Liquidación del retiro del empleado
- 16 Feb 2023
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Liquidación del retiro del empleado
- Updated on 16 Feb 2023
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Cuando Bitákora guarda el registro de retiro del empleado, se genera la liquidación de retiro de los siguientes conceptos:
- Cesantías. Descontando los avances de cesantías registrados en el año actual.
- Intereses de las cesantías. Reliquidando los intereses desde el último avance en caso de haber tenido avances en el año en curso.
- Prima legal. Del semestre donde se presente el retiro.
- Vacaciones compensadas en dinero. Desde el último disfrute o pago de vacaciones en dinero.
- Indemnización. Solo se liquidará si en el registro del retiro fue marcada la casilla de indemnizar.
- Saldos pendientes de préstamos. Bitákora permitirá registrar un valor final a pagar del préstamo en la misma página de retiro.
- Conceptos fijos registrados. Si el retiro es en primera quincena, no se tomará en cuenta esta configuración y se liquidarán los conceptos fijos hasta la fecha de corte de retiro, dependiendo de la proporcionalidad seleccionada en el concepto fijo.
⚠️ Conceptos fijos registrados
Si se requiere eliminar o modificar el registro de un concepto fijo, se debe cancelar primero el retiro del empleado y luego si hacer la modificación o eliminación del concepto fijo.
En esta sección se explicará como se calcularon los conceptos de liquidación de retiro del empleado en un caso práctico.
No se aborda de forma general el tema de como se calculan los días y las bases de las cesantías, las primas y las vacaciones, ya que estos cálculos fueron tratados de forma individual en las secciones que indicaremos a continuación.
Avance de cesantías
Vacaciones
Primas semestrales
Caso práctico de registro de retiro de un empleado
Con el fin de detallar la liquidación del registro del retiro del empleado, se presentará el ejemplo de un empleado que tiene las siguientes condiciones contractuales:
- El tipo de contrato del empleado es a término indefinido.
- El empleado ingresó el 5 de enero de 2022.
- Se le termina el contrato el día 15 de octubre de 2022.
- El motivo del retiro es sin justa causa, por lo que se liquidará indemnización.
- Solicitó un avance de cesantías para estudio con corte al 31 de agosto de 2022
- El último incremento de salario fue realizado el 1 de junio de 2022, pasando de COP 2.800.000 a COP 3.000.000.
- El salario básico vigente del empleado es de COP 3.000.000.
- El empleado devengó comisiones y horas extras, por lo que se tomará el promedio de estos conceptos.
- Presentó 7 días de ausentismo, los cuales se descontarán del cálculo de los días al liquidar vacaciones y cesantías.
- Cuenta con dos préstamos con saldo pendiente por pagar.
Registro del retiro en el caso práctico
Se realiza la terminación de contrato del empleado, el cual devengó conceptos adicionales al salario básico, lo cual tiene efecto sobre el promedio con el que se liquida cada una de las prestaciones sociales, las vacaciones y la indemnización.
En la imagen anterior se muestra la simulación del retiro con la liquidación de cada uno de los conceptos de retiro de forma resumida, indicando la base diaria y el valor de cada uno de los ítems.
Aprobación de la liquidación de retiro del empleado en el caso práctico
En la pantalla de aprobación el usuario aprobador debe confirmar que los valores de la liquidación de retiro son correctos, incluyendo los préstamos.
Confirmar que el saldo pendiente por pagar de préstamos por parte del empleado haya sido conciliado y determinada su forma de pago por fuera de la nómina.
⚠️ El proceso de aprobación de la liquidación del retiro no tiene reversión.
Préstamos en la liquidación de retiro del caso práctico
Una vez guardado el registro de retiro del empleado, Bitákora presenta un formulario con una casilla por cada préstamo, con el fin de que sea ingresado por el usuario el valor a descontar de cada uno de los préstamos en la liquidación de retiro del empleado.
⚠️ Valor final a descontar por cada préstamo
Se requiere intervención del usuario para que ingrese los valores a descontar por cada préstamo con saldo pendiente, ya que en algunos casos el saldo pendiende puede ser mayor a los devengos de la liquidación de retiro del empleado.
Si el valor a conciliar se deja en cero, Bitákora no permitirá aprobar el retiro del empleado.
Para el caso práctico se registrará en la sección Realizar conciliación de préstamos en la casilla valor a pagar un menor valor al saldo final del préstamo, porque el dinero que recibe el empleado en la liquidación de retiro no es suficiente para el descuento total del prestamo.
