Pagar y contabilizar las cesantías anuales
- 19 Jul 2023
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Pagar y contabilizar las cesantías anuales
- Updated on 19 Jul 2023
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La siguiente es la presentación de la opción cuando fue ejecutada la opción de Traslado de cesantías.
Una vez es ejecutada la opción de Traslado, el siguiente paso es Contabilizar, lo cual se puede identificar por las modificaciones que hace Bitákora en la presentación de la opción de Cesantías anuales, los cuales son:
- El botón Generar se inactiva. Esto indica que el proceso de generación ya no se puede ejecutar más para la nómina seleccionada, porque ya se cumplió con este paso, se pagaron los intereses de cesantías y se trasladaron los registros de cesantías.
- Opción de Descarga de cesantías pagadas. Con este reporte se puede consultar el historial y el estado de los registros de cesantías anuales liquidados y trasladados.
- Ya no se muestra la lista de empleados con los valores de cesantías e intereses disponibles, porque ya fueron marcados para el traslado a los fondos.
- Se visualiza el botón de Contabilizar cesantías. Al ingresar a contabilizar se podrá crear el medio para el pago y luego generar los documentos contables.
⚠️ La contabilización solo se puede realizar en el mes de febrero
Al cerrar el periodo de liquidación de la nómina de enero, se habilitará el proceso de contabilización del cierre anual de cesantías.
Recuerde que antes de cerrar el mes de enero, se debe ejecutar el proceso de actualización de salarios mínimos, el cual estará habilitado solamente cuando la fecha inicial del periodo de liquidación es del 1 de enero.
Crear el medio de cesantías anuales
Crear el medio, es el primer paso del ciclo de pago y contabilización de los documentos contables de cesantías anuales.
Bitákora mostrará los fondos de destino a los cuales se les pagarán las cesantías anuales de los empleados.
Se puede seleccionar uno o varios fondos, esto es lo que le indica a Bitákora cuántos comprobantes de egreso debe crear.
🧮 Al crear el medio Bitákora creará el documento contable Pago electrónico con el movimiento contable del banco.
Crear un medio y comprobante de egreso para todos los registros de cesantías a trasladar
Lo más común es que se cree un medio de pago y un solo comprobante de egreso por nómina que incluyan todos los registros de cesantías que se trasladarán a los fondos de cesantías.
En la imagen anterior fueron seleccionados todos los fondos, para un total de 14 empleados por valor de traslado de cesantías de COP 12.388.584.
✨ Creación de un solo comprobante de egreso
Al seleccionar todas las casillas de fondos de cesantías, Bitákora creará un solo medio y un solo comprobante de egreso que incluirá los registros de cesantías que se pagarán a todos los fondos de cesantías de los empleados de la nómina.
Crear un medio y un comprobante de egreso por uno o varios fondo de cesantías
Bitákora permite también crear un medio y un comprobante de egreso de los registros de cesantías anuales por fondo, es decir que se crearán tantos comprobantes de egreso de acuerdo a como se agrupen los registros de los fondos de cesantías en el momento de crear el medio.
En el siguiente ejemplo, se marcó la casilla de dos fondos de cesantías, por lo que se creará un medio y un comprobante de egreso para los dos fondos seleccionados, que incluirá todos los empleados de la nómina que estén afiliados a dichos fondos de cesantías.
En la imagen anterior fueron seleccionados dos fondos, para un total de 6 empleados por valor de traslado de cesantías de COP 5.467.636.
✨ Creación de comprobante de egreso por fondo
Al seleccionar un fondo y luego dar clic sobre Crear medio, se creará un comprobante de egreso solo para el fondo seleccionado.
También se pueden seleccionar varios fondos y crear el medio para esa agrupación de fondos.
Al dar clic sobre Crear medio se mostrará un formulario donde se debe seleccionar el operador desde donde se pagarán las cesantías, la cuenta bancaria desde donde transferirán los fondos y la fecha de pago.
El medio y el comprobante de egreso se podrán consultar por la opción de Documentos contables en la sección de Reportes.
Cancelar el medio creado de cesantías anuales
Si se solicitaron los fondos y se generó el medio, es posible cancelarlo.
Para cancelarlo dar clic sobre el ícono de caneca, se solicitará confirmación para realizar la acción. Al confirmar se reversará el medio generado y los registros de cesantías anuales se mostrarán nuevamente en la opción de Cesantías anuales en la pestaña de Empleados pendientes, donde se podrá solicitar fondos y generar el medio nuevamente.
Descargar el archivo para cargar a los fondos de cesantías
Bitákora genera un archivo "csv" que puede ser cargado a los fondos de cesantías.
Un archivo CSV (valores separados por comas) es un tipo especial de archivo que se puede editar en Excel, que es el formato más utilizado por los operadores que recaudan los valores de traslado de cesantías anuales.
Dar clic sobre descargar y el archivo de los empleados a los cuales se les creó el medio se descargará.
Contabilizar los documentos contables de cesantías anuales
La opción de generar contabilidad se visualizará una vez se trasladan las cesantías a los fondos. Solo estará disponible si se cuenta con el proceso de integración contable con Sinco ERP.
⭐ Encender la integración contable con Sinco ERP
Si requiere encender la integración y transmitir los documentos contables, comuníquese con un consultor de Bitákora.
Bitákora cuenta con el siguiente ciclo para contabilizar los documentos de cesantías anuales:
- Generar documentos
- Validar cesantías por pagar
- Validar comprobantes de egreso
- Contabilizar
El proceso de contabilización es un ciclo, el cual inicia con generar documentos y termina con contabilizar, donde se transfieren los documentos contables a Sinco ERP.
El proceso de contabilización es muy similar a la tranmisión de otros documentos contables que se envían hacia Sinco ERP.
Para más información al respecto, consultar el tema Contabilizar en Sinco ERP.
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