Liquidación del avance de cesantías

Para liquidar el registro de avance de auxilio de cesantías del empleado, se requiere calcular la siguiente información:

• Salario base diario para liquidar el avance de cesantías
• Días de auxilio de cesantía a los que tiene derecho el empleado por el tiempo trabajado
• Intereses de cesantías sobre el valor del auxilio de cesantía, proporcionalmente al tiempo trabajado

En las siguientes secciones desarrollaremos cada uno de los elementos que integran el cálculo.

¿Cómo se calcula el promedio diario de liquidación del avance de cesantías?

La base para el cálculo de las cesantías tiene dos componentes:

• El salario básico
• El salario variable

Componente de salario básico

Para calcular este componente se tiene en cuenta el último salario mensual pactado en el contrato del empleado, siempre que este no haya tenido incremento en su asignación salarial en los últimos 3 meses.

Lo anterior está basado en el artículo 253 del CST, que indica en el numeral 1^o (negrita fuera de texto):

ARTICULO 253. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACION DE LA CESANTIA. 1. Para liquidar el auxilio de Cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

Para determinar el componente de salario básico solo tendremos en cuenta la primera parte del numeral 1 que se refiere al salario básico.

En el caso de que el salario básico del empleado no haya presentado incremento, el cálculo de la base diaria para el componente de salario básico sería:

Base diaria salario básico = Salario básico vigente mensual / 30 días

En el caso contrario, si el salario básico del empleado presentó incremento o variación salarial en los últimos tres meses, el cálculo de la base diaria sería el promedio del salario básico en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

Base diaria salario básico = suma de salarios año de servicios / (360 días o todo el tiempo servido si es menor a un año)

Para más información de como se calcula el promedio diario para el pago de cesantías, consultar en este mismo artículo la sección Caso práctico de cálculo de la base diaria para el pago de cesantías.

Componente de salario variable

Este componente hace referencia a los pagos salariales adicionales al básico que haya recibido el empleado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

En Bitákora son configurables los conceptos que se tendrán en cuenta para el cálculo del promedio, donde se podrán asociar los ítems que sean requeridos.

En la base de liquidación del salario variable se deben incluir los conceptos salariales adicionales al salario básico, como por ejemplo:

• Comisiones
• Bonificaciones salariales
• Horas extras
• Recargos a la jornada laboral
• Viáticos salariales

Para calcular la base diaria de las cesantías en el salario variable, se tomaría el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor a un año, siempre y cuando se hayan liquidado conceptos adicionales en los últimos tres meses, lo cual sería:

Base diaria salario variable = Total devengado último año / (360 días o todo el tiempo servido si es menor a un año)

Para más información consultar la sección Configuración de conceptos que conforman la base para liquidar el auxilio de cesantías y la sección Caso práctico de cálculo de la base diaria para el pago de cesantías.

Días de auxilio de cesantía a los que tiene derecho el empleado por el tiempo trabajado

El artículo 249 del CST, señala lo siguiente:

ARTICULO 249. REGLA GENERAL. Todo {empleador} está obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este Capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

De acuerdo con la normatividad un empleado tiene derecho a un mes de salario (30 días) por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

Si se requiere liquidar con el parámetro de cesantías de obra el empleado debe tener seleccionada la casilla de cesantías de obra en el contrato del empleado.

Para más información sobre cesantías de obra, consultar Configuración de cesantías.

Caso práctico de cálculo de la base diaria para el pago de cesantías

En las secciones anteriores se explicó de forma general como se calcula el promedio para calcular la base diaria del auxilio de cesantías.

Con el fin de explicar de una forma detallada el cálculo del promedio diario para liquidar el auxilio de cesantías, se tomará el ejemplo de un empleado que tiene las siguientes condiciones contractuales:

• El empleado ingresó el 6 de enero de 2022.
• Solicita un avance de cesantías con corte al 31 de agosto de 2022.
• El último incremento de salario fue realizado el 1 de junio de 2022, pasando de COP 2.800.000 a COP 3.000.000.
• El salario básico vigente del empleado es de COP 3.000.000.
• El promedio para el cálculo del promedio diario se realizará desde el 6 de enero de 2022 hasta el 31 de agosto de 2022.
• El empleado devengó comisiones y horas extras, por lo que se tomará el promedio de estos conceptos.
• Presentó 7 días de ausentismo, los cuales se descontarán del cálculo de los días.
• Trabaja en una jornada en calendario comercial de 360 días.

