Modificar la información contractual del empleado
- 27 Sep 2023
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Modificar la información contractual del empleado
- Updated on 27 Sep 2023
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Después de la contratación o migración de los contratos de los empleados a Bitákora, se pueden requerir cambios en la información registrada del empleado.
En Bitákora se puede modificar la siguiente información contractual del empleado:
- El cargo del empleado
- La sede
- Una ciudad diferente para la caja de compensación familiar
- El área
- La fecha de ingreso
- La jornada laboral
- La configuración del subsidio de transporte
- La forma de pago de la nómina del empleado
Dentro de las opciones que modifican el contrato del empleado, también se encuentra el botón para eliminar el contrato del empleado.
El ingreso a la opción se realiza por el Administrador de empleados en la sección de Perfil del empleado, dando clic sobre el lápiz 
al frente del nombre del empleado.
La sección de la información contractual del empleado se encuentra en la sección que le sigue a la información personal del empleado.
Cambiar la estructura organizacional del empleado
Para modificar el cargo, la sede y el área dar clic sobre la opción que se desea modificar y se mostrará el formulario con el campo para seleccionar el dato que corresponda. Si no se encuentra el dato que se requiere, dar clic sobre el ícono y se mostrará el maestro correspondiente donde se puede crear el registro sin necesidad de salir de la opción de modificar.
🏣 Sede del empleado
Determina la ciudad donde labora el empleado y tiene relación con la ubicación geográfica para la Caja de Compensación Familiar seleccionada para el empleado.
Para más información al respecto consultar Información del contrato en la opción Información básica del contrato.
Afiliación a Caja de Compensación en ciudad diferente a la sede
Por defecto la ciudad para la afiliación del empleado a la caja de compensación es la determinada en la casilla Sede del empleado.
La casilla Ciudad caja compensación fue creada para los en casos en que el empleado trabaja en una ciudad diferente a la que reside su familia y el empleado solicita al empleador, que la afiliación a la caja sea en la ciudad donde reside la familia para que ellos puedan gozar de los servicios como son parques, hoteles, recreación, educación y en general los servicios que preste la caja en la región.
Cambiar la fecha de ingreso del empleado
La fecha de ingreso se puede modificar para los siguientes tipos de empleados:
- Empleados migrados a Bitákora
- Empleados contratados en Bitákora
Para modificar la fecha de ingreso ingresar por Información contractual y seleccionar la opción Cambiar fecha de ingreso.
Registrar la nueva fecha de ingreso de acuerdo al tipo de empleado, condiciones que se explican a continuación.
Empleados migrados a Bitákora
Corresponden a los empleados que fueron cargados a Bitákora por la opción Importar contratos de la sección Empleados en el Home de Bitákora.
🗓️ Fecha de ingreso permitida
La fecha que se permite ingresar para los empleados migrados debe estar antes de la fecha de inicio de la empresa, es decir antes de la fecha de entrada en operación de Bitákora.
Empleados contratados en Bitákora
Corresponden a los empleados que fueron ingresados por la opción de Contratar en la sección de Empleados, una vez se cumple con el proceso de contratación y activación del contrato del empleado.
🗓️ Fecha de ingreso permitida para los empleados contratados en Bitákora
La fecha que se permite ingresar para los empleados contratados debe estar dentro del periodo actual en liquidación.
Cambiar la jornada laboral del empleado
En Bitákora se pueden asignar los empleados a jornadas laborales con días calendario (365 días al año) o jornadas laborales con dias comerciales (360 días al año).
🗓️ Jornada laboral preconfigurada
Bitákora viene predefinido con solo las dos jornadas comerciales, ya que son las más comunes entre todas las empresas.
El empleado se puede cambiar de jornada laboral y para realizarlo se debe ingresar por la sección de Información contractual y seleccionar Cambiar jornada.
💧 Bitákora solo permitirá el cambio de jornada laboral en primera quincena o en periodos mensuales.
Solo se mostrarán en la lista las jornadas que estén habilitadas en la sección de Configuraciones del sistema opción Jornadas laborales.
Al cambiar la jornada laboral del trabajador, la bitácora del empleado se creará con la nueva jornada laboral.
❌ Concurrencia de eventos registrados en el mes
No se permitirá modificar la jornada laboral, si el empleado tiene eventos registrados posteriores a la fecha inicial del periodo.
