Registrar un concepto fijo

Bitákora permite fijar conceptos de nómina al empleado, para que en todos los periodos de liquidación sean cargados de forma automática en la nómina.

Los conceptos fijos pueden corresponder a devengos o deducciones para el empleado, los cuales van a tener el mismo valor y condiciones durante varios periodos de liquidación o meses.

Para registrar los conceptos fijos por empleado, ingresar al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Conceptos fijos.

Registrar pagos fijos

El registro de conceptos fijos en Bitákora se realiza de la siguiente manera:

1. En el Tipo de concepto, seleccione Pago. El botón de pago quedará de color azul.
2. Seleccione el Ítem del concepto fijo. Tenga en cuenta que solo estarán disponibles los ítems que se hayan registrado en la agrupación de Ítems de novedades y conceptos fijos. Para más información, consultar **Cómo asociar un ítem como novedad y concepto fijo?.
3. Ingrese el Valor mensual fijo del pago. Este respetará el factor del ítem y realizará la separación de miles automáticamente. El valor se debe ingresar sin signo.
4. Seleccione el Mes de vencimiento y el Año de vencimiento. Corresponde al mes hasta donde se requiere que Bitákora le liquide el pago fijo al empleado en la nómina.
5. Seleccione la Periodicidad para el pago fijo. En caso de pagos quincenales, la más usual es todos los periodos.
6. Seleccione la Proporcionalidad para el pago fijo. Es la forma como se liquidará el concepto fijo, de acuerdo con lo pactado en el contrato del empleado.
7. Si desea afectar un centro de costos diferente al (a los) registrado(s) en la distribución contable, deberá seleccionar el Centro de costo y el Plan de cuenta. Estos campos son opcionales.

Registrar descuentos fijos

Los conceptos fijos de descuentos a la nómina, normalmente corresponden a obligaciones del empleado con terceros, como son: Cuotas AFC, medicina prepagada, libranzas, descuento de celular, etc.

El registro de conceptos fijos en Bitákora se realiza de la siguiente manera:

1. En el Tipo de concepto seleccione Descuento. El botón de pago quedará de color rojo.
2. Seleccione el Ítem del concepto fijo. Tenga en cuenta que solo estarán disponibles los ítems que se hayan registrado en la agrupación de Ítems de novedades y conceptos fijos. Para más información, consultar **Cómo asociar un ítem como novedad y concepto fijo?.
3. Ingrese el Valor mensual fijo del pago. Este respetará el factor del ítem y realizará la separación de miles automáticamente. El valor se debe ingresar sin signo.
4. Seleccione el Mes de vencimiento y el Año de vencimiento. Corresponde al mes hasta donde se requiere que Bitákora le liquide el pago fijo al empleado en la nómina.
5. Seleccione la Periodicidad para el descuento fijo. En caso de pagos quincenales, la más usual es todos los periodos.
6. Si el ítem seleccionado requiere fondo, deberá seleccionarlo obligatoriamente. El fondo corresponde al tercero a quien le será pagada el monto de la novedad registrada. Esto solo es posible para ítems de descuento.

El registro del concepto fijo de descuento se distribuirá proporcionalmente en la bitácora del empleado.

Para más información sobre la proporcionalidad del concepto fijo, consultar **¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?.

¿Qué es la periodicidad del concepto fijo?

La periodicidad del concepto fijo le indica a Bitákora cuando se liquidará el concepto de nómina, si en la primera o segunda quincena de la nómina. Aplica solamente en los empleados que correspondan a nóminas quincenales.

Las periodicidades del concepto fijo permitidas en Bitákora son:

• Todos los periodos: Se liquida el concepto fijo de acuerdo a la proporcionalidad seleccionada en cada una de las quincenas. En cada quincena liquidará la mitad del pago fijo pactado. Esta es la opción predeterminada.
• Primer periodo: Se liquida en la primera quincena la totalidad del concepto fijo mensual de manera anticipada, de acuerdo con la proporcionalidad seleccionada. Esta es la opción menos recomendada.
• Periodo de cierre: En la segunda quincena del mes, Bitákora liquida la totalidad del concepto fijo de acuerdo a la proporcionalidad seleccionada. Cuando se registra un retiro en primera quincena, Bitákora no toma en cuenta esta configuración y genera la liquidación de los conceptos fijos hasta la fecha de corte del retiro.

¿Qué pasa si se registra un concepto fijo en segunda quincena?

Al registrar un concepto fijo en segunda quincena, Bitákora causará todo el mes del concepto fijo sin tener en cuenta que periodicidad fue seleccionada para el ítem.

Se presenta un ejemplo con un concepto fijo registrado de auxilio de navegante, el cual se registró en la segunda quincena por COP 30.000.

En la primera quincena, solo se le pagó el salario al empleado, el cual se observa en la bitácora del empleado y aparece marcado con un ✅los días del 1 al 15 de junio, para indicar que el salario fue pagado en la primera quincena. En la primera quincena, no se registró ni pago ningún concepto fijo.

