Registrar una modificación de salario

Antes de registrar una modificación de salario en Bitákora se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El empleado debe tener un contrato vigente en Bitákora.
• Si existen registros de otros eventos en el periodo actual en liquidación y se requieren liquidar con el nuevo salario del empleado, se deben eliminar los eventos, registrar la modificación del salario y luego registrar los eventos del periodo nuevamente (incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones).
• Si el empleado tiene registros de conceptos fijos por pactos con el empleado, revisar si estos deben ser actualizados con una nueva plantilla de conceptos fijos.
• Si el empleado tiene registro de novedades por horas en el periodo, las cuales se basan en el valor hora pactado en el contrato del empleado tales como las horas extras, estas novedades se deben eliminar, registrar la modificación de salario y registrar nuevamente las novedades por horas.
• Modificación de salario retroactivo. Si la fecha real del aumento es anterior a la fecha inicial del periodo actual en liquidación, Bitákora calculará la diferencia entre el anterior y el nuevo salario, multiplicando por los días efectivos del contrato y se generá un pago al empleado con el ítem "Salario Básico Retroactivo". También se recalcularán las novedades que se hayan ingresado por horas (horas extras y recargos) y se generará un ítem de ajuste de las novedades ingresadas en periodos anteriores.

Ingresar una modificación de salario

Para registrar una modificación de salario por empleado, ingresar al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Modificación de salario.

La modificación del salario de un empleado en Bitákora, se debe realizar de la siguiente manera:

1. Seleccione la Fecha real del aumento. El calendario permite seleccionar una fecha que esté dentro del periodo actual en liquidación y hacia el pasado máximo hasta la fecha de ingreso del empleado. Dentro del periodo actual en liquidación se puede seleccionar el día que no tenga otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Se permite seleccionar los días de descanso remunerado (sábados, domingos y festivos).
2. Registre el Salario. Ingresar el nuevo salario del empleado. No se permite registrar valores negativos ni con decimales.
3. Seleccione el Tipo salario. Si el empleado tiene asignado el tipo de salario ordinario, se permite seleccionar unicamente Salario ordinario o Salario integral. No se puede cambiar un empleado a tipo de salario por horas. En caso de que se realice cambio al tipo de Salario integral, Bitákora liquidará las prestaciones sociales.
4. Registre el Porcentaje de tiempo trabajado. Corresponde a un valor entre 1 y 100. No se permite registrar valores negativos ni con decimales.
5. Seleccione la Periodicidad de pago. Aplica solo para nóminas quincenales.
6. Seleccione la casilla Es salario variable. Si el empleado devenga habitualmente conceptos adicionales al salario básico. Esta marca afecta las incapacidades y la información del tipo de salario del empleado en la planilla PILA.

Para más información de como afecta la selección de salario variable en el promedio de incapacidades, consultar Registro de incapacidades.

Al guardar el registro de modificación de salario se podrá consultar el historial de las modificaciones de salarios realizadas al empleado, dando clic sobre el botón Ver historial, donde se permite Eliminar la última modificación, unicamente cuando el registro esté dentro del periodo actual en liquidación.

Registrar una modificación de salario en la mitad del periodo

Cada registro de salario en el periodo o mes actual en liquidación, crearán su propia línea de salario en el calendario del empleado, con valores unitarios diferentes.

Se registró una modificación de salario el día 15 del mes de diciembre, por esto se generó en la bitácora del empleado del 1-14 de diciembre con el salario anterior y del 16-30 de diciembre con el salario nuevo.

En la liquidación del empleado también se genera una línea de salario por cada modificación de salario en el mes en liquidación, para representar el valor por separado de cada liquidación de salario contratado.

Liquidación del ajuste retroactivo de salario

En Bitákora es posible registrar una modificación de salario con efecto retroactivo, el cual consiste en realizar un registro con una fecha anterior a la de periodo actual en liquidación y se requiere pagarle la diferencia del valor registrado en la modificación de salario y el que tenía registrado en la ficha de contrato del empleado, desde la fecha de registro de la modificación de salario.

Caso práctico de modificación de salario con ajuste retroactivo

Se presentará un caso práctico de un empleado con salario ordinario, al cual se le registrará una modificación de salario con efecto retroactivo desde el mes anterior, el cual cuenta con una novedad de una hora extra liquidada en el mes anterior.

• El empleado fue contratado con un salario ordinario por valor de COP 2.800.000.
• El periodo actual es el mes de agosto de 2022 y la nómina es mensual.
• Se le registró una modificación de salario con efecto retroactivo al 1 de julio de 2022, con un nuevo salario de COP 3.000.000.
• Se le requiere generar el ajuste retroactivo de salario desde el 1 de julio hasta el 31 de julio de 2022.
• Se le requiere reajustar las novedades que se ingresaron por horas con el valor de la hora de sueldo registrada en la modificación de salario. Presenta una hora extra diurna liquidada en julio.
• El empleado presentó 3 días de ausentismo no remunerado en el mes de julio.

En el periodo actual del mes de agosto se registra en Bitákora la modificación de salario con Fecha real de aumento el 1 de julio, donde el nuevo salario es de COP 3.000.000.

Al guardar el registro con el nuevo salario, dando clic en Ver historial se observa el detalle del registro y en la columna Retroactivo se observa el valor del ajuste retroactivo de salario.

