Liquidación del periodo

La liquidación del empleado es el resultado final de todos las operaciones que conforman el proceso de liquidación, el cual se detalla en la sección Liquidación de nómina.

Liquidación del periodo actual

La vista de la liquidación representa los pagos y descuentos generados para el empleado en cada uno de los periodos de pago y se consulta por el Administrador de empleados.

Cristóbal Colón inició su contrato laboral el 5 de enero de 2021, pactó una jornada de lunes a viernes 360 días al año y tiene un salario integral de COP 36.000.000. Con esas condiciones, Bitákora calculó la liquidación de enero.

• Se liquidaron 36 días de salario, que corresponden del 5 al 30 de enero.
• Se liquidaron los aportes a los subsistemas de salud y pensión, que se ven representados en los descuentos de salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y subsistencia.
• Se liquidó el descuento por retención en la fuente.

Lo cual le dejó un total a pagar por COP 24.223.000

El volante de pago de esta liquidación puede ser descargado o enviado directamente por correo electrónico al empleado.

La descarga genera la representación digital del volante de pago en formato pdf.

Este volante puede ser enviado al correo electrónico registrado en la ficha del empleado o lo podrá descargar desde el Portal de empleados.

Las liquidaciones son representadas en los volantes de pago, los cuales son los soportes con los que se formaliza periódicamente la relación laboral con los empleados.

Esta es la liquidación de los pagos de nómina. Bitákora genera adicionalmente las siguientes liquidaciones que se explicarán dentro de sus procesos correspondientes:

• Liquidación de prima
• Liquidación de avance de cesantías
• Liquidación de retiro

Cada tipo de liquidación tiene su volante correspondiente y tiene asociado un proceso de tesorería para realizar los pagos a los empleados.

Navegador de liquidaciones

Bitákora tiene un navegador de todas las liquidaciones calculadas en el sistema. Por defecto se ve el periodo actual de liquidación y podrá usar los controles de navegación para ver las liquidaciones de otros periodos.

Visor de provisiones del mes

Cuando la liquidación corresponde a un periodo de cierre, Bitákora realiza los cálculos de las provisiones de seguridad social y prestaciones sociales. En el informe de liquidación se pueden ver los resultados de estos cálculos, haciendo clic en el vínculo Ver provisiones.

Lo cual despliega el detalle de las provisiones en la vista de la liquidación.

Las provisiones se dividen en dos grupos:

Provisiones de seguridad social

Pagos a cargo del empleador a los subsistemas de seguridad social y parafiscales, como lo son salud, pensión, riesgos laborales, ICBF, SENA y Caja de compensación familiar.

El detalle se presenta de la siguiente manera:

• Total aporte: el valor total a pagar en la pila por cada subsistema-
• Aporte empleado: el valor descontado al cotizante en el mes.
• Provisión empleador: diferencia entre el Total aporte y Aporte empleado.

Provisiones de prestaciones sociales

Ahorro mensual que cubre los pagos de vacaciones, primas, cesantías e intereses a las cesantías.

El detalle depende del mecanismo de provisión seleccionado por la empresa. Las posibilidades son:

• Provisión clásica: la cual corresponde a la base del mes multiplicada por el porcentaje a aprovisionar (Ej: Cesantías 8.3333%, Vacaciones 4.1667%)
• Provisión consolidada: (Recomendada) la cual liquida las prestaciones sociales con las mismas reglas de pago haciendo corte al final del mes a ese valor se le descuenta lo que estaba consolidado al mes anterior, para hallar el valor a aprovisionar. De esta manera el valor de las provisiones es exactamente igual al pasivo por prestaciones sociales que se tiene con los empleados.

Dependiendo la modalidad el detalle del cálculo se presenta de la siguiente manera:

Provisiones consolidadas (Recomendada)

Haciendo clic en 🔽 se detalla el valor del saldo final y la depuración de la provisión.

En el ejemplo vemos unas cesantías consolidadas a agosto, por lo tanto, los días causados son 20 días y la base diaria calculada se halla con las mismas reglas como si se solicitara un avance de cesantías al 31 de agosto. En este caso es de COP 280.000. Esto da un saldo final de cesantías de COP 5.600.000.

Detalle del valor a aprovisionar:

• Saldo Final: Saldo calculado a agosto.
• Saldo Inicial: Saldo final del mes anterior, para este caso, el saldo final de julio.
• Pago en el mes: Valor avanzado de cesantías entre el 1 de agosto y el 31 de agosto.
• Provisión: Saldo final - Saldo inicial - Pago en el mes.

Provisiones clásicas

El detalle de la provisión es:

• Base: Total pagado en el mes de los conceptos que hacen base la prestación social.
• Porcentaje: Dependiendo de la prestación social se aplica el porcentaje a aplicar.
• Valor de la prestación: Multiplicación de la base por el porcentaje a aprovisionar.

Para más información al respecto, consultar la opción Provisiones de mes.

Provisiones extralegales

Las provisiones extralegales solo se liquidarán en la nómina si estas fueron creadas y configuradas para el empleado en el menú Gestionar del Administrador de empleados.

El cálculo de las provisiones extralegales en la liquidación del empleado, depende del porcentaje y la base provisión configurada para cada concepto de provisión.

Las provisiones extralegales también se mostrarán en el visor de provisiones, debajo de la sección de las provisiones legales, como son las prestaciones sociales.

