¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?

Es una relación de correspondencia entre el valor mensual del concepto fijo con los diferentes eventos y condiciones contractuales del empleado como la jornada laboral, que hacen que varíe la cantidad de los días a tener en cuenta en el cálculo del concepto fijo a liquidar al empleado.

Para más información sobre los días efectivos del mes, consultar el tema Creación del calendario del contrato.

Para explicar la funcionalidad de la proporcionalidad en Bitákora, se presenta un caso práctico en el cual se indica a continuación la configuración con la que se registró el empleado y así poder visualizar los efectos en la liquidación de los conceptos fijos:

• Jornada de lunes a viernes 360 días.
• Pagos quincenales.
• Periodicidad de los conceptos fijos para pagar en todos los periodos.
• Valor del pago fijo para todos los conceptos de COP 30.000 mensuales, para mostrar de una forma sencilla la bitácora diaria, ya que cada día le corresponden COP 1.000.
• Al empleado se le registra un día para cada uno de los siguientes eventos: vacaciones a disfrutar, incapacidad, ausentismo y licencia remunerada, con el fin de explicar el efecto de cada evento en la proporcionalidad del concepto fijo.

Conceptos fijos registrados al empleado

En la imagen se observan los conceptos fijos registrados en Bitákora, donde cada concepto fijo representa un tipo de proporcionalidad.

Valor del pago fijo para todos los conceptos de COP 30.000 mensuales, a cada día le corresponden COP 1.000.

Al final del nombre del ítem aparecerá el tipo de proporcionalidad con la que fue registrado el concepto fijo a Bitákora, ejemplo: "1-Beneficio temporal de movilidad (no proporcional)", con la intención de mostrar en la bitácora y la liquidación del empleado el resultado de cada proporcionalidad.

Bitácora del empleado con los conceptos fijos registrados

El concepto fijo es un evento que se causa mensualmente, se genera automaticamente al inicio de cada mes y se registra en la bitácora en los días efectivos del mes, dependiendo de condiciones como el tipo de calendario del empleado, periodicidad, proporcionalidad del concepto fijo, ingreso y retiro del empleado.

Esta es la representación de los eventos y los conceptos fijos registrados en la bitácora del empleado.

Los eventos se distinguen por una marca en el día en que se registraron con los siguientes colores:

• El 6 de junio presentó un día ausentismo (roja)
• El 8 de junio un día de licencia remunerada (púrpura)
• El 9 de junio un día de vacaciones a disfrutar (amarillo)
• El 13 de junio un día de incapacidad (verde)
• El 5 y el 12 de junio fueron domingos (negrilla)
• Del 1 al 15 de junio no se presentaron días festivos

Los conceptos fijos se representan con un color azul oscuro lo que se está liquidando en el periodo actual que es la primera quincena y con un color azul más claro la parte que se causa en la segunda quincena.

Para más información sobre la bitácora del empleado consultar **Calendarios del contrato en la sección Entendiendo el motor de liquidación de Bitákora.

Liquidación de los conceptos fijos del empleado

En la liquidación del empleado se observa la cantidad de días liquidados para cada concepto fijo registrado, donde los días y el valor a liquidar varían de acuerdo a la propocionalidad seleccionada para cada concepto fijo.

Tipos de proporcionalidad

En Bitákora existen seis tipos de proporcionalidad:

• No proporcionalidad
• Contratados
• Laborados
• Hábiles
• Trabajados y festivos
• Contratados menos ausentismos

Tomando el ejemplo indicado anteriormente, explicaremos a continuación cada uno de los tipos de proporcionalidad, como se causa cada concepto fijo en la bitácora del empleado y luego como se cálcula la liquidación de cada concepto fijo, de acuerdo con la proporcionalidad seleccionada en el registro del concepto fijo.

No proporcional

Los días para calcular el concepto fijo registrado con este tipo de proporcionalidad no proporcional, se causan y se liquidan de la siguiente forma:

• No se aplica proporcionalidad, se liquida el mes completo del concepto fijo.
• Se causan todos los días del mes en la bitácora.
• Se liquidan todos los días del mes sin afectarsen por ningún evento.
• Los días a pagar del concepto fijo no se afectan por el ingreso o retiro del empleado dentro del mes.
• La única condición para pagar el concepto fijo registrado, es que el empleado cuente en Bitákora con un contrato activo en el periodo en liquidación.