Los tres préstamos del empleado del caso práctico (imagen anterior) son conciliados de la siguiente manera, tarea que realizaría en la liquidación de retiro el usuario administrador de la nómina:
- El primer préstamo libranza Compensar ya quedó saldado en el periodo actual, por esto Bitákora lo muestra con Saldo: COP 0.
- El segundo préstamo se registra el saldo total en la casilla Valor a pagar por COP 1.316.439, con esto quedaría saldado en la liquidación de retiro.
- Tercer préstamo por COP 11.066.692. El dinero disponible en la liquidación de retiro del empleado no es suficiente para el descuento total, registrándose un valor a descontar de COP 3.000.000 y el saldo de COP 8.066.692 tendría que acordarse con el empleado para pagar por fuera de la nómina.
El valor que muestra Bitákora en Dinero disponible en liquidación se va actualizando a medida que se registra un valor en la casilla Valor a pagar del formulario de la conciliación del préstamo, para indicarle al usuario que valor queda disponible en la liquidación de retiro del empleado.
Al dar clic sobre el botón Conciliar del formulario de conciliación de préstamos, Bitákora mostrará el detalle del retiro y en la parte final detallará la forma como quedaron conciliados los préstamos y el saldo pendiente por pagar por parte del empleado.
⚠️ Saldos pendientes por pagar de préstamos
Cuando el dinero disponible de la liquidación de retiro no alcanza para cubrir los préstamos, el administrador de la nómina y el aprobador del retiro deben tener en cuenta el valor pendiente por pagar por parte del empleado, para que se acuerde por fuera de nómina la forma de pago del saldo pendiente por pagar.
✨ Bitákora actualizará la liquidación de retiro, provisiones, la PILA y el descuento del valor conciliado de préstamos del empleado.
En la liquidación del empleado se actualizarán los pagos y descuentos. El valor neto a pagar de la liquidación es el mismo valor que se muestra en dinero disponible de la liquidación de COP 2.032.556.
⚠️La aprobación del proceso de retiro no tiene reversión
Antes de aprobar la liquidación de retiro el usuario administrador y aprobador deben revisar que todos los pagos de prestaciones sociales, vacaciones, préstamos, provisiones, PILA y demás información relevante estén correctos. Adicional que el empleado tenga todos los eventos registrados antes de retirarlo (incapacidades, ausentismos, distribución contable, etc.)
Liquidación de las cesantías de retiro en el caso práctico
Tomando la información contractual del registro de retiro indicada en esta sección, las cesantías se liquidan de la siguiente forma:
| Descripción | Detalle |
|---|---|
| Fecha ingreso empleado | 05/01/2022 |
| Fecha de corte para el retiro del empleado | 15/10/2022 |
| Días contratados (año 360 días) | 281 |
| Menos ausentismos del empleado | -7 |
| Días laborados | 274 |
| Días a los que tiene derecho por cada año laborado | 30 |
Días liquidados de cesantias de retiro en el caso práctico
⚡ Los ausentismos afectan el cálculo de días a liquidar de las cesantías
Los periodos de suspensión del contrato se descuentan de la liquidación de cesantías, según el artículo 53 del CST.
El cálculo de los días liquidados en el retiro sería el siguiente:
Total días liquidados = (días contratados - días ausentismo) * días derecho cesantías al año / días del año
Total días liquidados = (281 - 7) * 30 / 360
Total días liquidados= 274 * 30 / 360 = 22.8333 días
Los 22,8333 serían los días a los que tiene derecho el trabajador, de acuerdo con los 274 días laborados.
Base diaria para el cálculo de cesantías e intereses de retiro en el caso práctico
Ingresando por Ver detalle en la Base diaria se observan los ítems que fueron tomados por Bitákora para calcular la base diaria.
❌ Los ausentismos no afectan el promedio
Los días de ausentismo ya fueron restados en el cálculo de días liquidados y por esto no se deben restar del cálculo del promedio, pues sería un doble descuento.
Para más información del cálculo de los días liquidados, consultar Cálculo de los días liquidados en el registro de avance de cesantías para el caso práctico.