Las vacaciones y las licencias remuneradas se afectan por el cambio de jornada de lunes a viernes o de lunes a sábado, ya que estas se registran teniendo en cuenta los días hábiles.
Para más información sobre jornadas laborales, consultar Jornada laboral en la sección de Información básica del contrato y también en Administra las jornadas laborales de tu empresa.
Cambiar la configuración del subsidio de transporte
El auxilio de transporte fue reglamentado por el artículo 2 de la Ley 15 de 1959.
Como se indicó en la Configuración del subsidio de transporte, es un auxilio que se paga a los empleados que devengan hasta dos (2) salarios mínimos legales vigentes.
Para modificar la configuración del subsidio de transporte para el empleado, ingresar por la sección Información contractual opción Subsidio de transporte.
- Vive cerca al lugar de trabajo o se provee medio de transporte. Si se marca la casilla, Bitákora no pagará el auxilio de transporte al empleado. Si se marca el campo en la segunda quincena se descontará el valor que se pagó por auxilio de transporte en la primera quincena.
- Periodicidad. Si se modifica en segunda quincena a periodo de cierre y se pagó la mitad en la primera quincena, se pagará la otra mitad en la segunda quincena.
La opción de Guardar es automática y se informará con un mensaje de alerta que la modificacion fue realizada.
✨ La modificación se permite en cualquier quincena
Si la modificación se realiza en la segunda quincena Bitákora realizará los ajustes respectivos en la liquidación actual del empleado.
⚠️ Por ser un cambio en la configuración del empleado, se requiere dar clic sobre la opción de Actualizar en la liquidación del empleado.
Para más información sobre los casos comunes en que se debe actualizar la liquidación del empleado, consultar Actualizar la liquidación en la sección de Perfil del empleado.
Para más información sobre como se liquida el auxilio de transporte, consultar Liquidación del subsidio de transporte en la sección de Ciclo de liquidación de la nómina.
Cambiar la forma de pago de la nómina del empleado
En esta opción se puede modificar la forma de como se le pagará la nómina al empleado. Las dos opciones disponibles son cheque y transferencia bancaria.
Al dar clic sobre el ícono se desplegará un formulario donde se pueden modificar los datos de la forma de pago de la nómina.
Al modificar la forma de pago del empleado, se reflejará inmediatamente en la forma de pago de la liquidación actual del empleado y será la forma de pago que se habilitará en Pagos pendientes por realizar en el momento del cierre del periodo de liquidación.
💵 Pagos pendientes por realizar en Tesorería
Si al momento de modificar la forma de pago de la nómina existen pagos pendientes, estos se actualizarán con los nuevos datos de la forma de pago del empleado.
✨ Pagos aprobados en Tesorería
Los pagos aprobados no serán modificados por el cambio de la forma de pago del empleado.
Para más información al respecto consultar Información de pago en la sección Información adicional del contrato.
Eliminar el contrato del empleado
La opción de eliminar empleado, permite a los usuarios dar de baja el contrato de un empleado, proceso que eliminará el contrato de la nómina de empleados donde esté registrado.
Al ingresar al Administrador de empleados se observará la opción de Eliminar empleado en la parte inferior de la sección de Información contractual.
⚠️ El empleado tiene procesos de pago en trámite
Solo se permitirán eliminar contratos de empleados que no cuente con procesos de pago.
Los procesos que Bitákora verificará, antes de eliminar el contrato del empleado, son los siguientes:
- Tesorería. Las liquidaciones cerradas del empleado, no tenga generados comprobantes de egreso.
- Seguridad social. No tenga generados comprobantes de egreso de las planillas PILA.
- Contabilidad. Si está habilitada la integración contable con Sinco ERP, no cuente con documentos transmitidos.
Al dar clic sobre el botón Eliminar empleado, se solicitará confirmación y al no tener procesos de pago en trámite, el contrato será eliminado.
En caso de que tenga procesos de pago en trámite, se mostrará un mensaje de alerta y el contrato del empleado no se podrá eliminar.
⚠️ El contrato no pudo ser eliminado
Si los procesos de pago no están aprobados, se pueden deshacer y proceder posteriormente a la eliminación del contrato.
El estado de los procesos pueden ser revisados por las siguientes opciones:
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