Novedades (conceptos ocasionales)
- 17 May 2023
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Novedades (conceptos ocasionales)
- Updated on 17 May 2023
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Las novedades para Bitákora son registros manuales de pagos o descuentos de nómina que afectan la liquidación del empleado y que corresponden a conceptos ocasionales que se liquidarán una sola vez y posiblemente no se repetirán con las mismas condiciones y valores en los siguientes periodos de liquidación.
⚠ Si requiere que todos los periodos, se le pague o descuente al empleado un valor fijo, o un valor pactado, se recomienda que realice el registro por la opción Conceptos fijos en el Administrador de empleados menú Gestionar.
Tipos de novedades permitidas en Bitákora
Dependiendo de la necesidad, un empleado puede presentar pagos variables asociados directamente al tiempo laborado, como lo son las horas extras o el trabajo suplementario, o ser el resultado de valores pactados por resultados, como lo son las comisiones, o los viáticos.
De estas dos modalidades las novedades pueden representar pagos o descuentos al empleado.
Consideraciones de las novedades por valor
Las novedades por valor tienen las siguientes caracteristicas:
- Pueden ser pagos o descuentos al empleado.
- Pueden afectar un día específico del calendario o su valor puede ser dividido entre los días del mes para ayudar a los promedios a ser más exactos. (Ver prorrateo de novedades)
Consideraciones de las novedades por tiempo
Las novedades por tiempo tienen las siguientes características:
- Se debe determinar la cantidad de horas trabajadas por el trabajador,
- Usualmente son devengos a favor del empleado.
- Cada ítem devengado tiene un factor. El factor determina la proporcionalidad de sobreremuneración de la novedad por valor (Ej: Hora extra diurna 125%, Factor: 1.25)
- El valor a pagar es determinado por Bitákora multiplicando el valor de la hora del trabajador por la cantidad de horas reportadas y el factor del ítem seleccionado.
⭐ Casos comunes de novedades por tiempo
- Pagos de recargos nocturnos, horas extras o trabajo suplementario, es mejor registrarlas por tiempo, ya que serán compatibles con nómina electrónica y podrán ser sujetas a reajustes retroactivos por modificaciones de salario al empleado.
- Registros de pagos por tiempo para empleados con contrato por horas.
Consideraciones contables del registro de novedades
Las novedades por defecto afectarán a los centros de costos y planes de cuenta determinados en la distribución contable vigente en esa fecha para el empleado.
De todas maneras, podemos seleccionar que ciertas novedades afecten a un centro de costos o plan de cuentas diferente al predeterminado.
⚠ No se recomienda asignar centros de costos a novedades de descuento.
Usualmente los descuentos al empleado por novedades son expensas a cargo de él, que no deberían afectar a los costos de la empresa.
Solo se deben tener en cuenta en el caso de devoluciones de pagos salariales que hayan sido aplicados a un centro de costos específico.
Al aplicar un centro de costos específico a una novedad, si el ítem hace base de seguridad social o prestaciones sociales, también se calculará el costo de las provisiones afectando el centro de costos registrado.
💡 ¿Para qué seleccionar un centro de costos diferente para la novedad?
Los casos más comunes en los que las empresas determinan afectar a un centro de costos diferente es cuando el trabajo suplementario realizado se usa en beneficio de otro centro de costos. De esta manera, el pago de esas novedades se cargará al centro de costos que lo requirió y ser más exactos en el costeo.
¿Cómo asociar un concepto como novedad?
Para habilitar los conceptos que permiten registro de novedades en Bitákora, es un evento que se configura en el momento de la creación del concepto de nómina.
Agrupación para novedades y conceptos fijos
Bitákora utiliza la misma agrupación para Novedades y Conceptos fijos, ya que usualmente son los mismos ítems los que se requieren como conceptos ocasionales (novedades) y conceptos programados a los empleados (conceptos fijos).
Para más información al respecto, consultar Crear un concepto de nómina.
¿Cuándo asignar un fondo a la novedad?
Cuando se presentan descuentos que son expensas a cargo del empleado y que se requieren pagar a terceros a nombre del empleado.
La asignación del fondo no es obligatorio de diligenciar en el registro de novedades. Solo tiene representación en la contabilidad y no afecta el pago o descuento a realizar al empleado.
Bitákora permite seleccionar el fondo cuando el concepto a registrar esté configurado para requerir fondo. Esto se hace en el momento de la creación de conceptos deducidos o al editarlos.
💡 Ítems preconfigurados
Bitákora ya cuenta con ítems preconfigurados que requieren fondo, como es el caso del ítem para registrar los descuentos AFC. Para más información con respecto a la creación y configuración de ítems, consultar Conceptos de nómina.
Con las novedades que se registren con fondo, Bitákora creará una cuenta por pagar a otros terceros y genera los pagos a nombre del empleado para girar directamente a terceros asociados.
Para más información con respecto a la generación de una cuenta por pagar a terceros, consultar Nóminas por pagar y cuentas por pagar del contrato en la sección de Contratar.
Consideraciones del registro de novedades en nómina electrónica
Las novedades deben ser relacionadas a los grupos de nómina electrónica dependiendo de la naturaleza del pago o descuento.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- No reportar conceptos de naturalezas diferentes con el mismo ítem. (Ej: Descuentos de cuotas de préstamos como novedades y con el módulo de préstamos a la vez).
- Los ítems de novedades solo pueden ser usados siempre para hacer pagos o siempre para registrar descuentos. Si necesita hacer una devolución de un valor pagado, se debe crear un ítem nuevo que represente el descuento.
Para más información consultar Nómina electrónica.
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