La bitácora del empleado registró los 4 eventos registrados (ausentismo, licencia remunerada, vacaciones y la incapacidad) y luego el concepto fijo BEN1 Beneficio temporal de movilidad (no proporcional), donde se causaron 30 días para el mes, no viéndose afectada la causación del concepto fijo por los eventos registrados al empleado.

La periodicidad seleccionada para el ejemplo fue la de todos los periodos, por lo que Bitákora liquida 15 días en la primera quincena de junio por valor de COP 15.000 y en la segunda quincena pagará los restantes 15 días del concepto fijo por el mismo valor, para un total de COP 30.000 que corresponde al valor mensual registrado.

Contratados

Para este tipo de proporcionalidad lo contratado es la suma de todos los días del contrato que están dentro del periodo o del mes en liquidación, sin descontarle ningún evento.

Los días para calcular el concepto fijo registrado con este tipo de proporcionalidad contratados, se causan y se liquidan de la siguiente forma:

• Se causan todo los días del mes sin afectarsen por ningún evento.
• Se paga desde la fecha de ingreso, cuando ingresa el empleado en el mes en liquidación.
• Se paga hasta la fecha de retiro, cuando se retira el empleado en el mes en liquidación.

Se registró el concepto fijo BEN2 Beneficio temporal de vivienda (contratados) por COP 30.000, que se le pagan los días del contrato, para un total de 15 días en la primera quincena y 15 días para la segunda quincena.

A continuación se muestra el cálculo del valor a pagar para este concepto fijo en cada quincena:

Valor a pagar concepto fijo = Valor mes / 30 días X días contratados en el periodo
Valor a pagar concepto fijo = COP 30.000 / 30 días X 15 días contrato = COP 15.000.

Días laborados

Para este tipo de proporcionalidad días laborados, el concepto fijo se paga por los días efectivamente laborados en el periodo o en el mes en liquidación, que resultan de los días contratados, restando los días de los eventos y los días dominicales y festivos.

Los días para calcular el concepto fijo registrado con este tipo de proporcionalidad contratados, se causan y se liquidan de la siguiente forma:

• Se causan los días laborados en la bitácora del empleado.
• No se liquida el concepto fijo en los días en los que el empleado presenta eventos como son: vacaciones, incapacidades, ausentismos y licencias remuneradas.
• En jornada laboral de lunes a viernes: No se paga el concepto por el sábado y domingo.
• En jornada laboral de lunes a sábado: No se paga el concepto por el domingo.
• No se paga el concepto por los días festivos.

Se registró el concepto fijo BEN3 Beneficio temporal de vestido (laborados) por COP 30.000.

El empleado presenta los siguientes eventos, por los cuales no se paga el concepto fijo:

• Ausentismo el 6 de junio
• Licencia remunerada el 8 de junio
• Vacaciones a disfrutar el 9 de junio
• Incapacidad el 13 de junio

De acuerdo con la jornada de lunes a viernes, con la proporcionalidad de días laborados el concepto fijo no se paga por:

• Los días dominicales y festivos que serían los días 5 y 12 de junio de 2022.
• Los días sábados, que serían los días 4 y 11 de junio. Estos días se toman como descanso para el empleado.

Se le pagan los días efectivamente laborados que para el caso corresponde a los días 1, 2, 3, 7, 10, 14 y 15 de junio de 2022, para un total de 7 días efectivamente laborados, para un pago por el concepto fijo de COP 7.000.

En la bitácora se causa el mes desde el 1 al 30 de junio para un total de 16 días, pero en la liquidación se paga solo lo laborado en el primer periodo, es decir hasta el 15 de junio un total de 7 días, para un valor a pagar de COP 7.000. A continuación se muestra el cálculo del valor a pagar por este concepto fijo:

Valor a pagar concepto fijo por días laborados = Valor mes / días del mes X (días contrato - días eventos - dominicales y festivos)
Valor a pagar concepto fijo por días laborados = COP 30.000 / 30 días X (15 - 4 - 4 días) = COP 7.000

Días hábiles

Para este tipo de proporcionalidad el concepto fijo se paga por los días habiles del periodo o del mes en liquidación, que resultan de los días contratados menos los días dominicales y festivos, con las siguientes condiciones:

• Se causan los días hábiles en la bitácora del mes.
• Se paga el concepto fijo por los días hábiles que estén dentro del periodo en liquidación.
• La liquidación del concepto fijo no se ve afectado por los eventos.
• En jornada laboral de lunes a viernes: No se paga el concepto por el sábado y domingo, porque no se labora.
• En jornada laboral de lunes a sábado: No se paga el concepto por el domingo, porque no se labora.
• No se paga el concepto por los festivos.

