¿Qué pasa en Bitákora cuando unas vacaciones son liquidadas?

Bitákora es una aplicación reactiva, esto quiere decir que cuando un evento sucede para un empleado, los diferentes subsistemas de Bitákora son notificados y ejecutan sus actividades para reflejar los efectos del evento.

Para el caso de las vacaciones, los subsistemas de Bitákora que se activan son:

• Liquidación.
• Subsidio de transporte.
• Conceptos fijos.
• Aportes del empleado a seguridad social.
• Cálculo de PILA (cuando el periodo es de cierre del mes).

Liquidación

El liquidador de vacaciones discriminará los pagos de días hábiles, días en dinero y días festivos.

En el registro de las vacaciones disfrutadas, es importante diferenciar los días hábiles de los días festivos porque contablemente afectan cuentas diferentes, principalmente porque las vacaciones se provisionan en días hábiles, así se disfruten de corrido con los descansos remunerados intermedios.

Las vacaciones en dinero se registran en la bitácora en el día inicial del disfrute de las vacaciones, mostrando dicho registro en un solo día, así se paguen varios días de vacaciones en dinero.

Vacaciones que finalizan el último día hábil de la semana

Los registros de vacaciones que finalizan el último día hábil de la semana liquidan vacaciones hasta ese día y no incluyen el fin de semana de la jornada laboral. El sistema calculará la fecha de reintegro empezando el siguiente día hábil a la fecha de finalización de vacaciones.

En este ejemplo se ilustran vacaciones que terminan en viernes, para un empleado que tiene jornada laboral de lunes a viernes. La fecha final de vacaciones es el viernes 14 y la fecha de reintegro es el martes 18 (el lunes 17 es festivo).

Efectos prácticos de esta consideración:

• Como se puede ver en el concepto de subsidio de transporte, el empleado no pierde el subsidio de transporte legal por los días del descanso remunerado que no hacen parte de las vacaciones, así se reintegre el 18 de mayo a sus labores.
• Se disminuye el impacto salarial de los empleados que tienen una base variable muy elevada, como por ejemplo los comerciales, liquidando el descanso al valor del salario básico. Con esta política se evita que personas con promedios elevados soliciten el viernes de vacaciones y le pague para este caso 4 días con el promedio variable.

Vacaciones que se disfrutan pasando por el final del mes de febrero

Cuando un empleado tiene jornadas laborales en días comerciales (se pagan 360 días al año y se liquidan 30 días al mes) y solicitan vacaciones que inician en febrero y finalizan en marzo, se deben reconocer los pagos asociados a los días que completan febrero.

Bitákora discrimina los valores pagados por esos días en un ítem aparte de compensación. Evidenciando la diferencia entre el calendario natural del comercial (si fuera un año bisiesto solo se compensa el 30 de febrero).

Vacaciones que se disfrutan en día 31 del mes

Las vacaciones registradas que disfruten el día 31 generan pago por ese día al empleado. Si el día 31 es un día hábil, ese día también es descontado del libro de vacaciones del empleado. De esta manera se reconoce la prestación social de las vacaciones en contraste al reconocimiento del salario.

Subsidio de transporte

Los días en los cuales un empleado está en disfrute de vacaciones, Bitákora no le liquida el subsidio de transporte legal. Este efecto lo podemos entender desde la vista de las bitácoras del mes.

Como se puede notar en la Bitácora, los calendarios del 18 al 24 de febrero quedan marcados en amarillo representando el periodo de vacaciones disfrutado. En este rango de días no se paga salario básico y también se evidencia la afectación sobre el subsidio de transporte.

Conceptos fijos

Si existen conceptos fijos registrados con proporcionalidades que son solo liquidadas los días que efectivamente el empleado labora, el registro de vacaciones genera una reliquidación de esos conceptos fijos, ajustando los días pagados.

En este ejemplo el empleado tiene configurado un pago fijo por el concepto Beneficio temporal de movilidad, el cual se registró con la proporcionalidad Laborados. Las vacaciones evitan el pago de ese concepto en los días disfrutados.

Para más información puede consultar Proporcionalidad del concepto fijo.

Aportes del empleado a los subsistemas de seguridad social

Los aportes a los subsistemas de salud y pensión por parte del empleado se ven afectados al momento de disfrutar vacaciones.

La base del aporte a estos dos subsistemas no se realiza sobre el valor pagado por el concepto de vacaciones sino sobre la base cotizada en el mes anterior. Artículo 70 del Decreto 806 de 1998.

Bitákora detalla el valor tomado como base de aportes de seguridad social a causa de las vacaciones, el cual se puede ver en el detalle de la liquidación. Este detalle también quedará disponible en el volante del empleado.

Cálculo de PILA

Al igual que la base de liquidación del empleado, al momento de hacer los cálculos de PILA, Bitákora detallará una línea individual por cada registro de vacaciones. El ingreso base de cotización (IBC) para esa línea será calculada con el IBC cotizado en el mes anterior. Artículo 70 del Decreto 806 de 1998.

La afectación a la PILA generada por el evento del registro de vacaciones se podrá constatar en el administrador del empleado, en el menú Gestionar opción PILA, siempre y cuando estemos en el periodo de cierre del mes.

De la lámina anterior podemos ver que se reportan independientemente 7 días y se detallan los aportes a todos los subsistemas de seguridad social asociados al evento de vacaciones. En caso de que existan más de unas vacaciones registradas en el mes, aparecerá una pestaña VAC independiente por cada evento.

Afectación en PILA de los días compensados en dinero

Los días compensados en dinero no se reportan en la línea VAC. Estos pagos solo afectan la cotización de aportes parafiscales (ICBF, SENA y Caja de compensación) y se reportan en la línea Normal. En la siguiente lámina podemos ver el efecto en el IBL de un día compensado en dinero.

Liquidación de la PILA en vacaciones disfrutadas al 31 del mes

Para mantener la regla de liquidación de 30 días por mes, los días 31 no serán reconocidos en la línea VAC. EL efecto de la remuneración del día 31 se realizará en un incremento del IBC de la línea Normal y la marca VST anunciando un cambio en la base.

Para las vacaciones que inician el 27 y disfrutan el día 31 representadas en la siguiente bitácora:

Se reportarán 4 días en la línea VAC con el IBC de vacaciones desde el 27 al 30.

Los 26 días restantes (para completar 30) en la línea Normal, incrementando el IBC de la línea normal con el valor pagado el día 31 y realizando la marca VST (variación de salario transitoria).