Portal de empleados miBitákora

Bitákora cuenta con un espacio denominado miBitákora, pensado exclusivamente para los empleados.

Desde allí podrán consultar y descargar:

• 💵 Volantes de pago
• 📄 Certificados de ingresos y retenciones
• 📑 Certificados laborales
• 🔅 Acceder a su información de vacaciones disponibles y solicitar días en tiempo para su descanso
• 👨‍👩‍👧‍👦 Solicitar días de ausencias remuneradas
• 💰 Saldo de cesantías
• 💲 Tipo y valor del salario que actualmente tienen pactado
• 💳 Datos bancarios en donde se consigna el valor de su nómina

La documentación del portal miBitákora, se compone de varias secciones, donde su estructura es la siguiente:

Esta primera sección es una introducción a miBitákora, donde se trata lo siguiente:

• Rol de cada uno de los usuarios de miBitákora
• ¿Cómo ingresar al portal de empleados miBitákora?
• Prerrequisitos para permitir el registro de las solicitudes de vacaciones y de ausencias remuneradas

La segunda sección trata del Perfil del empleado, donde el empleado podrá consultar y actualizar su información directamente desde el portal de empleados, la cual se registra como una solicitud para que sea aprobada o rechazada por el administrador de la nómina.

La tercera sección, explica el Administrador de solicitudes de miBitákora, que es un centro de mando, donde el liquidador de la nómina, podrá consultar, rechazar o liquidar las solicitudes. Se hará una descripción general de las acciones que se pueden realizar. Si se desea conocer el flujo al detalle de cada acción, las puede consultar en las siguientes secciones, donde se muestra el paso a paso de cada acción.

La cuarta sección comprende la solicitud de vacaciones, que puede registrar directamente el empleado desde la aplicación miBitákora y se muestra el flujo desde el registro hasta la legalización de las vacaciones en la nómina del empleado.

En la quinta sección, se indicará como el empleado puede solicitar ausencias remuneradas desde la aplicación miBitákora, las cuales tendrán un flujo similar al de la la solicitud de vacaciones.

En la sexta sección, se encontrará lo que tiene que ver con Aprobar las solicitudes del portal, donde se explica como el jefe inmediato puede consultar, aprobar y cancelar las solicitudes.

En la séptima sección, indica las actividades que efectúa el liquidador al Legalizar las solicitudes del portal en la liquidación de la nómina, desde la consulta hasta la liquidación de las solicitudes, registradas por los empleados.

Rol de cada uno de los usuarios de miBitákora

En el portal miBitákora se encuentran asignados tres tipos de roles:

• Rol del empleado
• Rol del jefe inmediato y/o aprobador
• Rol del administrador o liquidador de la nómina

Según el rol que represente cada usuario, así mismo serán los accesos permitidos al portal de empleados miBitákora.

Rol del empleado

El empleado podrá consultar y descargar la información de su nómina, tal como se indicó al inicio de esta sección de introducción.

También puede realizar las siguientes solicitudes a su jefe inmediato:

• Solicitar días de vacaciones a disfrutar
• Solicitar días de ausencias remuneradas

Estas solicitudes requerirán de la aprobación de su jefe inmediato y el liquidador de la nómina, las cuales serán notificadas por correo electrónico al empleado, cuando estas sean gestionadas por los usuarios aprobadores.

Rol del jefe inmediato y/o aprobador

El jefe inmediato puede realizar las siguientes actividades:

• Aprobar la solicitud registrada por el empleado
• Rechazar la solicitud, ingresando las observaciones del caso

El flujo inicia con el registro de la solicitud que haga el empleado a su cargo, por medio de miBitákora, la cual será notificada automáticamente al jefe inmediato por medio del correo electrónico registrado. La solicitud también puede ser consultada ingresando por miBitákora.

Para más información al respecto, consultar Aprobar las solicitudes del portal.

Rol del administrador o liquidador de la nómina

El liquidador de la nómina será el responsable de:

• Configurar los cargos para asignar el rol de jefe inmediato en el portal de empleados
• Configurar los tipos de ausencia remunerada que se mostrarán en el portal
• Aprobar y liquidar las solicitudes registradas por el empleado y aprobadas por el jefe inmediato

¿Cómo ingresar al portal de empleados miBitákora?

Al portal de empleados miBitákora, se puede ingresar de dos formas:

• Desde el portal web, al cual se puede acceder ingresando a nuestra página web, desde la opción miBitákora.
• Desde el celular, descargando la aplicación móvil miBitákora, que está disponible para iPhone y Android.

A continuación se explican cada una de las formas de ingreso.

Ingresar desde el portal web

Desde cualquier navegador de Internet, se puede acceder ingresando a nuestra página web, desde la opción miBitákora, detallada en la imagen.

Al dar clic sobre miBitákora - Ingreso para empleados, se solicitará el correo electrónico para el ingreso y será enviado un código al correo electrónico registrado. Ingresar el código de verificación y se mostrará la pantalla de inicio de miBitákora.

Si el correo y el código de enviado son válidos, se ingresará a la página de inicio de miBitákora, donde el empleado podrá consultar y registrar solicitudes.