Se registró el concepto fijo BEN4 Beneficio temporal de salud (hábiles) por COP 30.000.

De acuerdo con la jornada de lunes a viernes y con la proporcionalidad de días hábiles el concepto fijo no se paga por:

• Los días dominicales y festivos que serían los días 5 y 12 de junio de 2022.
• Los días sábados, que serían los días 4 y 11 de junio. Estos días se toman como descanso para el empleado.

A continuación se muestra el cálculo del valor a pagar por este concepto fijo:

Valor a pagar concepto fijo días hábiles = Valor mes / días del mes X (días contrato - dominicales y festivos)
Valor a pagar concepto fijo días hábiles = COP 30.000 / 30 días X (15 - 4 días) = COP 11.000

Días trabajados y festivos

Para este tipo de proporcionalidad, el concepto fijo se paga por los días efectivamente laborados, más los dominicales y festivos que estén dentro del periodo en liquidación, restando los eventos del periodo, con las siguientes condiciones:

• Se causan todos los días laborados, dominicales y festivos en la bitácora del empleado.
• Se paga desde la fecha de ingreso, cuando ingresa en el mes en liquidación.
• Se paga hasta la fecha de retiro, cuando se retira en le mes en liquidación.
• No se paga el concepto fijo en los días en los que el empleado presenta eventos como son: vacaciones, incapacidades, ausentismos y licencias remuneradas.

Se registró el concepto fijo BEN5 Beneficio temporal de alimentación (trabajados y festivos) por COP 30.000.

En la bitácora se causa el mes desde el 1 al 30 de junio para un total de 26 días, pero en la liquidación del periodo se paga hasta el 15 de junio, un total de 11 días, para un valor a pagar de COP 11.000. A continuación se muestra el cálculo del valor a pagar por este concepto fijo en el periodo:

Valor a pagar concepto fijo días trabajados y festivos = Valor mes / días del mes X (días contrato - eventos)
Valor a pagar concepto fijo días trabajados y festivos = COP 30.000 / 30 días X (15 días - 4 días ) = COP 11.000

Días contratados menos ausentismos

Es la misma proporcionalidad Contratados, excepto que no se paga el concepto fijo por los días que el empleado presente ausentismos en el periodo o del mes en liquidación (ausentismos, sanciones y licencias no remuneradas).

Los días para calcular el concepto fijo registrado con este tipo de proporcionalidad, se causan y se liquidan de la siguiente forma:

• Se paga el periodo completo del concepto fijo.
• Se paga desde la fecha de ingreso, cuando ingresa en el mismo periodo en liquidación.
• Se paga hasta la fecha de retiro, cuando lo retiran en el mismo periodo en liquidación.
• No se paga el concepto fijo por los días de ausentismo.
• No lo afectan los eventos del periodo o mes en liquidación (incapacidades, licencias remuneradas y vacaciones).

Se registró el concepto fijo BEN6 Beneficio temporal de alimentación (contratados menos ausentismos) por COP 30.000.

En la bitácora se causa el mes desde el 1 al 30 de junio para un total de 29 días, pero en la liquidación se paga solo lo del periodo un total de 14 días, para un valor a pagar de COP 14.000. A continuación se muestra el cálculo del valor a pagar por este concepto fijo:

Valor a pagar concepto fijo = Valor mes / días del mes X (días contrato - ausentismos)
Valor a pagar concepto fijo = COP 30.000 / 30 días X (15 - 1 días ) = COP 14.000

¿Cómo se afecta la proporcionalidad del concepto fijo por el ingreso o retiro del empleado?

El valor a liquidar por el concepto fijo en todas la proporcionalidades se ve afectado por el ingreso y retiro del empleado, excepto la de no proporcionalidad, que paga el mes completo sin tener en cuenta si el empleado ingreso o se retiró en el periodo o en el mes liquidación.

Liquidación de los conceptos fijos cuando el empleado ingresa

La liquidación de los conceptos fijos se afecta cuando ingresa un empleado en el periodo o mes en liquidación, donde Bitákora liquida el concepto fijo desde la fecha de ingreso del empleado en adelante.

Registro de conceptos fijos

Para explicar el efecto sobre el pago del concepto fijo se ingresó un empleado con fecha 4 de marzo y se le realiza un registro de conceptos fijos con cada uno de los seis tipos de proporcionalidad que existen en Bitákora.

