Registrar vacaciones para un empleado

Para registrar las vacaciones de un empleado ingresar al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Vacaciones.

Al ingresar se mostrará el formulario para el registro de vacaciones del empleado.

Para realizar el registro se debe diligenciar la fecha de inicio de vacaciones, la cantidad de días hábiles por disfrutar y en dinero solicitados por el empleado y hacer clic en Guardar.

La fecha inicial de disfrute de las vacaciones debe estar en periodo actual. No se pueden registrar vacaciones que se programen en periodos futuros, como tampoco afectar liquidaciones pasadas.

Al momento de diligenciar la fecha inicial de disfrute, Bitákora calcula la cantidad de días pendientes de vacaciones a esa fecha e informa de esa cantidad al lado de la casilla días por disfrutar. Esa información ayuda al liquidador de la nómina a verificar los días que por ley el empleado tiene derecho.

Bitákora no impedirá que el empleador adelante días de vacaciones al empleado, pero esta solicitud no generará una liquidación de las vacaciones, sino que dejará el registro pendiente de aprobación.

Para más información consultar Aprobaciones pendientes en la sección de Procesos de cierre.

La legislación colombiana en el numeral 1 del artículo 189 del CST modificado por el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010, con el ánimo de proteger el descanso de los trabajadores, no permite que los días disfrutados sean inferiores a los días compensados en dinero. A pesar de esto, Bitákora le permite al liquidador compensar cualquier cantidad de días en dinero, sin importar los días disfrutados, pero este registro quedará pendiente de aprobación antes de ser realmente liquidado.

Simular las vacaciones

Bitákora permite que antes de realizar un registro en la aplicación el usuario pueda ver el resultado mediante una simulación. Esta funcionalidad se brindó para que pueda verificar las fechas de finalización y reintegro, los días de descanso dominical o festivo que se generarán o los cálculos del promedio diario con el cual se liquidarán los días de vacaciones.

Empleados que no tienen derecho a vacaciones

En general todos los contratos laborales están sujetos a la obligación de otorgar vacaciones remuneradas a los empleados. Pero existen relaciones contractuales que son exceptuadas de esta obligación, según el artículo 30 y 31 de la Ley 789 de 2002 por ser considerados una forma especial dentro del Derecho Laboral, reciben un apoyo de sostenimiento mensual, el cual en ningún caso constituye salario y son los siguientes tipos de contratos:

• Aprendices del SENA en etapa lectiva y práctica
• Pasantes o practicantes universitarios

Conflictos en la liquidación cuando ya existen vacaciones registradas

Bitákora blindará que el promedio pagado por vacaciones sea correcto en el tiempo. Por lo anterior si después de registradas unas vacaciones, el usuario intenta registrar una novedad que afecte el promedio, se generará una advertencia que impide hacer el registro. Los eventos que afectan el promedio son:

• Registrar una novedad que hace base para el pago de vacaciones con fecha anterior al inicio de las vacaciones.
• Registrar un aumento de salario con fecha anterior a la fecha de inicio de vacaciones.
• Trasladar a un empleado de nómina.

Para corregir esta situación el usuario deberá eliminar el registro de vacaciones, registrar las novedades que necesite y volver a realizar el registro de las vacaciones.

En resumen:

• Eventos que generan aprobación:
  • Solicitar más días de los que el empleado tiene derecho a la fecha de inicio de vacaciones.
  • Solicitar más días en dinero que días por disfrutar.
• Solicitudes no permitidas:
  • Solicitudes con fecha de inicio fuera del periodo de liquidación.
  • Solicitudes que se traslapen con registros anteriores de vacaciones, incapacidades, ausentismos o licencias remuneradas.
  • Solicitudes realizadas a empleados que no tienen derecho de vacaciones. Ej: Aprendices SENA.

Cálculo de los días disponibles de vacaciones

De acuerdo al numeral 1 del artículo 186 del CST el empleado tiene derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado. Bitákora no exige que se haya cumplido el año para que el empleado pueda disfrutar vacaciones.

Los días contratados son la suma de todos los días desde el inicio del contrato, descontándole los días reportados por ausentismos (sanciones, licencias no remuneradas, etc.), que según los artículos 51 y 53 del CST, estos periodos de suspensión del contrato el empleador puede descontarlos al liquidar las vacaciones y cesantías.

Los días disfrutados son la cantidad de días hábiles y compensados en dinero registrados durante la totalidad del contrato laboral.