Para calcular la base diaria se toma la suma del total devengado y se dividirá entre los días contratados, que sería:
Base diaria = total devengado / días contratados
Base diaria = 31.224.375 COP / 281 días = ** COP 111.118,77**
Para el cálculo de las cesantías en la sección de Liquidación del avance de cesantías, indicamos que la base para el cálculo de las censantías tiene dos componentes; el componente salario básico y el componente salario variable.
En este caso práctico calculamos la base diaria con el total devengado sin necesidad de calcular aparte los componentes, ya que no es necesario porque el empleado presentó variación salarial por el incremento de su salario básico y por haber recibido pago por horas extras. Por esto se realiza el cálculo con el promedio del salario básico recibido en el periodo de cálculo de las cesantías.
En la siguiente imagen se observa el pago por salario básico en los meses tomado para el promedio.
✨ Promedio de prestaciones sociales y vacaciones
Cuando un empleado tiene salario variable, Bitákora promediará con base en lo configurado en la agrupación de ítems para cada una de las prestaciones sociales.
Para más información de como se conforma la base de cesantías en Bitákora, consultar la sección Avance de cesantías.
Liquidación a pagar por cesantías de retiro en el caso práctico
El último paso para determinar el valor de las cesantías es multiplicar la base diaria por los días liquidados.
Cesantías de retiro = Base diaria X Días liquidados
Cesantías de retiro = COP 111.118,77 X 22.8333 días = COP 2.537.208
Se indicó al inicio del caso práctico que el empleado solicitó un avance de cesantías para estudio con corte al 31 de agosto de 2022, donde la liquidación fue la siguiente:
Avance de cesantías COP 2.016.785
Avance intereses COP 153.948
Bitákora en el registro de retiro del empleado resta el avance de cesantías y por esto generá en el detalle de cesantías el valor a pagar en la liquidación de retiro los siguientes valores:
Valor cesantia solicitado COP 520.423
Valor interés solicitado COP 47.532
Para más información sobre el cálculo de los días a liquidar para el pago de cesantías, consultar la sección Días de auxilio de cesantía a los que tiene derecho el empleado por el tiempo trabajado y la sección Cálculo de los días liquidados en el registro de avance de cesantías para el caso práctico, los cuales corresponden al registro de avance de cesantías, donde los cálculos están de forma detallada.
Liquidación de los intereses de cesantías en el caso práctico
En el ejemplo planteado el empleado solicitó un avance de cesantías con corte al 31 de agosto de 2022, por lo que los intereses serán calculados con el 12% proporcional sobre el saldo que a la fecha de retiro tenga el trabajador a su favor, esto según el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 y el artículo 1 de la Ley 52 de 1975.
El saldo de cesantías a la fecha de retiro es de COP 520.423 y sobre este valor se calcularán los intereses de cesantías proporcionalmente al tiempo laborado:
Intereses de cesantías = saldo de cesantías x 0.12 x días laborados / 360
Intereses de cesantías = COP 520.423 x 0.12 x 274 / 360 = COP 41.531,97
Se aproxima al entero y sería igual a COP 41.532.
Liquidación de la prima de retiro en el caso práctico
La información contractual del caso práctico para el cálculo de la prima es la siguiente:
| Descripción | Detalle |
|---|---|
| Fecha inicio del semestre | 01/07/2022 |
| Fecha de corte para el retiro del empleado | 15/10/2022 |
| Días laborados | 105 |
| Días a los que tiene derecho de prima de servicios por cada año laborado | 30 |
Días liquidados de prima de retiro en el caso práctico
Para el cálculo de los días que se pagarán en la liquidación de retiro, se toma unicamente el tiempo del último semestre laborado.
El cálculo de los días liquidados en el registro de retiro, sería el siguiente:
Total días liquidados = días laborados * días derecho prima al año / días del año
Total días liquidados = 105 * 30 / 360
Total días liquidados= 8.75 días
⚡ Los ausentismos no afectan el pago de prima
Los periodos de suspensión del contrato no se descuentan de la liquidación de prima, según el artículo 53 del CST que no incluye la prima de servicios.
Base diaria para el cálculo de la prima de retiro en el caso práctico
El empleado devenga salario variable y se tomará el promedio de lo devengado en el semestre laborado hasta la fecha de retiro del empleado.
Para calcular la base diaria se toma la suma del total devengado en el semestre y se dividirá entre los días contratados, que sería:
Base diaria = total devengado / días contratados
Base diaria = COP 14.583.125 / 105 días = COP 138.886,90
Liquidación a pagar por prima de retiro en el caso práctico
Para determinar el valor de la prima de retiro se multiplica la base diaria por los días liquidados en el cálculo.
