Registro de anticipos de nómina
- 05 Jan 2024
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Registro de anticipos de nómina
- Updated on 05 Jan 2024
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Bitákora, permite registrar anticipos de conceptos de nómina previamente configurados. El registro será un evento, que se reflejará en la liquidación y bitácora del empleado.
⚠️ No se permitirán realizar registros de anticipos por los conceptos automáticos y legales del sistema, como el salario, el auxilio de transporte y las prestaciones sociales.
Para más información al respecto, consultar Configuración de los conceptos para anticipo.
Registrar el anticipo de nómina
Para registrar un anticipo de nómina, se deben seguir los siguientes pasos:
- Acceder al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Anticipos.
- Seleccione el concepto de nómina, la fecha del evento, el centro de costo y el plan de cuenta contable.
- Registre el valor y el campo de observaciones.
- Al diligenciar todos los campos requeridos, se habilitará el botón Guardar.
💡 Campo de observaciones
El texto que se registre en el campo de observaciones será mostrado en la liquidación, la bitácora y en el volante del anticipo del empleado. El volante de pago puede enviarse al correo electrónico del empleado.
Después de guardar, el anticipo se mostrará en la pestaña Vigentes, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de registro. Si el anticipo aún no ha sido pagado, se puede eliminar haciendo clic en el icono de la papelera ubicado frente al registro del anticipo.
Consultar la liquidación del anticipo de nómina
Para visualizar la liquidación de anticipo del empleado, ingrese al Administrador de empleados y haga clic en Liquidación en el perfil del empleado.
Bitákora creará una liquidación aparte para cada anticipo, la cual se identificará con el día del registro del anticipo. El medio en la sección de tesorería llevará la fecha del registro del anticipo.
⚠️ Varios registros en la misma fecha
Bitákora permite el registro de varios conceptos de anticipo en un mismo día, siempre y cuando ninguno de ellos esté aprobado.
La fecha de registro del anticipo será usada por Bitákora para crear el medio de tesorería.
Volante de pago del anticipo de nómina
Bitákora genera un volante de pago aparte de la liquidación normal del empleado. Puede ser generado por el Administrador de empleados en la sección de Liquidación del empleado.
Al dar clic sobre el ícono Descargar volante se descargará el volante en formato PDF. Puede enviarse al correo electrónico del empleado, seleccionando Enviar volante.
Consultar las provisiones de nómina
Bitákora calcula las provisiones teniendo en cuenta todos los pagos que hacen base de la seguridad social y de las prestaciones sociales del mes, incluyendo los anticipos de nómina que se liquidan por separado.
En la imagen se anticipó el concepto de comisiones, que por ser un concepto salarial se incluirá en la base para el cálculo de las provisiones.
Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:
Consultar la bitácora del empleado
Al ingresar a la bitácora del empleado por el Administrador de empleados y dando clic sobre Bitácora en el perfil del empleado, se mostrará el anticipo en el día que fue registrado.
En el caso mostrado en la imagen, se registraron dos conceptos de anticipo en el mismo 30 de agosto, uno por el concepto de comisiones y otro por el concepto de auxilio de navegante, lo cual está permitido, siempre y cuando ningún registro de anticipo esté aprobado.
Contabilidad del anticipo de nómina
El anticipo de nómina genera una cuenta por pagar aparte de la nómina normal, la cual puede ser consultada ingresando por el Administrador de empleados en el menú Gestionar opción Contabilidad.
En el documento contable se aplicará la distribución contable que tenga registrada el empleado.
Aprobación del anticipo de nómina
Para aprobar un anticipo de nómina, siga estos pasos:
- Ingresar a la opción de Aprobaciones pendientes.
- Seleccionar la nómina que contiene el anticipo que desea aprobar.
- Haga clic en Aprobar para liquidar el anticipo del empleado.
⚠️ La aprobación del anticipo no tiene reversión
Antes de aprobar el anticipo de nómina, consulte la liquidación y la bitácora del empleado, confirmando que registró los datos del anticipo de forma correcta.
El proceso de aprobación se realiza de forma similar que los demás procesos de pago de Bitákora. Para más información al respecto, consultar Aprobaciones pendientes.
Pagar el anticipo de nómina en tesorería
Al aprobar el anticipo, automáticamente se mostrará en el Administrador de tesorería. Para pagar siga los siguientes pasos:
- Ingresar a la opción Pagos pendientes de tesorería.
- En la parte de abajo de la opción ingresar a la sección Anticipo por pagar
- Seleccionar el periodo y la forma de pago. Dar clic en Consultar.
- Seleccionar el banco y la cuenta a debitar. Dar clic en Generar.
- Seguir con las fases de aprobar pagos y aprobar medios.
⚠️ Fecha del medio de pago
La fecha del medio de tesorería quedará con la fecha de registro del anticipo.
El proceso de pago de tesorería se realiza de forma similar que los demás procesos de pago de Bitákora. Para más información al respecto, consultar Pagos pendientes de tesorería.
Reporte de anticipos de nómina
Los registros de anticipos de nómina solicitados y pagados a los empleados, generan una cuenta por pagar independiente y esta se puede consultar en el reporte de Pagos y descuentos.
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