En cuanto a los días contratados y los días del año, se debe tener en cuenta el tipo de calendario de la jornada laboral registrado en el contrato del empleado, como se explica a continuación.

Cálculo de días para calendarios comerciales

En los calendarios comerciales si un empleado labora un año completo, recibe remuneración por 360 días.

Pare estos casos asumimos que todos los meses son de 30 días, por lo tanto, los días contratados se contabilizarán por meses de 30 días, sin importar que haya trabajado los días 31 o su contrato haya estado vigente durante febrero.

Si un empleado ingresa el 15 de enero de 2021 y solicita vacaciones iniciando el 12 de marzo de 2021, la cantidad de días contratados será de 57 días (16 en enero, 30 en febrero, 11 en marzo).

Los días del año serán 360.

Cálculo de días para calendarios naturales

Al igual que para los cálculos de días comerciales el rango de fechas es desde el día de ingreso hasta el día anterior a la fecha de inicio de vacaciones. La diferencia es que se contarán como días contratados cada día del calendario real y el total de días del año se contará un año corrido terminando el día anterior a la fecha de inicio de vacaciones.

Simulando el mismo ejemplo ilustrado anteriormente, los días contratados serán 56 días (17 en enero, 28 en febrero, 11 en marzo).

Los días del año serán 365 días, que corresponden a la cantidad de días entre el 12 de marzo de 2020 y 11 de marzo de 2021 (si el rango hubiera pasado sobre un año bisiesto, los días del año serían 366).

Para este caso los días pendientes se calcularían de la siguiente manera:

Cálculo del promedio diario para el pago de vacaciones

La base de vacaciones tiene dos componentes, el salario básico y el salario variable.

Componente de salario básico

Para el salario básico se tiene en cuenta el salario pactado en el día en el que se inician las vacaciones. Para este componente se entenderá que el salario diario es el salario mensual pactado dividido por 30 días.

El artículo 192 del CST en el numeral 1 indica que al trabajador se le paga con el salario ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de las vacaciones, por esto es importante que las novedades que afecten el salario básico estén registradas en Bitákora en la fecha que correspondan, como por ejemplo el registro de aumento de salario del empleado.

Componente de salario variable

Este componente hace referencia a los pagos salariales adicionales al básico que haya recibido el empleado durante el año anterior, esto de acuerdo con el numeral 2 del artículo 192 del CST. En este punto hay que hacer una diferenciación porque la ley no obliga a pagar con la misma base las vacaciones compensadas en dinero a las vacaciones disfrutadas en días de descanso.

El concepto legal del numeral 1 del artículo 192 del CST estipula que recibirá el salario ordinario y como consecuencia no es necesario pagar vacaciones disfrutadas sobre los pagos de trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario (horas extras diurnas, nocturnas, festivas), solamente se incluyen los recargos nocturnos.

Ampliando el precepto normativo mencionado, la Corte Constitucional en la sentencia C-229 de 1996 y en el concepto del Ministerio del Trabajo radicado No. 9145-2016, respecto de la liquidación de las vacaciones disfrutadas precisaron lo siguiente:

En este orden de ideas, hay que afirmar que el no incluir en el salario que el trabajador recibe durante el período de vacaciones, lo correspondiente al valor del trabajo en días de descanso obligatorio y al valor del trabajo suplementario o de horas extras, obedece a una razón elemental: durante las vacaciones, el trabajador no labora en los días de descanso obligatorio, ni trabaja horas extras. Mal podría, en consecuencia, cobrar por un trabajo que no realiza.

Pero, para el caso de las vacaciones compensadas en dinero, si se tienen en cuenta todos los conceptos salariales, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 189 del CST que indica que se tomará como base el último salario devengado por el trabajador. Situación que también fue aclarada en la Sentencia C-229 de 1996 y en el concepto del Ministerio del Trabajo radicado No. 9145-2016

... Pero, cuando al compensarlas en dinero se toma como base el último salario devengado, es claro que éste puede incluir la remuneración correspondiente al trabajo en días de descanso obligatorio o a las horas extras, si ha habido tal trabajo. Son, como se ve, situaciones distintas, cuyas diversas regulaciones son razonables.

Bitákora permite configurar independientemente las bases para cada uno de estos eventos, los conceptos que se deseen que hagan parte se pueden configurar en la opción de agrupaciones de conceptos.