Bitácora del empleado con los conceptos fijos registrados

El valor registrado en cada concepto fijo es por COP 30.000 mensuales y así mostrar de una forma sencilla la bitácora diaria, que para una jornada de lunes a viernes donde se liquidan 30 días al mes, a cada día le corresponden COP 1.000, excepto para la proporcionalidad no proporcional que se paga el mes completo del concepto fijo.

Al empleado se le registraron cuatro eventos:

1. Ausentismo el 7 de marzo
2. Licencia no remunerada el 8 de marzo
3. Vacaciones a disfrutar el 9 de marzo
4. Incapacidad el 10 de marzo

Se causa en la bitácora del empleado desde la fecha de ingreso (4 de marzo) hasta el 30 del mes, distribuyendo cada uno de los conceptos fijos en el mes de acuerdo con cada tipo de proporcionalidad.

Detalle de liquidación de los conceptos fijos

En el detalle de liquidación marcado con un rectángulo en color rojo se muestran los 4 eventos presentados en el mes en liquidación (vacaciones, licencia remunerada, incapacidad y ausentismo). En color verde se muestra el valor a pagar de cada uno de los conceptos fijos de acuerdo con el tipo de proporcionalidad seleccionado.

Tabla de como se calculan los días a liquidar para cada concepto fijo

En el cuadro anterior se detalla para cada tipo de proporcionalidad los días que se toman en cuenta para liquidar cada concepto fijo.

• La columna Días contratados del mes corresponde a la suma de todos los días desde la fecha de ingreso del empleado hasta el último día del mes, que para este caso es 30 de marzo.
• De la segunda a la quinta columna corresponden a los días que no se pagan, los cuales se le restarán a los días contratados del mes, de acuerdo con cada tipo de proporcionalidad seleccionada.
• La columna Total días a pagar, corresponde al resultado y serán los días que se liquidarán en el mes para cada concepto fijo registrado.

Liquidación de los conceptos fijos cuando el empleado es retirado

La liquidación de los conceptos fijos se afecta cuando un empleado es retirado en el periodo o mes en liquidación, donde Bitákora liquida el concepto fijo hasta la fecha de retiro del empleado.

Registro de conceptos fijos empleado retirado

Para explicar el efecto sobre el pago del concepto fijo se retira un empleado con fecha de corte 13 de junio, el cual cuenta con registro de conceptos fijos con cada uno de los seis tipos de proporcionalidad que existen en Bitákora.

Bitácora del retiro del empleado

Se causa en la bitácora del empleado desde el primer día del mes de junio hasta el 30 de junio, distribuyendo cada uno de los conceptos fijos en el mes de acuerdo con cada tipo de proporcionalidad.

El valor registrado en cada concepto fijo es por COP 30.000 mensuales y así mostrar de una forma sencilla la bitácora diaria, que para una jornada de lunes a viernes donde se causan 30 días al mes, a cada día le corresponden COP 1.000, excepto para la proporcionalidad no proporcional que se paga el mes completo del concepto fijo.

Al empleado se le registraron cuatro eventos:

1. Ausentismo el 6 de junio
2. Licencia no remunerada el 8 de junio
3. Vacaciones a disfrutar el 9 de junio
4. Incapacidad el 13 de junio

Detalle de liquidación de los conceptos fijos

En el detalle de liquidación marcado con un rectángulo en color rojo se muestran los 4 eventos presentados en el mes en liquidación (vacaciones, licencia remunerada, incapacidad y ausentismo). En color verde se muestra el valor a pagar de cada uno de los conceptos fijos de acuerdo con el tipo de proporcionalidad seleccionado.

Tabla de como se calculan los días a liquidar para cada concepto fijo

En el cuadro anterior se detalla para cada tipo de proporcionalidad los días que se toman en cuenta para liquidar cada concepto fijo en el retiro del empleado.

• La columna Días contratados del mes corresponde a la suma de todos los días desde el 1 de junio hasta la fecha de retiro (13 junio) del empleado, que para este caso son 13 días.
• De la segunda a la quinta columna corresponden a los días que no se pagan, los cuales se le restarán a los días contratados del mes, de acuerdo con cada tipo de proporcionalidad seleccionada.
• La columna Total días a pagar, corresponde al resultado y serán los días que se liquidarán en el mes para cada concepto fijo registrado.