
Si el contrato del trabajador no residente en Colombia, tiene el derecho a la prima de servicios, Bitákora sumará el valor de la prima a los demás pagos laborales que hacen base de retención en la fuente y calculará con la tarifa del 20%.
El volante de retención en la fuente con la prima incluida, se podrá consultar desde la opción de liquidación del empleado o desde la configuración de retención en la fuente, seleccionando el mes a consultar.
El campo Devengado por prima corresponde al valor de la prima calculada automáticamente en junio o en diciembre, la cual se sumará a los otros conceptos, que para la imagen corresponde a:
Total base de retención = $10.000.000 + $6.123.333 = $ 16.123.333
Sobre el total base de retención se calculará el valor de retención para el periodo actual en liquidación de la nómina del empleado.
Valor retención = $16.123.333 x 20% = $3.224.667.
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