Modificar y eliminar un registro de préstamo

En la parte baja del formulario de registro de préstamos se muestran los préstamos ingresados del empleado.

Bitákora cuenta con las siguientes acciones para modificar y eliminar un registro de préstamos.

• Modificar el préstamo. Permite ver y editar la tabla de amortización del préstamo del empleado. Es posible abonar al préstamo, registrar un pago parcial del préstamo y perdonar cuotas.
• Terminar el préstamo. Registrando un valor final para amortizar el préstamo, el cual se reflejará en la liquidación del empleado y el préstamo quedará cerrado.
• Eliminar el préstamo. Permitido solamente en el mismo periodo de liquidación donde fue ingresado el registro del préstamo.

Modificar el registro de préstamos del empleado

Al dar clic sobre Ver detalle en la parte de abajo del formulario de registro de préstamos, Bitákora presentará un formulario con la tabla de amortización del crédito, detallando por número de cuota, los abonos aplicados y los intereses del préstamo.

Abonar capital al registro de préstamo

En Bitákora se pueden realizar abonos de capital al préstamo registrado, en cualquier momento mientras el crédito esté activo, ya sea para reducir la cuota o el plazo del crédito, para que dicho abono sea descontado de la liquidación de la nómina del empleado en la fecha que se le indique al registro, que puede ser de futuros periodos de liquidación.

En el siguiente ejemplo se le registró un préstamo al empleado por COP 1.000.000 con una tasa de interés mensual del 1.5% y con un plazo de 4 meses, donde le corresponde una cuota fija incluyendo intereses de COP 259.445.

Al dar clic sobre el ícono se abre el formulario para registrar el abono, en donde se puede realizar lo siguiente:

1. Ingrese el Capital. Corresponde al valor que será abonado al préstamo. Ingresar el valor sin signo y sin decimales.
2. Seleccione en Reducir en si se desea reducir la cuota o el plazo. Reducir la cuota indica que el plazo continua el mismo y lo que se reduce es el valor de la cuota. Reducir el plazo significa que el valor de la cuota continua el mismo y el plazo será el que se desea reducir.
3. Seleccione la Forma de pago. En nómina: el abono se realiza con un descuento en la liquidación del empleado. Fuera de nómina: el abono lo realiza el empleado con una transacción a las cuentas autorizadas de la entidad que otorgó el préstamo y entrega el comprobante al administrador de la nómina para que dicho valor sea registrado. Contra prima. Abono para que sea descontado de la prima legal del empleado.

En el detalle de amortización mostrado anteriormente se observa en la cuota No. 2 el abono a capital de COP 260.000, la cual fue registrada para reducir el plazo. El préstamo terminaba originalmente con la cuarta cuota a ser liquidada el 1 de septiembre de 2022 y con el abono se muestran también 4 cuotas incluyendo el abono, pero el plazo se ve reducido, porque el préstamo con el abono ahora termina el 16 de agosto de 2022, es decir se paga el préstamo antes de lo programado inicialmente.

La cuota 3 del préstamo queda con el valor proyectado inicialmente de COP 259.445 y la cuota 4 es ajustada por Bitákora con un nuevo valor de COP 247.196, donde incluye el capital y los intereses para cancelar la totalidad del préstamo.

En la liquidación de la segunda quincena de julio de 2022 se descuenta solo la cuota No. 1 por capital e intereses para un total de COP 259.445, porque Bitákora no descuenta el abono (cuota No. 2) por COP 260.000, ya que este abono fue registrado para pagar por fuera de nómina por el empleado.

Pago parcial del registro de préstamo

Se pueden realizar pagos parciales al préstamo, permitiendo editar las cuotas que están dentro del periodo actual en liquidación o las futuras cuotas.

Al dar clic sobre el ícono se abre el formulario para registrar el valor del abono, el cual debe ser inferior al valor de la cuota inicialmente registrada.

