Registrar el retiro de un empleado
- 22 Aug 2023
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Registrar el retiro de un empleado
- Updated on 22 Aug 2023
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El retiro de un empleado en Bitákora se realiza por el Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Retiros.
El retiro de un empleado se realiza de forma individual, diligenciando el formulario con los siguientes pasos:
- Seleccione la Fecha de retiro. El calendario mostrará las fechas disponibles desde el periodo anterior hasta el periodo actual en liquidación. No deben existir eventos del empleado posteriores a la fecha de retiro.
- Seleccione la Causa del retiro. Si no existe la causa requerida, ingresar con el lápiz verde
que se encuentra al lado derecho del campo, con el cual se puede crear la causa sin tener que salir de la opción de registro. - Seleccionar el ¿Otro motivo?. Si no existe el motivo, ingresar con el lápiz verde y crear el motivo.
- Seleccione la casilla Indemnizar. Al marcarla Bitákora calculará y generará la indemnización de acuerdo con el tipo de contrato del empleado.
que se encuentra al lado derecho del campo, con el cual se puede crear la causa sin tener que salir de la opción de registro.❌ Eventos posteriores a la fecha de retiro
Bitákora no permitirá simular ni guardar el retiro del empleado si fueron registrados eventos posteriores a la fecha de retiro como por ejemplo: novedades, incapacidades, ausentismos, licencias, etc.
Para solucionarlo se deben modificar, truncar o terminar los eventos, por ejemplo si es una novedad de comisiones prorrateada hasta el final de periodo y el retiro es antes de la fecha final del periodo, modificar la novedad y registrarla sin prorratear con fecha anterior a la fecha de retiro.
Simular el registro de retiro del empleado
Bitákora ofrece la posibilidad de que sin guardar el registro del retiro y sin afectar la liquidación del periodo actual del empleado, el usuario pueda ver los datos del retiro del empleado. Con esta funcionalidad se pueden verificar los cálculos de prestaciones sociales, el valor de la indemnización, los días de vacaciones pendientes por liquidar y el total de préstamos pendientes.
En la simulación se ofrece la facilidad de poder revisar el detalle de cada una de las prestaciones sociales, vacaciones y préstamos, dando clic sobre el 
.
Efectos de guardar el registro de retiro del empleado
Una vez se guarda el registro de retiro, Bitákora presentará el detalle del retiro y el registro quedará en proceso de retiro, para lo cual será necesario aprobarlo en la opción de Aprobaciones pendientes.
Para más información al respecto consultar Aprobaciones pendientes.
💡 Al registrar el retiro del empleado, Bitákora activará el proceso de liquidación del periodo, provisiones, PILA y contabilidad.
En el detalle de liquidación del empleado se puede observar la liquidación de las prestaciones sociales y vacaciones del empleado creadas por el registro de retiro.
Saldo pendiente de préstamos del empleado
Se mostrará en la pantalla de registro, adicional a lo presentado en la misma pantalla de simulación del retiro, el saldo pendiente de préstamos para que pueda ser conciliado.
En caso de existir un saldo Bitákora mostrará una casilla editable con el valor a descontar en la liquidación de retiro del empleado, donde se podrá registrar un valor a conciliar del préstamo.
En la imagen presentada anteriormente el empleado adeuda una sola cuota del préstamo, la cual se descontará en el periodo actual y por esto el saldo pendiente es cero.
⚠️ Saldo del préstamo en el retiro del empleado
Si existiera un saldo que supere el valor neto a pagar del retiro, se debe determinar el saldo a descontar para que el retiro no genere un valor negativo.
En caso de que exista un saldo pendiente de préstamo y no se asigne un valor en la casilla Valor a pagar en la conciliación del préstamo, Bitákora no permitirá aprobar el retiro del empleado. Se debe fijar un valor a conciliar que se descontará de la liquidación de retiro y luego si aprobar.
Para más información consultar la opción Modificar y eliminar un registro de préstamo.
Consulta y registro de eventos del empleado en proceso de retiro
Bitákora al detectar que el empleado está en proceso de retiro no permite el registro de eventos del empleado.
Los eventos que no se mostrarán para los empleados que están en retiro, serán:
- Novedades
- Incapacidades
- Ausentismos
- Licencias remuneradas
- Vacaciones
- Avances de cesantías
- Modificaciones de salario
- Conceptos fijos
- Préstamos
Si se requieren consultar los eventos registrados del empleado, se podrá realizar por la opción de Eventos y novedades.
✨ Si se cancela o elimina el registro de retiro del empleado, el empleado quedará nuevamente en estado activo y se podrán registrar todos los eventos.
Consecuencia de aprobar el registro de retiro del empleado
Al aprobar el registro de retiro del empleado, este quedará en estado retirado y el proceso en la liquidación de la nómina quedará cerrado, no teniendo reversión, por esto antes de aprobar el retiro se debe revisar que el empleado no tenga ningún evento por registrar.
⚠️ Forma de pago para realizar el pago en tesorería
Antes de aprobar el retiro del empleado, se recomienda verificar la forma de pago y la cuenta bancaria del empleado. Después de aprobado no podrá cambiarse la forma de pago.
⚠️ Aprobación del registro de retiro del empleado
Una vez es aprobado el retiro, el proceso no tendrá reversión.
A partir de la aprobación, ya no será posible registrar eventos del empleado.
Solo podrá consultarse por la sección de Empleados, seleccionando la casilla de Retirados y utilizando el buscador de empleados retirados.
El siguiente paso después de aprobado el registro de retiro del empleado es el pago por el módulo de tesorería de Bitákora.
Para más información consultar Pagos pendientes de tesorería.
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