Registrar un concepto fijo
- 15 Sep 2022
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Registrar un concepto fijo
- Updated on 15 Sep 2022
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Bitákora permite fijar conceptos de nómina al empleado, para que en todos los periodos de liquidación sean cargados de forma automática en la nómina.
Los conceptos fijos pueden corresponder a devengos o deducciones para el empleado, los cuales van a tener el mismo valor y condiciones durante varios periodos de liquidación o meses.
Para registrar los conceptos fijos por empleado ingresar al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Conceptos fijos.
Registrar pagos fijos
El registro de conceptos fijos en Bitákora se realiza de la siguiente manera:
- En el Tipo de concepto seleccione Pago. El botón de pago quedará de color azul.
- Seleccione el Ítem del concepto fijo. Tenga en cuenta que solo estarán disponibles los ítems que se hayan registrado en la agrupación de Ítems de novedades y conceptos fijos. Para más información consultar **Cómo asociar un ítem como novedad y concepto fijo?.
- Ingrese el Valor mensual fijo del pago. Este respetará el factor del ítem y realizará la separación de miles automáticamente. El valor se debe ingresar sin signo.
- Seleccione el Mes de vencimiento y el Año de vencimiento. Corresponde al mes hasta donde se requiere que Bitákora le liquide el pago fijo al empleado en la nómina.
- Seleccione la Periodicidad para el pago fijo. En caso de pagos quincenales la más usual es todos los periodos.
- Seleccione la Proporcionalidad para el pago fijo. Es la forma como se liquidará el concepto fijo, de acuerdo con lo pactado en el contrato del empleado.
- Si desea afectar un centro de costos diferente al (a los) registrado(s) en la distribución contable, deberá seleccionar el Centro de costo y el Plan de cuenta. Estos campos son opcionales.
Registrar descuentos fijos
Los conceptos fijos de descuentos a la nómina, normalmente corresponden a obligaciones del empleado con terceros, como son: Cuotas AFC, medicina prepagada, libranzas, descuento de celular, etc.
El registro de conceptos fijos en Bitákora se realiza de la siguiente manera:
- En el Tipo de concepto seleccione Descuento. El botón de pago quedará de color rojo.
- Seleccione el Ítem del concepto fijo. Tenga en cuenta que solo estarán disponibles los ítems que se hayan registrado en la agrupación de Ítems de novedades y conceptos fijos. Para más información consultar **Cómo asociar un ítem como novedad y concepto fijo?.
- Ingrese el Valor mensual fijo del pago. Este respetará el factor del ítem y realizará la separación de miles automáticamente. El valor se debe ingresar sin signo.
- Seleccione el Mes de vencimiento y el Año de vencimiento. Corresponde al mes hasta donde se requiere que Bitákora le liquide el pago fijo al empleado en la nómina.
- Seleccione la Periodicidad para el descuento fijo. En caso de pagos quincenales la más usual es todos los periodos.
- Si el ítem seleccionado requiere fondo deberá seleccionarlo obligatoriamente. El fondo corresponde al tercero a quien le será pagada el monto de la novedad registrada. Esto solo es posible para ítems de descuento.
El registro del concepto fijo de descuento se distribuirá proporcionalmente en la bitácora del empleado.
En el concepto fijo de descuento aplica solo una proporcionalidad y es la de distribuir el valor del descuento proporcionalmente en todo el mes.
Para más información sobre la proporcionalidad del concepto fijo consultar **¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?.
¿Qué es la periodicidad del concepto fijo?
La periodicidad del concepto fijo le indica a Bitákora cuando se liquidará el concepto de nómina, si en la primera o segunda quincena de la nómina. Aplica solamente en los empleados que correspondan a nóminas quincenales.
Las periodicidades del concepto fijo permitidas en Bitákora son:
- Todos los periodos: Se liquida el concepto fijo de acuerdo a la proporcionalidad seleccionada en cada una de las quincenas. En cada quincena liquidará la mitad del pago fijo pactado. Esta es la opción predeterminada.
- Primer periodo: Se liquida en la primera quincena la totalidad del concepto fijo mensual de manera anticipada, de acuerdo con la proporcionalidad seleccionada. Esta es la opción menos recomendada.
- Periodo de cierre: En la segunda quincena del mes Bitákora liquida la totalidad del concepto fijo de acuerdo a la proporcionalidad seleccionada. Cuando se registra un retiro en primera quincena, Bitákora no toma en cuenta esta configuración y genera la liquidación de los conceptos fijos hasta la fecha de corte del retiro.
💡 Si se registra un concepto fijo en segunda quincena, se causará todo el mes sin importar que periodicidad se haya seleccionado.
¿Qué pasa si se registra un concepto fijo en segunda quincena?
Al registrar un concepto fijo en segunda quincena, Bitákora causará todo el mes del concepto fijo sin tener en cuenta que periodicidad fue seleccionada para el ítem.
Se presenta un ejemplo con un concepto fijo registrado de auxilio de navegante, el cual se registró en la segunda quincena por COP 30.000.
En la primera quincena solo se le pagó el salario al empleado, el cual se observa en la bitácora del empleado y aparece marcado con un ✅los días del 1 al 15 de junio, para indicar que el salario fue pagado en la primera quincena. En la primera quincena no se registró ni pago ningún concepto fijo.
El auxilio de navegante que se registró en la segunda quincena, se causará todo el mes en la bitácora del empleado por el valor del mes de COP 30.000 y se pagará en liquidación el valor completo del mes.
En el detalle de liquidación del empleado en la segunda quincena, el concepto fijo del auxilio de navegante Bitákora se pagará por los 30 días del mes y el valor mensual de COP 30.000.
Para más información de la proporcionalidad del concepto fijo consultar **¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?
Edición y eliminación de conceptos fijos
Bitákora permite modificar y eliminar los registros de los conceptos fijos del empleado en cualquier momento de la primera quincena.
En la parte baja del formulario de registro de conceptos fijos se muestran los conceptos fijos ingresados, donde se observan la herramientas para modificar o eliminar registros. El lápiz es para modificar y la caneca para eliminar.
⚠ Empleado en proceso de retiro
Si se requiere eliminar o modificar el registro de un concepto fijo, se debe cancelar primero el retiro del empleado y luego si hacer la modificación o eliminación del concepto fijo.
Eliminar un concepto fijo registrado
Se permite eliminar un concepto fijo en primera y segunda quincena.
⚠ Eliminar un concepto fijo en segunda quincena
Si se elimina un concepto fijo en segunda quincena, dicho concepto no se liquidará más así haya quedado algo pendiente por pagar o descontar en el mes.
Al dar clic sobre la caneca de color rojo, Bitákora eliminará en un solo paso el registro del concepto fijo seleccionado.
Modificar un concepto fijo registrado
Al dar clic sobre el lápiz de color verde Bitákora mostrará un formulario que permite editar el registro del concepto fijo registrado.
⚠ Editar un concepto fijo en segunda quincena
Bitákora no permite en segunda quincena modificar un concepto fijo que ya fue liquidado en primera quincena y en caso de intentar modificarlo se mostrará la alerta "No se puede modificar el concepto fijo en este periodo".
Bitákora modificará o eliminará el registro del concepto fijo y activará el proceso de liquidación para actualizar los pagos del empleado en el periodo actual en liquidación.
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