Con esto ya estará listo para disfrutar de los beneficios del portal web miBitákora.

Ingresar desde el celular con la aplicación móvil miBitákora

La app miBitákora se puede descargar para los diferentes dispositivos móviles, como son:

• Android. Descargar la aplicación móvil en Google Play
• iPhone. Descargar desde la App Store

Después de descargar la aplicación móvil, diligenciar el correo electrónico y escribir el código de verificación, que llegará a la bandeja de entrada del correo electrónico registrado, se ingresará a miBitákora.

Perfil del empleado en miBitákora

La información personal del empleado está visible en el portal de empleados miBitákora.

Consulta del perfil del empleado en miBitákora

Los usuarios de miBitákora podrán consultar la información personal que está registrada en el portal de empleados.

El perfil se mostrará tanto en la aplicación web como en la aplicación móvil.

Al dar clic sobre la foto del empleado, que se encuentra en la parte de arriba a la derecha, aparecerá la información del empleado, la cual por ahora no podrá ser modificada.

Prerrequisitos para permitir el registro de las solicitudes de vacaciones y de ausencias remuneradas

Para que el portal de empleados miBitákora, tenga disponible las opciones de solicitudes, se requiere de lo siguiente:

1. Que la licencia del portal miBitákora, esté activa.
2. El administrador de la nómina, configure los cargos de los jefes inmediatos, que serán los aprobadores de las solicitudes desde el portal de empleados.
3. En el caso de las ausencias remuneradas, se requiere que el administrador de nómina o liquidador, configure las causas de las ausencias, que se mostrarán para realizar la solicitud por parte del empleado.

En los siguientes capítulos se describirá cada uno de los prerrequisitos.

Licencia del portal miBitákora

miBitákora es un servicio opcional para los clientes que se hayan suscrito. La empresa puede tomar la decisión en cualquier momento de desistir de este servicio para sus empleados.

La empresa puede estar usando la aplicación de liquidación de nómina Bitákora, pero no tener activo el acceso al portal de empleados miBitákora.

Configuración de los cargos que tendrán rol de aprobador en el portal miBitákora

Los empleados podrán registrar directamente las siguientes solicitudes por el portal miBitákora:

• Solicitar vacaciones a disfrutar
• Solicitar ausencias remuneradas

Por esto se requiere que el jefe inmediato de los empleados puedan aprobar o rechazar sus solicitudes y es el encargado de la nómina, quien debe otorgar los permisos necesarios a los cargos que tienen asignados los jefes inmediatos, que tendrán el rol de aprobadores de las solicitudes que registren los empleados.

Esta configuración se realiza por la opción de cargos en Bitákora y para esto debe seguir los siguientes pasos:

• Ingresar por la página de inicio de Bitákora a la opción de Maestros de configuración.
• Luego en la opción Cargos dentro de la empresa, marcar los cargos de las personas que podrán aprobar o rechazar las solicitudes de ausencias remuneradas y vacaciones desde el portal.

Aquí se pueden crear cargos o configurar los existentes. En el listado de cargos que se muestra a continuación, se observa en la columna Aprueba solicitudes en el portal, los cargos que están configurados con un SI.

Capitán de navío, es el cargo que tienen asignados los jefes inmediatos de cada embarcación de la Expedición América, que es nuestro caso simulado creando nuestra primera nómina, para la documentación. Así mismo será en las empresas, donde se deben especificar los cargos que ocupan los jefes inmediatos, quienes serán los que aprueben o rechacen las solicitudes de vacaciones y ausencias remuneradas de su personal a cargo.

Para modificar un cargo, dar clic sobre y luego marcar la casilla Aprueba solicitudes en portal, sobre el cargo que tendrá permisos de rol de aprobador.

Esta opción también estará disponible para la creación de cargos nuevos de forma individual o masiva con el importador de cargos.

Reporte de cargos de los empleados

Para confirmar los empleados que tienen el cargo que se asignará con rol de jefe inmediato o aprobador, lo pueden consultar por el reporte de Información detallada empleados en la sección de Reportes.

En el Excel se observan las personas que tienen asignado el cargo que tendrá el rol de aprobador, que en este caso serán los tres capitanes de navío de cada una de las embarcaciones de la Expedición América.

Crear y configurar los tipos de ausencia que se habilitarán en el portal

Para habilitar los diferentes tipos de ausencias remuneradas en el portal, estas deben ser configuradas por el administrador de la nómina en el maestro de Ausencias remuneradas en la sección de Maestros de configuración.

Al dar clic sobre el ícono se podrá configurar el tipo de ausencia.

En el maestro de Ausencias remuneradas, al crear o modificar los tipos de ausencia, debe marcarse la casilla Disponible en miBitákora, para que estas se muestren el portal y el empleado pueda seleccionar los los diferentes tipos de ausencia.

Para más información, consultar Registrar la solicitud de la ausencia remunerada en el portal, por parte del empleado, donde podrá conocer el impacto de no tener configurados los tipos de causas de ausencia remunerada.