Modificar la información personal del empleado
- 13 Jul 2023
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Modificar la información personal del empleado
- Updated on 13 Jul 2023
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Bitákora permite modificar la siguiente información personal del empleado:
- Cambiar la identificación del empleado
- Cambiar el correo del empleado
- Invitar a descargar la App miBitákora
- Actualizar los datos personales del empleado
- Crear o actualizar los datos de los familiares del empleado
El ingreso a la opción se realiza por el Administrador de empleados, dando clic sobre el lápiz 
al frente del nombre del empleado.
A continuación se explicarán cada una de las opciones.
Cambiar la identificación del empleado
Se puede modificar el número de identificación del empleado en cualquier momento del mes.
Estos son algunos casos en los que el empleado cambia de tipo y documento de identificación:
- Cuando cumple la edad que lo obliga a cambiar de documento de identidad (Tarjeta de identidad por cédula de ciudadanía).
- Extranjeros por pérdida de vigencia o una nueva vigencia del documento de identificación.
Una vez se ingresa a la información del empleado, Bitákora muestra la información personal la cual puede ser editada.
⚠️ El cambio de identificación no es retroactivo
Bitákora no modificará los registros históricos de meses anteriores a la fecha de registro, tales como la PILA, provisiones contables, nómina por pagar y la nómina electrónica. Estos datos quedarán con el tipo y documento de identificación con el que fueron registrados.
Al dar clic sobre Cambiar identificación se muestra el formulario para registrar la modificación de la identificación del empleado.
Al modificar el tipo, el número de identificación y dar clic sobre el ícono Guardar, Bitákora solicitará confirmación para guardar el cambio y advertirá que los procesos de liquidación quedarán asociados al nuevo documento de identidad.
✨ Procesos que se actualizan
El tipo y número de idenficación se actualizarán en los procesos del mes actual en liquidación como son la PILA, provisiones contables, nómina por pagar y la nómina electrónica.
⚠️ Integración con Sinco ERP
Si la integración contable con Sinco ERP está activa, debe verificarse que el tipo y documento de identificación nuevos existan en el ERP y coincida con los datos del empleado.
Cambiar el correo del empleado
Para modificar el correo del empleado se debe ingresar por la opción de Cambiar correo en la sección de la Información personal del empleado.
✨ Correo de notificaciones y envío de documentos
El correo que se registre en la ficha del empleado será el utilizado para las notificaciones de Bitákora, tales como el envío del volante de pago de la nómina, certificaciones laborales y demás documentos del empleado creados. El correo electrónico es la llave de entrada al portal de empleados miBitákora.
Invitar a descargar miBitákora
Con esta opción el administrador de nómina puede enviar un correo al empleado invitándolo a descargar la App miBitákora y así el empleado esté informado de sus pagos y de sus solicitudes.
Para enviar la invitación a los correos electrónicos de todos los empleados actuales, se debe dar clic sobre el ícono Enviar invitación en la sección de Configuraciones del sistema opción App miBitákora.
📮Al invitar a descargar miBitákora, se enviará la invitación al correo registrado del empleado con las instrucciones para la descarga y el ingreso.
Para obtener más información de lo que el empleado puede hacer en el portal, consultar Portal de empleados miBitákora.
Actualizar los datos personales del empleado
Una vez se ingresa al Perfil del empleado, se da clic nuevamente en el lápiz que se encuentra al lado derecho del nombre del empleado en la sección Información personal.
Al ingresar al formulario de edición de la información personal del empleado, se puede modificar:
- Nombres y apellidos del empleado
- Fecha de nacimiento del empleado
- Fecha y lugar de expedición del documento de identidad
- Género del empleado
✨ Los datos de esta sección son los que se mostrarán en los volantes de pago, certificados laborales y demás documentos relacionados con el contrato del empleado.
En la parte baja del mismo formulario de información personal se puede modificar:
- El número del celular y teléfono fijo del empleado
- Estado civil
- La dirección, ciudad y país de residencia
Cuando se registren los datos a modificar dar clic sobre el botón Guardar datos.
Para más información de los datos personales del empleado consultar Información personal en la sección Contratando empleados.
Crear o actualizar los datos de los familiares del empleado
Por el Perfil del empleado se ingresa a la ficha de familiares, donde se pueden crear o editar los familiares del empleado.
Para más información de como crear o editar los familiares del empleado, consultar Registro de familiares en la opción de Administradoras de fondos, donde se podrán registrar como beneficiarios para el pago de UPC adicional.
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