Pagos

Bitákora presenta diferentes reportes donde se pueden consultar los pagos realizados del empleado en la sección de Reportes categoría Pagos.

Reporte pagos y descuentos incluyendo históricos migrados

Este informe muestra de forma detallada pagos y descuentos por empleado liquidados en Bitákora y también se incluyen los históricos migrados presentados antes de que iniciara la operación de Bitákora.

Este reporte es muy útil para revisar la información que genera Bitákora en sus diferentes procesos, como son:

• Cálculos de seguridad social
• Retención en la fuente
• Bases para calcular promedios
• Anticipos de nómina solicitados
• Informe para la UGPP
• Documento soporte de pago de nómina electrónica
• Proceso de cálculo semestral de retención en la fuente
• Cálculo de primas semestrales
• Cálculo de las cesantías anuales
• Generar certificados de ingresos y retenciones
• Generar la información exógena
• Cálculo de retención en la fuente por indemnización de retiro, entre otros.

Con este reporte no solo se puede comparar la información generada por cada una de las opciones anteriormente indicadas, sino que también facilita la revisión de los conceptos devengados y deducidos que presentaron los empleados en todo el tiempo o un determinado rango de tiempo. Con el fin de identificar los conceptos de nómina que se presentaron en la nómina y luego configurarlos en las agrupaciones de conceptos de Bitákora, garantizando que no falte un solo concepto por parametrizar.

Al ingresar a la opción del reporte, filtrar por todas las nóminas. La fecha inicial y final del reporte, seleccionar por lo menos unos 2 años atrás para que no quede por fuera ningún concepto de nómina, para luego configurarlos.

Con el informe descargado en Excel se puede revisar que conceptos de nómina se le causaron a todos los empleados. Se explicará de dos formas por las que se podrían revisar que conceptos se le liquidaron a los empleados:

• La primera es crear una tabla dinámica y seleccionar solo la columna IdItem. Se creará una nueva hoja con la lista de los conceptos utilizados en el registro de pagos y descuentos a los empleados en el tiempo seleccionado. Para más información sobre tabla dinámicas se recomienda consultar la ayuda suministrada por Excel.

• La segunda es la forma sencilla en el manejo del Excel, con la cual se explicará y es simplemente filtrar por la columna IdItem.

Luego identificar que conceptos de nómina corresponden a:

• Devengados: pagos salariales y no salariales, incapacidades, licencias y en general cualquier tipo de pago al trabajador que sea base para el total devengado y con los cuales se conforme las bases para las diferentes agrupaciones de conceptos.
• Deducidos: Ausencias no remuneradas, etc. Los que hayan afectado el pago al trabajador por tiempo no laborado o sanciones disciplinarias. Los descuentos de préstamo, libranzas y similares no deben incluirse en la agrupación de conceptos del total devengado. Tener en cuenta que si se incluyen conceptos deducidos que no sean correctos, estos bajarán el total devengado del empleado y se podría caer en errores para calcular la bases de las agrupaciones como por ejemplo el de la base de retención en la fuente.

Una vez se tenga la lista de conceptos de nómina plenamente identificados, configurarlos en las agrupaciones de conceptos que correspondan, como por ejemplo:

• Total devengado en los cálculos de retención en la fuente
• Cada una de las agrupaciones de conceptos de la categoría de Certificados de ingresos y retenciones.

La siguiente es solo una imagen con ejemplos de las agrupaciones que se requieren configurar con los conceptos de nómina.

Para más información al respecto, consultar Crear un concepto de nómina en el Administrador de conceptos.