Liquidación del subsidio de transporte
- 05 Feb 2024
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Liquidación del subsidio de transporte
- Updated on 05 Feb 2024
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Como se explicó en la configuración del subsidio de transporte, este es un auxilio de ley que es pagado para los empleados que devengan un salario menor o igual a dos(2) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMLMV).
🖊️ Los aprendices SENA no tienen derecho a subsidio de transporte
Así, los aprendices tengan un pago mensual pactado inferior a 2 SMLMV, esto no es considerado como salario, sino como un auxilio que le ayude al aprendiz a cubrir ciertos gastos de desplazamiento y alimentación para que cumpla su etapa de aprendizaje.
Bitákora se encarga automáticamente de causar el subsidio de transporte cuando lo amerita.
Causación ordinaria del subsidio de transporte
Siguiendo las reglas de causación de este auxilio, se tendrá en cuenta que el trabajador tenga un salario inferior al tope de ley y que adicionalmente no tenga marcado que vive en el lugar de trabajo o se le prevea el transporte. Si estas dos características se cumplen, se creará la causación mensual del auxilio, como se presenta a continuación.
En el ejemplo, se encuentra una causación mensual realizada en la primera quincena del mes con periodicidad de pago todos los periodos.
Determinación de la base salarial para la causación del subsidio
Por ley, todos los pagos efectuados al empleado derivados de su relación laboral son considerados salario. Esto implica que adicionalmente al salario básico pactado, los pagos recibidos por trabajo suplementario, comisiones, sobre remuneraciones, etc., se deben considerar para el cálculo del subsidio de transporte.
🖊️ La base de cálculo del subsidio de transporte es configurable
El empleador podrá determinar cuáles conceptos adicionales al salario básico serán tenidos en cuenta para la causación del subsidio. De esta manera, así la ley diga que los pagos extras constituyen salario, el empleador podrá tomar la decisión de determinar cuáles de esos conceptos serán tenidos en cuenta.
Para parametrización de los conceptos que deben ser tenidos en cuenta para el cálculo del subsidio de transporte, se debe ingresar por la opción de Conceptos de nómina.
En el Administrador de conceptos seleccionar Conceptos por categoría.
Allí se debe buscar y seleccionar la agrupación Base promedio subsidio transporte ordinario
Luego dar clic sobre la categoría, para ver el detalle de conceptos, donde se pueden eliminar o agregar conceptos.
Causación para empleados con salario por horas
Los empleados que tienen un salario pactado por horas no tienen un control de pago de subsidio de transporte por los días efectivamente laborados. Para causarlo Bitákora controlará que la sumatoria del trabajo suplementario causada en el mes no supere el tope de los 2 SMLMV.
Para estos empleados se usa una agrupación de conceptos diferentes a los ordinarios, los conceptos que hacen base para los empleados por horas se deben configurar en la categoría de conceptos Base promedio subsidio transporte contrato por horas.
✨ ¿Por qué se diferencian las agrupaciones para ordinarios y por horas?
Hay empleados que tienen salarios básicos cercanos a 2 SMLMV y el empleador quisiera que el trabajador no pierda el derecho al subsidio de transporte a causa de pagarle unas pocas horas extras. En esos casos en la agrupación de subsidio de transporte ordinario no configura los conceptos de trabajo suplementario.
Si se compartiera esa agrupación con los trabajadores contratados por horas, no se podría determinar si un trabajador por horas cumple o no con el tope, por eso en la agrupación de subsidio de transporte contrato por horas si las incluiría.
Eventos que afectan la causación del subsidio de transporte
El subsidio de transporte no se causa en los días en que los siguientes eventos están presentes:
- Disfrute de vacaciones.
- Incapacidad, licencia de maternidad/paternidad, accidente laboral o enfermedad laboral.
- Disfrute de una licencia remunerada.
- Ausencias no remuneradas o sanciones.
Se ilustrará la afectación de la causación del subsidio de transporte para el caso atípico de un empleado que tenga estos eventos en el mismo periodo de liquidación.
Como se ve, las causaciones del subsidio de transporte se omiten para todos los días en que existe un evento registrado.
Pérdida del derecho durante el mes de causación
Para los contratos que estén en periodicidad quincenal, se puede dar el caso que el salario causado en la primera quincena no supere el tope de los 2 SMLMV, por lo tanto se genera la causación del subsidio de transporte para todo el mes y se liquida lo proporcional a la primera quincena, cuando la periodicidad de pago es todos los periodos.
Pero en la segunda quincena el trabajador recibió pagos de conceptos salariales, como por ejemplo: comisiones u horas extras y recargos. Si el valor devengado entre el salario básico y estas novedades supera el tope de ley, el empleado pierde el derecho al pago del subsidio de transporte y por lo tanto es necesario registrar una causación de ajuste.
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