Legalizar las solicitudes del portal en la liquidación de la nómina
- 23 Aug 2023
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Legalizar las solicitudes del portal en la liquidación de la nómina
- Updated on 23 Aug 2023
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El administrador de la nómina es el encargado de liquidar las solicitudes que son registradas por los empleados en el portal miBitákora.
También es quien habilita las diferentes opciones, que los empleados y aprobadores pueden acceder desde miBitákora, actividad que es el requisito inicial para que las solicitudes se puedan registrar.
⚠️ Prerrequisitos para que estén disponibles las opciones de solicitudes en el portal
Se debe contar con licencia activa de miBitákora, tener configurados los cargos de los jefes inmediatos y activar las causas de las ausencias remuneradas, para que se muestren las opciones y se permitan los registros de solicitud de vacaciones y de ausencias remuneradas, en el portal de empleados miBitákora.
En la sección de introducción, se explica detalladamente como configurar cada uno de los requisitos, por parte del administrador de la nómina o liquidador.
En la siguiente imagen se muestran las solicitudes que podrán realizar los empleados, por la aplicación móvil miBitákora.
⚠️ Contactar al consultor de Bitákora, en las siguientes situaciones:
- No se visualiza la opción de solicitud de vacaciones en el portal miBitákora
- No se visualiza la opción de ausencias remuneradas en el portal miBitákora
✨ Configuraciones propias del administrador de la nómina
- Configurar los cargos que tendrán el rol de aprobadores (jefes inmediatos), de las solicitudes que realicen los empleados
- Crear y configurar los tipos de ausencia que se habilitarán en el portal, para la solicitud de ausencias remuneradas
Cuando se registra una solicitud desde el portal de empleados, el administrador de la nómina podrá realizar las siguientes acciones:
- Aprobar o rechazar las solicitudes de vacaciones y de ausencias registradas en el portal miBitákora
- Liquidar en Bitákora, los registros de vacaciones y ausencias remunerada en la nómina del empleado
Aprobar o rechazar las solicitudes pendientes del portal de empleados miBitákora
Los empleados pueden registrar las siguientes solicitudes desde el portal miBitákora:
El flujo a seguir por el Rol liquidador, para aprobar las solicitudes, es el siguiente:
- Consultar las solicitudes
- Rechazar las solicitudes
- Aprobar para liquidar las solicitudes
- Liquidar las solicitudes, que aparecerán como un evento en la liquidación de nómina
- Consultar el reporte de solicitudes
En los siguientes sub-capítulos, se detalla cada uno de los pasos del proceso.
Consultar las solicitudes pendientes registradas en el portal de empleados
El administrador de la nómina, podrá consultar las solicitudes pendientes que realizaron los empleados desde el portal miBitákora, por la opción de Aprobaciones pendientes que se mostrará al seleccionar la nómina en la sección de Procesos de cierre en el Home de Bitákora.
En la imagen anterior, se muestra que existen 2 solicitudes realizadas desde miBitákora, las cuales debe revisar el administrador de la nómina, para poder proseguir con el cierre de la nómina.
Al dar clic sobre Ir a aprobaciones, aparecerán los procesos pendientes de liquidación de nómina y dentro de estos procesos se encuentran las solicitudes que se registran desde el portal de empleados miBitákora.
Para visualizar las aprobaciones pendientes del portal, dar clic sobre las solicitudes de miBitákora y se mostrará el Administrador de solicitudes de miBitákora, donde en un solo sitio se podrán gestionar las solicitudes que registran los empleados en el portal miBitákora.
En el Administrador de solicitudes, dar clic sobre la pestaña Periodo actual, que serán las solicitudes que Bitákora permitirá legalizar en la nómina del empleado, dentro del periodo actual en liquidación.
✨ Solicitudes próximas
Serán las solicitudes que se podrán legalizar en los periodos de liquidación futuros.
Para obtener más información al respecto, consultar Revisar las solicitudes futuras, en el Administrador de solicitudes de miBitákora.
Rechazar las solicitudes registradas en el portal miBitákora
El liquidador podrá rechazar las solicitudes registradas en el portal, así estén aprobadas por el jefe inmediato.
En el portal miBitákora, al empleado se le mostrará la solicitud rechazada de la siguiente forma:
⚠️ Rechazar solicitudes aprobadas por el jefe inmediato
El Rol liquidador tiene la facultad para rechazar las solicitudes, así estén aprobadas por el Rol jefe inmediato.
Sin embargo, se sugiere que exista una buena comunicación y un plan de contingencia con los jefes inmediatos, antes de rechazar las solicitudes aprobadas por ellos.
Las solicitudes rechazadas no serán liquidadas en la nómina.
Aprobar para liquidar las solicitudes registradas en miBitákora
Al consultar el detalle por el ícono Revisar solicitudes realizadas desde miBitákora, se mostrará el listado de solicitudes pendientes.
En el listado de solicitudes mostradas en la imagen anterior, se observa lo siguiente:
- La primera solicitud del empleado Martín Alonso Pinzón, está en el estado Pendiente aprobación, esto indica que no ha sido aprobada por el Rol jefe inmediato.
- La segunda solicitud del empleado Vicente Yañez Pinzón, ya fue aprobada por su jefe inmediato.
⚠️ Aprobación de solicitudes que no han sido aprobadas por el jefe inmediato
El Rol liquidador tiene la facultad para liquidar las solicitudes, aun así, que no hayan sido aprobadas por el Rol jefe inmediato.
Sin embargo, se recomienda que exista una buena comunicación y un plan de contingencia acordado con los jefes inmediatos, antes de liquidar las solicitudes que no son aprobadas por ellos.
Para pasar a la nómina las solicitudes que vienen desde el portal miBitákora, se cuenta con dos formas de ejecutarlo:
- Liquidar todas. Pasarán a la liquidación de la nómina todas las solicitudes
- Liquidar por solicitud. Se aprobarán para liquidación la solicitud seleccionada
Para obtener más información al respecto, consultar Liquidar las solicitudes del portal, en el Administrador de solicitudes.
Liquidar las solicitudes registradas en miBitákora
Las solicitudes registradas en el portal de empleados miBitákora y que fueron aprobadas por el liquidador de la nómina, Bitákora lo liquida automáticamente, en los siguientes pasos:
- Crea el evento que afecta la liquidación del empleado
- Liquida el evento en la liquidación de la nómina
Dependiendo del tipo de solicitud que se registre en el portal de empleados miBitákora, se registrará un evento, así:
- Solicitud de días de ausencia remunerada. Se registrará una ausencia remunerada.
- Solicitud de días de vacaciones. Se realizará un registro de vacaciones para el empleado.
Registro automático del evento ausencia remunerada
Cuando la solicitud de ausencia remunerada es aprobada por el liquidador de nómina, se creará de forma automática un registro en Bitákora, el cual se puede consultar por la opción de Registro de ausencias remuneradas.
⚠️ Eliminar el registro de ausencia remunerada
Al eliminar el registro de ausencia remunerada por esta opción, no se liquidará en la nómina del empleado.
La solicitud registrada desde el portal miBitákora seguirá activa en el estado liquidada, es decir, que no se eliminará y quedará en el historial.
Liquidación automática del evento en la nómina del empleado
Los eventos de vacaciones y ausencias remuneradas registrados por el portal de empleados miBitákora, se liquidan en la nómina del empleado, cuando son aprobados por el liquidador de la nómina.
Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:
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