Registro del avance de cesantías del caso práctico

Se realiza el registro de un avance de cesantías a un empleado que devengó conceptos adicionales al salario básico, lo cual tiene efecto sobre el promedio con el que se liquida el auxilio de cesantías.

Cálculo de los días liquidados en el registro de avance de cesantías para el caso práctico

Bitákora muestra en la parte final del formulario de registro del avance de cesantías, el detalle del cálculo de días liquidados (recuadro en color azul).

Los días de ausentismo se pueden consultar por la opción Registro de ausentismos.

En el siguiente cuadro se detallan las fechas que se tomarán para el cálculo del avance de cesantías y los días de liquidación.

EL cálculo de los días liquidados sería el siguiente:

Total días liquidados = (días contratados - días ausentismo) * días derecho cesantías al año / días del año
Total días liquidados = (236 - 7) * 30 / 360
Total días liquidados= 229 * 30 / 360 = 19,0833 días

Los 19,0833 serían los días a los que tiene derecho el trabajador, de acuerdo con los 229 días laborados.

Cálculo de la base diaria para el pago de cesantías en el caso práctico

Bitákora muestra en la parte final del formulario de registro del avance de cesantías, el detalle del cálculo de la base diaria liquidada (recuadro en color rojo).

Al dar clic sobre la base diaria de COP 105.683,2, se muestra el promedio con los ítems que hicieron base para el cálculo de la base diaria.

Como se indicó anteriormente, la base de cesantías tiene dos componentes, que serían para este caso:

Componente de salario básico

En el ejemplo al empleado le incrementaron su salario el 1 de junio de 2022, pasando de COP 2.800.000 a COP 3.000.000, por esto se promedia el salario básico y esto se observa en Bitákora dando clic sobre Ver detalle en el ítem de salario.

Para más información del cálculo de los días liquidados, consultar Cálculo de los días liquidados en el registro de avance de cesantías para el caso práctico.

La base diaria del componente de salario básico resulta de tomar la suma de los salarios del último año y dividirlos entre los días contratados.

Base diaria = suma de salarios año de servicios / días contratados
Base diaria = 22.626.667 COP / 236 días = COP 95.875,71

Componente de salario variable

Para el caso corresponde a la suma de los pagos salariales desde la fecha de ingreso hasta la fecha de corte. Desde el 5 de enero hasta el 31 de agosto de 2022.

Para hallar la base diaria para el pago de cesantías, se toma el total del salario variable y se divide entre los días contratados.

Base diaria = suma de salario variable año de servicios / días contratados
Base diaria = 2.314.583 COP / 236 días = COP 9.807,56

Base diaria total

El total de la base diaria, sumando el componente salario básico y el componente salario variable sería:

Base diaria total = base diaria componente salario básico + base diaria componente salario variable
Base diaria total = COP 95.875,71 + COP 9.807,56 = COP 105.683,26

Liquidación a pagar por cesantías del periodo en el caso práctico

Una vez obtenida la cantidad de días a liquidar y la base diaria de cesantías, el paso final es determinar el valor a pagar por auxilio de cesantia y de los interes de cesantías.

El valor a liquidar por cesantías se muestra en la liquidación del empleado, valor que resulta del siguiente cálculo:

Cesantías del periodo = Base diaria X Días liquidados
Cesantías del periodo = COP 105.683,26 X 19,0833 días = COP 2.016.785

Liquidación a pagar por intereses de cesantías en el caso práctico

Teniendo el valor de auxilio de cesantías del periodo a pagar por COP 2.016.785, se calcula el valor de los intereses de cesantías, de acuerdo con los días laborados en el periodo que para este caso corresponden a 229 días, los cuales serían:

Intereses de cesantías del periodo = Valor cesantías X interés anual X días laborados / 360 días
Intereses de cesantías del periodo = COP 2.016.785 X 12% X 229 días / 360 días
IC del periodo = COP 153.948