El auxilio de navegante que se registró en la segunda quincena, se causará todo el mes en la bitácora del empleado por el valor del mes de COP 30.000 y se pagará en liquidación el valor completo del mes.

En el detalle de liquidación del empleado en la segunda quincena, el concepto fijo del auxilio de navegante Bitákora se pagará por los 30 días del mes y el valor mensual de COP 30.000.

Para más información de la proporcionalidad del concepto fijo consultar **¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?

Edición y eliminación de conceptos fijos

Bitákora solo permitía modificar los registros de los conceptos fijos del empleado en la primera quincena, donde se puede editar todos los datos del concepto fijo.

Ahora, se permite modificar el valor mensual en la segunda quincena, donde con el nuevo valor registrado se realizará el recálculo de todo el mes, para pagar la diferencia en la segunda quincena. Se mostrará esto con un ejemplo en el siguiente capítulo.

En la parte baja del formulario de registro de conceptos fijos se muestran los conceptos fijos ingresados, donde se observan las herramientas para modificar o eliminar registros. El lápiz es para modificar y la caneca para eliminar.

Eliminar un concepto fijo registrado

Se permite eliminar un concepto fijo en primera y segunda quincena.

Al dar clic sobre la caneca de color rojo, Bitákora eliminará en un solo paso el registro del concepto fijo seleccionado.

Modificar un concepto fijo registrado

Al dar clic sobre el lápiz de color verde, Bitákora mostrará un formulario que permite editar el registro del concepto fijo registrado.

En la siguiente imagen se pueden observar los campos que se pueden modificar cuando el cambio se realiza en primera quincena. En este primer periodo se permiten modificar todos los campos como son:

• El valor mensual
• La periodicidad
• El fondo del tercero
• Mes y año de vencimiento
• Proporcionalidad

Ejemplo: modificación del concepto fijo en segunda quincena

Bitákora lanza una nueva funcionalidad que permite modificar el valor de un concepto fijo en segunda quincena.

Para mostrar cómo opera, se presenta un ejemplo con un empleado que cuenta con las siguientes características:

• El empleado tiene registrado un concepto fijo que se viene pagando en la nómina por un valor de COP 250.000 mensuales.
• En la primera quincena de diciembre se le pagó la mitad del concepto fijo por $125.000.
• Se requiere modificar el concepto fijo pasando de $250.000 a $300.000 mensuales, pero ya se cerró y pagó la primera quincena y por esto se debe modificar el pago en la segunda quincena de diciembre.

Los pasos para realizar el cambio del concepto fijo al empleado son los siguientes:

1. Ingresar por el Administrador de empleados y seleccionar el empleado.
2. En el menú Gestionar seleccionar la opción de Conceptos fijos.
3. En la parte de abajo, en la sección donde se muestran los conceptos registrados, con el ícono seleccionar el concepto fijo a modificar.
4. Se muestra la casilla para registrar el nuevo valor mensual del concepto fijo por $300.000.
5. Dar clic en el botón Guardar y quedará modificado el valor mensual del concepto.
6. En el perfil del empleado, dar clic sobre el ícono de Liquidación, donde se podrá observar el recálculo del concepto fijo para pagar la diferencia en la liquidación, de acuerdo con lo modificado en el mes.

A continuación, se desarrollará el ejemplo planteado:

Modificar el concepto fijo en segunda quincena del ejemplo

Se ingresa por la opción de Conceptos fijos del empleado, donde se mostrará la casilla con el valor que tiene registrado, que para el caso del ejemplo, es de COP 250.000.

Registrar el nuevo valor que aplicará para el mes. Para el ejemplo se modifica el valor del auxilio de conectividad a COP 300.000, el cual se reflejará automáticamente en la liquidación del empleado.

Liquidación del empleado con el concepto fijo modificado en segunda quincena

Continuando con el ejemplo y habiendo modificado el valor del concepto fijo en segunda quincena a COP 300.000, el siguiente paso es revisar lo calculado por Bitákora en la liquidación del empleado.

A la liquidación del empleado, se ingresa por el Administrador de empleados y se podrá observar el concepto fijo.

En la siguiente imagen se muestran las dos liquidaciones del mes, donde en la primera quincena el valor que ya fue pagado al empleado por COP 125.000 y el recálculo para la segunda quincena por valor de COP 175.000, para pagar un valor total por el concepto fijo de COP 300.000 en el mes, esto de acuerdo con la modificación realizada en la segunda quincena.

Al modificar el valor del concepto fijo en segunda quincena para pagar por COP 300.000 en el mes, Bitákora liquida el concepto de la siguiente manera:

En el ejemplo presentando anteriormente, la proporcionalidad es Contratado, esto indica que se pagará todo el mes porque no lo afecta ningún evento.