Primas semestrales

La documentación detallada de las primas semestrales se organiza en nueve secciones.

Comienza con una introducción a la prima legal de servicios, abordando los siguientes puntos:

• ¿Qué es la prima legal?
• Configuración de conceptos que conforman la base para calcular el promedio de la prima.

La segunda sección, titulada Caso práctico de generación automática de primas en diciembre, ofrece una simulación visual del proceso de creación de primas para el mes de diciembre. A través de una imagen animada, se ilustra el flujo desde el cierre del periodo de noviembre hasta la generación automática de las primas correspondientes al mes siguiente.

La tercera sección, Generación automática de primas semestrales, está estructurada con una metodología teórico-práctica, donde se explicará el flujo del proceso de las primas legales para los empleados de la nómina seleccionada, desde el registro de la prima hasta la aprobación de la misma, incluyendo las novedades o descuentos que se pueden registrar para descontar de la prima legal.

La cuarta sección, Liquidación de las primas legales, se explica como se calculan los días a liquidar, el salario base y la liquidación que se genera para cada empleado, así como el cálculo de retención en la fuente de la prima, donde en el método uno se incluye en el mismo proceso de prima legal.

La quinta sección, Caso práctico de liquidación de la prima legal, se simula un caso y se muestra el proceso de desde la generación hasta la aprobación de la prima legal.

En la sexta sección, se encuentra lo relacionado con el Ajuste de primas. Proceso que se ejecuta automáticamente en los meses de junio y diciembre cada vez que se registra un evento al empleado, con el fin de que Bitákora calcule la diferencia del valor de la prima pagada y dejada de pagar a los empleados que recibieron pagos salariales adicionales en su nómina después del primer pago de prima.

En la séptima sección, Pago y contabilización de la prima semestral tratará de los pasos que siguen después de la liquidación y aprobación de la prima legal, como son el pago en tesorería y la contabilización de los documentos contables.

En la octava sección, Reporte de primas, se encuentran los informes que se pueden consultar de la prima del semestre que se está liquidando y también el reporte de primas que se puede generar en Excel de un rango de fechas.

En la novena sección, Consulta de prima de retiro y semestral, es una opción que está localizada en el Administrador de empleados, donde se pueden consultar el detalle de la prima por empleado.

¿Qué es la prima legal?

Según el Artículo 306 del CST, la prima legal es una prestación social que el empleador está obligado a pagar a sus empleados y que corresponderá a 30 días de salario por año trabajado. Se le pagará a los empleados en dos momentos:

• La mitad del pago en el mes de junio, como máximo el 30 de junio.
• La otra mitad en el mes de diciembre, a más tardar el 20 de diciembre.

Se reconocerá por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

Configuración de conceptos que conforman la base para liquidar la prima legal

Para determinar que conceptos hacen base de la prima, Bitákora promedia los conceptos que están asociados en Conceptos por categoría en la sección de Conceptos de nómina.

Seleccionar la agrupación Base promedio de prima, donde se deben agregar los conceptos salariales que son base para el cálculo del promedio de la prima.

Los conceptos de salario básico y auxilio de transporte no se requieren configurar en la agrupación de base promedio de la prima, porque ya están preconfigurados en el grupo de conceptos de salario, los cuales no se permiten asociar ni eliminar de la configuración de Bitákora.

Para más información al respecto, consultar Configuración de conceptos de nómina.

Ausencias no remuneradas en el promedio de la prima legal

Según el artículo 51 y 53 del CST, es suspensión del contrato, las siguientes:

• Las licencias o permisos temporales concedidos por el empleador, no remunerados
• Suspensión disciplinaria

Entre los efectos de la suspensión del contrato, dichos periodos pueden descontarse al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones.

La norma no indica que para liquidar la prima legal se puedan descontar los periodos de suspensión, es decir, que los días de ausencia no se pueden restar de los días laborados al liquidar la prima legal.

Bitákora no afecta los días laborados para el cálculo de los días a liquidar por prima legal y tampoco permite configurar en la agrupación Base promedio de prima los conceptos de ausentismo preconfigurados como lo es el concepto AUS1 - Ausentismo.

Configuración de subsidio de transporte para el pago de primas

En el caso de los empleados que tienen derecho al auxilio de transporte, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley 15 de 1959, Bitákora tendrá en cuenta el valor del auxilio de transporte como base para el cálculo de la prima legal de servicios.

El auxilio de transporte no constituye salario, es por expresa disposición legal del artículo 7 de la Ley 1 de 1963, que ordena que se debe tener en cuenta en el promedio de la prima legal.

Si el empleado en el Administrador de contratos tiene marcada la casilla Vive cerca del lugar de trabajo o se provee medio de transporte no se causará el pago por auxilio de transporte en la liquidación de nómina del empleado.

Para promediar el valor de la prima a generar en el semestre, Bitákora revisará adicionalmente la configuración Subsidio de transporte ubicada en Configuraciones del sistema. Por defecto, la casilla estará activada ✔️ y al calcular la base diaria para pagar la prima legal, tendrá en cuenta el valor del auxilio de transporte, así en la nómina del empleado no se cause el pago.

Si se desea no incluir el auxilio de transporte en la base de la prima legal y del auxilio de cesantías, cuando el empleado vive cerca al sitio de trabajo, se debe desactivar la opción mostrada en la imagen anterior.

Para más información al respecto, consultar Cambiar la configuración del subsidio de transporte en el Administrador de empleados.

Configuración para generar la prima solo en segunda quincena

Desplegado: 18/06/2024

A partir de ahora, la generación de primas en las nóminas quincenales se puede configurar para que se ejecute automáticamente, exclusivamente en la segunda quincena.

Esto le permitirá al administrador de la nómina, realizar el pago de la nómina normal en la primera quincena, sin incluir las primas legales de servicios, dejándolas pendientes para que se generen únicamente en la segunda quincena.

Para activar esta función, siga estos sencillos pasos:

1. Acceda a la sección Configuraciones del sistema.
2. Seleccione la opción Primas.
3. Marque la casilla Generación de prima semestral en periodo de cierre.

El comportamiento de la casilla de selección es la siguiente:

• Casilla marcada: Las primas se generarán automáticamente solo en la segunda quincena del mes.
• Casilla no marcada (predeterminado): Las primas se generarán automáticamente en dos momentos:
  • Primera quincena: Generación regular de primas.
  • Segunda quincena: En caso de que se registren eventos como comisiones, horas extras, etc. y se deba liquidar un ajuste de primas, el proceso también se ejecutará en este período.