Registrar vacaciones para múltiples empleados
- 11 Jul 2023
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Registrar vacaciones para múltiples empleados
- Updated on 11 Jul 2023
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Habiendo entendido las condiciones de registro de vacaciones para un empleado, todas ellas se aplican al caso del registro a múltiples empleados.
La opción para hacer el registro masivo se encuentra en el panel derecho del Home de Bitákora, en el botón Cargar masivos.
Al dar clic sobre Vacaciones, se mostrará la opción para descargar las plantillas o subir el archivo en formato Excel.
El proceso consiste en descargar la plantilla de Excel, la cual tendrá una apariencia muy similar a la que se ven en la siguiente lámina.
Como se observa en la imagen, se incluyen en comentarios ciertas instrucciones de llenado, de resto la información capturada es muy sencilla.
🖋 Recomendaciones de llenado
- Siempre descargue la plantilla desde Bitákora. Tenga en cuenta que la estructura podría cambiar y podría estar trabajando con una plantilla obsoleta.
- Diligencie la hoja desde la fila 2 en adelante evitando dejar filas vacías.
- No cambie los tipos de datos de las celdas.
- Evite copiar desde otras hojas de cálculo, especialmente las fechas porque pueden quedar pegadas como texto.
- Si deja vacías las celdas de días hábiles o días en dinero, se entenderán como ceros(0).
- Cualquier registro con días hábiles y en dinero ambos en ceros, no será exitoso.
- No modifique la estructura del archivo, no añada columnas ni la fila de encabezados.
Después de diligenciada la plantilla, esta se debe montar en el botón Subir archivo.
💡 Algunas reglas a tener en cuenta antes de cargar el archivo
- Que el empleado cuente con un contrato activo en Bitákora.
- La fecha inicial de las vacaciones estén dentro del periodo actual en liquidación.
- El empleado tenga derecho a vacaciones de acuerdo con la relación contractual.
- No tenga otras vacaciones registradas, incapacidades o licencias que se traslapen con los registros a cargar.
- Se hayan ingresado todas las novedades que hagan base o afecten la liquidación de vacaciones.
- Se hayan registrado las modificaciones de salario de los empleados para el periodo.
Bitákora intentará realizar el registro de todas las filas presentes en la hoja de cálculo y garantizará todas las reglas expuestas en el registro individual de vacaciones. Al terminar la carga se mostrará un resumen de los registros exitosos y erróneos.
En el ejemplo anterior se intentó registrar 3 vacaciones, de las cuales una fue exitosa y las otras dos generaron algún error.
Como se puede ver en la respuesta, se enuncia la fila del registro en el que se encontró el error y la razón por la cual el registro no se cargó de manera correcta.
⚠ Número de la fila que muestra el error
El número enunciado corresponde a la fila en la hoja de cálculo, no hace referencia al registro. Es decir, si el primer registro de vacaciones tiene un error, se enunciará que se encontró un error en la fila 2, ya que la fila 1 corresponde a los encabezados de la plantilla.
Consecuencias de la carga masiva
El registro masivo, así se haga en un mismo momento para todos los empleados registrados en la plantilla, genera registros individuales, por lo tanto, el resultado del cargue puede ser parcial.
✅ ¿Qué es un registro exitoso?
- Se consideran exitosos todos los registros que hayan pasado las validaciones de registro.
- También se consideran exitosos los registros que hayan quedado por aprobar.
- Las vacaciones cargadas exitosamente iniciarán los procesos de liquidación de los contratos afectados con el registro.
❌ ¿Qué sucede con los registros erróneos?
Bitákora obvia todos los registros con errores. Solo deja constancia de los errores en el histórico de importación.
Reversión de la carga masiva
El usuario podrá intentar revertir la importación realizada. Para hacerlo debe navegar al histórico de importaciones y allí encontrará el registro de todas las cargas masivas realizadas.
Haciendo clic en la caneca se eliminarán los registros de vacaciones que fueron exitosos.
⚠ La eliminación puede no ser exitosa
La expresión "tratará de eliminar" hace referencia a que Bitákora aplicará todas las reglas de eliminación explicadas en el apartado Eliminar vacaciones.
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