Prima de retiro = Base diaria X Días liquidados
Prima de retiro = COP 138.886,90 X 8.75 días = COP 1.215.260.
Para más información sobre el cálculo de la base de prima, consultar Primas semestrales.
Liquidación de las vacaciones de retiro en el caso práctico
Las vacaciones de retiro del empleado se liquidarán con la siguiente información:
| Descripción | Detalle |
|---|---|
| Fecha ingreso empleado | 05/01/2022 |
| Fecha de corte para el retiro del empleado | 15/10/2022 |
| Días contratados (año 360 días) | 281 |
| Menos ausentismos del empleado | -7 |
| Días laborados | 274 |
| Días a los que tiene derecho de vacaciones por cada año laborado | 15 |
Días liquidados de vacaciones de retiro en el caso práctico
Para el cálculo de los días de vacaciones que se liquidarán en el retiro del empleado, se contarán desde la fecha de ingreso hasta la fecha de retiro. Artículo 1 de la Ley 995 de 2005.
⚡ Los ausentismos afectan el cálculo de días a liquidar de las vacaciones
Los periodos de suspensión del contrato se descuentan de la liquidación de vacaciones, según el artículo 53 del CST.
El cálculo de los días liquidados en las vacaciones de retiro sería el siguiente:
Total días liquidados = (días contratados - días ausentismo) * (días derecho vacaciones al año / días del año) - días disfrutados con anterioridad
Total días liquidados = ((281 - 7) * 15 / 360) -1
Total días liquidados= (274 * 15 / 360) -1 = 10,4167 días
Los 10,4167 serían los días a los que tiene derecho el empleado por vacaciones, de acuerdo con los 274 días laborados.
Para más información del cálculo de los días liquidados, consultar Cálculo de los días disponibles de vacaciones en la sección de Registrar vacaciones para un empleado.
Base diaria para el cálculo de vacaciones de retiro en el caso práctico
❌ Los ausentismos no afectan el cálculo de la base diaria
Los días de ausentismo ya fueron restados en el cálculo de días liquidados y por esto no se deben restar del cálculo del promedio, pues sería un doble descuento.
Ingresando por Ver detalle en la Base diaria se observan los ítems que fueron tomados por Bitákora para calcular la base diaria de las vacaciones a compensar en dinero.
El cálculo de la base diaria de vacaciones tiene dos componentes:
- Componente de salario básico: Corresponde al salario vigente fijado en el contrato. En el caso del ejemplo es el ítem SAL1-Salario por COP 3.000.000, el cual se divide sobre 30 días porque es mensual, donde la formula para calcular este componente es la siguiente:
Base diaria salario básico = Salario mensual pactado / 30 días
Base diaria salario básico = COP 3.000.000 / 30 días = COP 100.000.
- Componente de salario variable: Corresponde a los pagos salariales adicionales al básico, devengados en el año inmediatamente anterior a la fecha de retiro, incluyendo la fecha de retiro. En el caso corresponden a los ítems de comisiones, horas extras y recargos que conformaron la base del promedio, los cuales suman COP 4.097.708 el cual se divide sobre 281 días laborados porque es anual o por el tiempo laborado si es menor a un año, que sería:
Base diaria salario variable = Salario acumulado año anterior / 360 días
Base diaria salario variable = COP 4.097.708 / 360 días = COP 14.582,59
Luego se suma la base diaria de los dos componentes para hallar la base final de las vacaciones, lo cual resultaría:
| Concepto | Base diaria COP |
|---|---|
| Componente salario básico | 100.000,00 |
| Componente salario variable | 14.582,59 |
| Total | 114.582,59 |
✨ Promedio de prestaciones sociales y vacaciones
Cuando un empleado tiene salario variable, Bitákora promediará con base en lo configurado en la agrupación de ítems para cada una de las prestaciones sociales.
Para más información de como se conforma la base de vacaciones en Bitákora, consultar Cálculo del promedio diario para el pago de vacaciones en la sección de Registrar vacaciones para un empleado.
Liquidación a pagar por vacaciones de retiro en el caso práctico
Obteniendo la base diaria se multiplica por los días liquidados de vacaciones en el retiro del empleado y resulta el valor a pagar por las vacaciones de retiro.