La modificación de salario queda registrada el primer día del mes del periodo actual en liquidación que es agosto, por esto la Fecha de aumento corresponde al (01/08/2022). El retroactivo lo calcula Bitákora porque la Fecha real del aumento (01/07/2022) es anterior a la Fecha de aumento.

El valor del ajuste retroactivo se realiza calculando los días efectivos del contrato desde la Fecha real del aumento de salario hasta la fecha final del periodo anterior al actual en liquidación, multiplicando por el valor del aumento y diviviendo en 30 días, con los siguientes datos:

Fecha real del aumento = 1 de julio de 2022
Fecha final del periodo anterior = 31 de julio de 2022
Valor del aumento = COP 200.000
Ausentismos no remunerados desde la fecha real del aumento = 3 días

Días efectivos para el cálculo del ajuste retroactivo = días contrato - días de ausentismo
Días efectivos para el cálculo del ajuste retroactivo = 30 días - 3 días = 27 días

Valor salario retroactivo = días efectivos del contrato X valor del aumento / 30 días
Valor salario retroactivo = 30 días X COP 200.000 / 30 días
Valor salario retroactivo = COP 180.000

En el detalle de liquidación se observa el ítem Salario Básico Retroactivo por el valor de COP 180.000, el cual corresponde al cálculo indicado anteriormente.

En la liquidación del empleado se generó también el ítem Hora extra diurna con un ajuste retroactivo por COP 1.042, que corresponde al ajuste de una hora extra liquidada en el mes de julio. El valor del ajuste de la hora extra se calculó de la siguiente manera:

Valor hora salario anterior = salario anterior / 240 horas
Valor hora salario anterior = COP 2.800.000 / 240 horas = COP 11.667

Valor hora salario actual = salario actual / 240 horas
Valor hora salario actual = COP 3.000.000 / 240 horas = COP 12.500

Diferencia valor hora actual y anterior = COP 12.500 - COP 11.667 = COP 833

Valor ajuste hora extra diurna = diferencia valor hora actual y anterior X factor 1.25 hora extra
Valor ajuste hora extra diurna = COP 833 X 1.25
Valor ajuste hora extra diurna = COP 1.042

Al empleado del caso práctico se le pagó solo una extra diurna en todo el tiempo tomado para el retroactivo, pero si hubiera presentado más novedades registradas por horas, estás se hubieran reliquidado con el nuevo valor hora del salario y generado el ajuste correspondiente en el periodo de liquidación.

Efecto del retroactivo del salario sobre los aportes a la seguridad social

En el caso práctico los dos ítems de nómina generados por el ajuste retroactivo de salario Salario Básico Retroactivo y Hora extra diurna son base de seguridad social y se aportará el valor correspondiente en la planilla PILA del mes en liquidación.

La base de seguridad social del mes se conforma de la siguiente forma:

Modificar el tipo de salario de un empleado

Bitákora permite modificar los siguientes tipos de salario del empleado:

• De tipo de salario ordinario a tipo de salario integral
• De tipo de salario integral a tipo de salario ordinario

Cambio del contrato del empleado a tipo de salario integral

Es una modalidad que se puede pactar entre el trabajador y el empleador, donde se reconoce dentro del salario mensual el valor del salario ordinario y se compensa de antemano el valor de las prestaciones sociales como la prima, cesantías y los intereses a las cesantías.

Según la normatividad colombiana en ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez salarios mínimos mensuales, más el factor prestacional que no podrá ser inferior al 30% de dicho monto.

Dentro del valor pactado como salario integral se incluye todo concepto salarial y prestacional, excepto el pago de vacaciones, las cuales se deben seguir liquidando al empleado de la misma forma como se le paga al trabajador del tipo de salario ordinario.

Caso práctico de la modificación a tipo de salario integral

Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones antes de realizar el cambio al tipo de salario integral:

• El registro de modificación de salario debe ser realizado el primer día del mes actual en liquidación.
• No se permite generar salario retroactivo para el cambio a tipo de salario integral.
• El salario integral asignado no puede ser inferior a trece salarios mínimos mensuales vigentes.
• Se le liquidarán las prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses de cesantías) hasta el último día del mes anterior a la fecha de modificación de salario.
• Actualiza las novedades registradas por horas desde la Fecha real de aumento hasta el periodo anterior al actual en liquidación.
• No se actualizan las novedades del periodo actual en liquidación. Se deben eliminar y registrar nuevamente.

Para el ejemplo el empleado a registrar está contratado con salario ordinario y se le registrará una modificación al tipo de salario integral.

Una vez se guarda la modificación a salario integral, Bitákora generará automáticamente el pago de la prima legal y de las cesantías en la liquidación del empleado, donde la base y el promedio calculado se puede consultar en el Administrador de empleados.

La modificación al tipo de salario integral se realizó el 1 de mayo y el corte para la prima se genera con corte al último día del mes anterior.

En el detalle se puede observar la base y el promedio calculado de las cesantías con fecha de corte al 30 de abril.

En la liquidación del empleado se genera el pago por las prestaciones sociales de la prima legal y del auxilio de cesantías.

La seguridad social ya es calculada con el 70% del salario integral.

Para más información sobre el cálculo de la prima legal y el auxilio de cesantías, consultar en el Administrador de empleados menú Gestionar opción Registrar la prima legal y opción Registrar Cesantías.

Si se desea eliminar el registro de modificación a salario integral, consultar en esta misma sección el artículo Eliminar la última modificación de salario.