Al guardar el valor del pago parcial Bitákora proyectará nuevamente la tabla de amortización del préstamo modificando la última cuota para calcular el valor final en capital e intereses con el fin de que se pague totalmente el préstamo,

En el siguiente detalle se muestra la forma como quedó conformada la tabla de amortización, con la primera cuota por el pago parcial de COP 150.000, donde se distribuye una parte para capital y otra para intereses. Las siguientes cuotas quedan con el valor que estaba en COP 259.445, excepto la última que fue calculada por Bitákora en un valor de COP 116.160 y así el préstamo quede amortizado en su totalidad.

En la liquidación del empleado que se presenta a continuación se observa la cuota del pago parcial registrada al préstamo por COP 150.000.

Perdonar cuota del registro de préstamo

Perdonar cuota no es olvidar la cuota de capital del préstamo registrado, sino que consiste en que en el periodo actual en liquidación la cuota de capital no se descuenta. Al seleccionar esta acción Bitákora realiza lo siguiente:

• No se descontará en la liquidación el valor del abono a capital
• Si se descontará el valor de los intereses de la cuota perdonada
• La cuota perdonada se descontará en el próximo periodo de liquidación
• La tabla de amortización se modifica y la fecha de finalización del préstamo se corre un periodo de liquidación hacia el futuro

Al dar clic sobre el ícono Bitákora dejará en cero el valor del abono a capital de la cuota seleccionada y liquidará el valor de los intereses de esa cuota en el periodo actual en liquidación.

En el siguiente ejemplo se le registró un préstamo al empleado por COP 1.000.000 con una tasa de interés mensual del 1.5% y con un plazo de 4 meses, donde le corresponde una cuota fija incluyendo intereses de COP 259.445.

En el ejemplo de la imagen anterior se perdonó la primera cuota, liquidando solo los intereses del préstamo por COP 15.000. La tabla se modificó donde ya no son 4 cuotas sino 5, donde la cuota donde iniciará el descuento de capital será la segunda que corresponde al 01/08/2022 por COP 244.445 de capital y COP 15.000 de intereses para un total de COP 259.445. El préstamo antes de perdonar la cuota terminaba el 01/09/2022 y ahora con la cuota perdonada termina el 16/09/2022.

Eliminar las modificaciones del registro de préstamos

Bitákora permite eliminar las modificaciones del registro de préstamos que estén dentro del periodo actual en liquidación y que estén en estado activo.

Las acciones permitidas son las siguientes:

• Eliminar el abono del registro de préstamo
• Eliminar el pago parcial del registro de préstamo
• Eliminar la cuota perdonada del registro de préstamo

Se ingresa por Ver detalle en la consulta de préstamos y se da clic sobre la caneca de Eliminar.

Terminar un registro de préstamo

En Bitákora se puede terminar un registro de préstamo en cualquier momento, en el cual se podrá registrar un valor final a descontar en la liquidación del empleado.

Para terminar el préstamo se ingresa por la consulta de préstamos y seleccionando el ícono de Terminar préstamo, se mostrará un formulario para ser diligenciado:

• Registrar el Valor a amortizar. Se permite registrar un valor entero igual o mayor a cero.

Una vez se termina el préstamo, Bitákora lo mostrará en la página de cierre como pendiente por aprobar.

Al ingresar en la sección Procesos de cierre, seleccionar la nómina y Cierre del periodo, se mostrarán las Aprobaciones pendientes, donde será posible Aprobar o Negar la terminación del préstamo solicitada del empleado.

Al dar clic sobre Aprobaciones pendientes se mostrarán los registros pendientes de aprobación de cada uno de los eventos de los empleados, entre esos eventos el registro de préstamo terminado del empleado.

En la consulta de préstamos se podrá ver el detalle de la tabla de amortización, pero una vez está cerrado el préstamo no se podrá eliminar y tampoco modificar.

En la liquidación del empleado se observa con el concepto de saldo (PRSAL) por COP -1.500.000, concepto configurado en la opción de Líneas de crédito, que para este caso se asignó un concepto diferente al de capital y de interés para causarlo en una cuenta contable diferente.

Para más información consultar la opción Configurar las líneas de crédito para los préstamos.

Eliminar un registro de préstamo

Bitákora solo permite eliminar registros de préstamos que hayan sido registrados en el periodo actual en liquidación.

En el caso de la imagen presentada, solo se muestra la caneca para eliminar el préstamo que está en el periodo actual en liquidación.