Vacaciones de retiro = Base diaria X Días liquidados
Vacaciones de retiro = COP 114.582,59 X 10,4167 días = COP 1.193.572.
El valor a pagar por las vacaciones compensadas en dinero se refleja en la liquidación de retiro del empleado.
Para más información sobre la liquidación de vacaciones consultar Registrar vacaciones para un empleado.
Liquidación de la indemnización de retiro en el caso práctico
Al empleado del ejemplo se le realizó la terminación del contrato sin justa causa y se le marcó la casilla de indemnizar, por lo cual se le pagará una indemnización de acuerdo al tipo de contrato a término indefinido, la cual será proporcional al salario devengado en el último año de servicio y al tiempo laborado.
La indemnización en Bitákora será calculada de acuerdo a lo que señala el artículo 64 del CST para los empleados que devenguen un salario inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales.
📚Normatividad para el cálculo de la indemnización
Bitákora cálcula las indemnizaciones de acuerdo con el artículo 64 del CST, para contratos a término indefinido y a término fijo, así como si devengan menos o mas de 10 SMLMV.
| Descripción | Detalle |
|---|---|
| Fecha ingreso del empleado | 05/01/2022 |
| Fecha de corte para el retiro del empleado | 15/10/2022 |
| Días contratados | 281 |
| Jornada | De lunes a viernes 360 días |
| Termino de contrato | Indefinido |
| Salario básico | COP 3.000.000 |
| Días de indemnización a los que tiene derecho por el primer año laborado | 30 |
El empleado laboró 281 días, siendo menos de un año y por lo tanto se liquidarán 30 días de salario.
Días a pagar en la indemnización = 30 días
Base diaria para el cálculo de la indemnización de retiro en el caso práctico
Como el empleado fue contratado con la jornada comercial de 360 días, se calcularán los días para liquidar la indemnización con meses de 30 días, los cuales se contarán desde la fecha de ingreso hasta la fecha de retiro del empleado.
Para más información sobre las jornadas laborales, consultar Jornada laboral en la sección Contratando empleados.
En el detalle de la indemnización se muestran los ítems que hicieron base para el cálculo de la base diaria.
⚡ Los ausentismos no afectan el cálculo de días a pagar y tampoco la base diaria de la indemnización en el cálculo de la indemnización.
El cálculo de la base diaria para la indemnización de retiro tiene dos componentes:
- Componente de salario básico: Corresponde al salario vigente fijado en el contrato. En el caso del ejemplo es el ítem SAL1-Salario por COP 3.000.000, el cual se divide sobre 30 días porque es mensual, donde la formula para calcular este componente es la siguiente:
Base diaria salario básico = Salario mensual pactado / 30 días
Base diaria salario básico = COP 3.000.000 / 30 días = COP 100.000.
- Componente de salario variable: Corresponde a los pagos salariales adicionales al básico, devengados en el último año de la terminación de contrato. En el caso corresponden a los ítems de comisiones, horas extras y recargos que conformaron la base del promedio, los cuales suman COP 4.097.708 y este valor se divide sobre 281 días laborados que es el tiempo laborado por el empleado, que sería:
Base diaria salario variable = Salario acumulado año anterior / 360 días
Base diaria salario variable = COP 4.097.708 / 360 días = COP 14.582,59
Luego se suma la base diaria de los dos componentes para hallar la base final de la indemnización, la cual sería:
| Concepto | Base diaria COP |
|---|---|
| Componente salario básico | 100.000,00 |
| Componente salario variable | 14.582,59 |
| Total | 114.582,59 |
✨ Promedio para calcular la indemnización
Cuando un empleado recibe salario variable, Bitákora promediará con base en lo configurado en la agrupación de ítems de la indemnización.
Para más información de como se configuran los conceptos para el cálculo del promedio de las indemnizaciones en Bitákora, consultar la opción Configuración de los conceptos que conforman la base para el cálculo de la indemnización de retiro.
Liquidación a pagar por la indemnización de terminación del contrato en el caso práctico
Obteniendo la base diaria se multiplica por los días por haber laborado menos de un año y resulta el valor a pagar de indemnización por terminación del contrato sin justa causa.
Valor indemnización = Base diaria X Días liquidados
Valor indemnización = COP 114.582,59 X 30 días = COP 3.437.478.
El valor a pagar por indemnización de terminación de contrato sin justa causa para el contrato a término indefinido, se refleja en la liquidación de retiro del empleado.
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