Desde el panel derecho de la página principal, con un solo clic sobre el ícono aparecerá en la parte de derecha el panel de configuraciones y seleccionar Crear y configurar conceptos de nómina.

Al ingresar se mostrará el Administrador de conceptos.

En esa sección ingresamos a Conceptos por categoría y allí consultamos las agrupaciones Base promedio vacaciones disfrutadas y Base promedio vacaciones en dinero que están en la categoría Bases para calcular promedios.

Para más información con respecto a las agrupaciones puede consultar Conceptos por categoría.

Cálculo del promedio

Cálculo del total devengado

Teniendo en cuenta los conceptos de nómina que se deben incluir para cada uno de los promedios, Bitákora consulta los pagos realizados por esos conceptos desde el día anterior a la fecha de inicio de vacaciones, devolviéndose un año calendario.

Bitákora es una aplicación que se basa en la causación diaria de los pagos laborales, de ahí la importancia de entender la implicación del uso de la fecha de registro de una novedad. Para más información al respecto consultar [Registro de Novedades].

A continuación, veremos el efecto del registro de novedades en la liquidación de vacaciones que inician en medio del periodo de liquidación. Tomando como caso práctico que el empleado solicitó un día de vacaciones a partir del día 19 de mayo.

Bitákora tomará todos los pagos realizados, desde el 19 de mayo de 2020 hasta el 18 de mayo de 2021, completando de esta manera un año corrido. Esto de acuerdo a lo que indica el numeral 2 del artículo 192 del CST, que indica que se liquidarán con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior. Es por esto que no se incluye dentro del promedio el día del registro de vacaciones, que para este caso es el 19 de mayo de 2021, ya que este día lo disfrutará como vacaciones y el promedio se toma hasta el día anterior al inicio del disfrute de vacaciones.

De los conceptos pagados durante mayo tenemos tres casos:

• Los viáticos (P601) recibidos el 1 de mayo serán tenidos en cuenta COP 300.000 para el promedio de vacaciones.
• Los pagos recibidos por comisiones (P29) que fueron [prorrateados] en todo el mes de mayo, se tendrán en cuenta para el promedio desde el día 1 hasta el 18. Es decir, de los COP 600.000 devengados en el mes, solo tomará para el promedio COP 360.000.
• El recargo nocturno (P57) devengado el 29 de mayo no será tenido en cuenta para el cálculo del promedio, porque es un pago posterior al inicio de vacaciones.
• El pago por Beneficio temporal de movilidad (P17) no es tenido en cuenta porque no hace base de vacaciones, ya que es un concepto no salarial.

Este es el detalle de la liquidación de este promedio presentado por Bitákora:

Cálculo de los días del promedio

La otra parte del promedio es la cantidad de días sobre la cual se debe dividir el total devengado para poder calcular el valor diario.

Nuevamente en este aspecto se debe tener en cuenta el calendario de la jornada laboral del empleado. Para el ejemplo anterior, el empleado tenía un calendario comercial y había trabajado más de un año, por eso los días sobre los que se calcula el promedio de los conceptos variables es 360. Si hubiera sido un empleado contratado con pagos en días naturales, la cantidad de días para el cálculo del promedio sería 365.

En el caso de que el empleado llevara menos de un año laborado, para el conteo de días del promedio se haría desde la fecha de ingreso hasta el día anterior a la fecha de inicio de vacaciones.

Cálculo de la base diaria

El valor diario de cada concepto variable corresponde a la división del valor total devengado por el concepto entre los días del promedio, de ahí que el valor diario por comisiones sea de COP 1.000 (COP 360.000 / 360 días).

La sumatoria de los valores diarios de cada concepto dan la base diaria de liquidación para las vacaciones (COP 157.485,53).

Vacaciones de retiro

Las vacaciones de retiro son orquestadas desde la opción de retiro de empleados.

Los días por pagar de vacaciones son los días pendientes desde la fecha de ingreso hasta la fecha de retiro, incluyendo el día de retiro en el cálculo.

Las vacaciones de retiro se calculan con el promedio de vacaciones compensadas en dinero y el rango de fechas que se tiene en cuenta para el cálculo del promedio es el año corrido hasta la fecha de retiro, incluyendo el día de retiro en el rango.

En la opción de vacaciones queda un registro con las vacaciones de retiro, pero ese registro no se puede eliminar desde esta opción. Ese registro se eliminará automáticamente con la eliminación del retiro.

Para más información consultar la opción Terminar el contrato del empleado.