Pasos para crear y configurar un concepto de provisión extralegal

Configurar y liquidar un concepto de provisión extralegal, tiene los siguientes pasos:

1. Crear el concepto de provisión extralegal en conceptos de nómina.

   1. Registrar el código y el nombre del concepto.
   2. Registrar el porcentaje sobre el cual se calculará el valor de la provisión.
   3. Seleccionar en la lista desplegable la base de provisión.
   4. Opcional. Adicionar subsidio de transporte, si se requiere que la base incluya el valor del auxilio para el cálculo.

2. Asignar el concepto al empleado en el administrador de empleados.

3. Calcular la provisión en la liquidación del empleado.

4. Crear los movimientos contables de la provisión

1. Crear el concepto y calcular la provisión

Una vez es creado el concepto de provisión y asignado al empleado, se calculará la provisión extralegal en la liquidación actual del empleado y se seguirá calculando en las liquidaciones futuras.

El cálculo de la provisión depende de dos condiciones:

1. Porcentaje del concepto: el porcentaje configurado en el concepto de provisión extralegal.
2. Base de provisión: configurada al crear el concepto.

Ejemplo:

A continuación se presentará un ejemplo con un empleado con las siguientes condiciones:

• Devenga un salario básico mensual de $2.200.000.
• Recibe comisiones en el mes por valor de $300.000.
• Se le pagan horas extras por valor de $135.870.
• Pago por auxilio de transporte de $162.000.

El proceso es el siguiente:

1. Asignación de conceptos de provisión extralegal al empleado, donde fue creado uno para cada tipo de concepto de provisión que permite la opción.
2. Liquidar al empleado y consultar el visor de provisiones.
3. Revisar los movimientos contables del documento de Provisión de Mes (PM).

2. Asignación de conceptos de provisión extralegal al empleado

Por el Administrador de empleados en la opción Provisiones extralegales, se asignan los conceptos al empleado. En este ejemplo se asignaron 7 conceptos, donde cada concepto corresponde a un tipo de provisión, tal como se muestra en la siguiente imagen.

La parte izquierda de la imagen corresponde a la asignación del concepto de provisión del empleado y la parte derecha corresponde a la opción de creación de conceptos de provisión extralegal. Con líneas en color rojo se muestra que al empleado se le creó un concepto de acuerdo a cada tipo de provisión, para poder mostrar en la liquidación de provisiones como se calcula cada concepto, de acuerdo con la configuración seleccionada y el porcentaje registrado.

3. Liquidar al empleado y consultar el visor de provisiones

Una vez se asignan los conceptos de provisión al empleado, Bitákora genera automáticamente la liquidación del empleado.

Al dar clic sobre Ver provisiones aparecerá el visor de provisiones, donde se mostrarán las provisiones legales (seguridad social y prestaciones sociales) y las provisiones extralegales asignadas al empleado.

En la imagen anterior, se está mostrando en la sección izquierda la liquidación del empleado y al lado derecho las provisiones extralegales calculadas para el empleado.

En la siguiente tabla se mostrará como se realiza cada cálculo de las provisiones extralegales del ejemplo:

Las filas de la tabla representan lo siguiente:

1. Código del concepto: corresponde al código del concepto de provisión creado en conceptos para este ejemplo. Este código se puede ver en la imagen del anterior capítulo de la asignación de conceptos de provisión al empleado.
2. Conceptos por categoría: Es el nombre de la agrupación de Bitákora en la configuración de conceptos de nómina. Esta agrupación solo se toma para sumar los conceptos
3. Devengados en el mes: luego aparecen los devengados en el mes, que provienen de la liquidación del empleado. Ver imagen anterior.
4. Totales: se muestran los totales sin y con auxilio de transporte. El auxilio de transporte se suma, dependiendo, si está configurado en el concepto de provisión extralegal.

**Cálculo de la provisión extralegal de las vacaciones disfrutadas

A continuación se explicará el cálculo de las vacaciones en dinero, con el fin de mostrar que papel juega la agrupación de conceptos en el cálculo de la provisión.

1. Sumar el salario básico en la base: se determina con el salario básico determinado en la ficha contrato del empleado. Se toma el total para el mes, sin importar si el empleado presenta eventos como incapacidades, licencias, vacaciones y otros.
2. Sumar conceptos adicionales: sumar los conceptos configurados en la agrupación de conceptos, que para este caso sería la agrupación Base promedio vacaciones disfrutadas.
3. Valor de la provisión extralegal: multiplicar la base total resultante por el porcentaje de provisión configurado para el concepto.

A continuación, para el ejemplo se desarrollan los tres pasos.

El cálculo de las provisiones, en general, solo revisa los conceptos adicionales al salario que tiene configurado la agrupación. En este caso, las vacaciones disfrutadas no cuenta con las horas extras configuradas y por esto no se suman en la base para el cálculo de la provisión.

Para el ejemplo, solo se agregará el concepto de comisiones por valor de $300.000.

La base de provisión para las vacaciones sería:

Valor de la provisión extralegal:

Se toma la base calculada y se multiplica por el porcentaje configurado para el concepto de provisión extralegal.

Valor de la provisión extralegal = Base X Porcentaje de provisiones
Valor de la provisión extralegal= $2.500.000 x 10% = $250.000.

El cálculo realizado anteriormente, se puede observar en la liquidación del empleado:

4. Revisar los movimientos contables del documento de Provisión de Mes (PM)

De las provisiones extralegales se crearán los movimientos contables en el documento de provisiones de mes, de acuerdo con las cuentas contables configuradas para el concepto.

La siguiente imagen corresponde al ejemplo presentado con el cálculo de la provisión de las vacaciones disfrutadas, pero para cada provisión extralegal que se le configure al empleado se le creará su movimiento, débito y crédito correspondiente.