Registro de ausencias no remuneradas
- 09 Nov 2023
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Registro de ausencias no remuneradas
- Updated on 09 Nov 2023
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Los ausentismos no remunerados en Bitákora se pueden registrar en horas o en días.
El ausentismo registrado y el valor correspondiente serán un descuento en la nómina del empleado.
Registro de ausentismos por horas
Los registros de ausentismos por horas no remuneradas al empleado en Bitákora se realizan de la siguiente manera:
- Seleccione la Fecha Inicial. Se mostrarán solo las fechas que estén dentro del periodo en liquidación. El calendario permite seleccionar solo los días que no tengan otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Los días que tienen algún evento registrado aparecerán dentro de un cuadro en colores que diferencian a cada evento.
- Seleccione la Causa del ausentismo. Si no existe la causa requerida, ingresar con el lápiz de color verde al maestro de causas de ausentismo y modificar o crear una nueva causa de ausentismo.
- Seleccione Horas.
- Registre la Cantidad de horas. Se permite registrar máximo 8 horas. Si se requiere registrar más de 8 horas utilizar el registro por días. No se permite el ingreso de horas con decimales.
✨ Registros en días no hábiles
Ahora es posible elegir, en el campo Fecha inicial, los días correspondientes a descanso remunerado, tales como los domingos y festivos (en jornadas de lunes a viernes, también se podrán seleccionar los sábados).
Es importante destacar que esta funcionalidad solo afecta el registro en días calendario.
En el caso de registros que elijan el tipo de días hábiles, el sistema aceptará la entrada, pero el conteo comenzará a partir del siguiente día laborable.
💡 Al guardar el registro de ausentismos Bitákora automáticamente actualizará la liquidación del empleado, provisiones, PILA y contabilidad.
Al guardar el ausentismo se visualizará debajo del formulario de registro el listado de ausentismos registrados del empleado y se permite eliminar el ausentismo que se acaba de ingresar y cualquier otro que esté dentro del periodo actual en liquidación.
⚡SI la causa de ausentismo está configurada para descontar domingo, en el registro por horas este parámetro no se tendrá en cuenta y Bitákora no descontará el valor del día domingo. Si requiere descontar el día domingo por el ausentismo, realizar el registro por días.
¿Cómo se liquidan los ausentismos registrados por horas?
En Bitákora los ausentismos no remunerados se liquidan con base en el salario básico mensual vigente del empleado dividido por 240 horas, que corresponden a la cantidad de horas de la jornada máxima legal y multiplicarlo por la cantidad de horas del ausentismo registrado.
En el detalle de liquidación se evidencia el descuento en la nómina por el ausentismo de 8 horas por COP 100.000, el cual se calculó de la siguiente forma:
Ausentismo = Salario básico mensual / 240 horas mes X horas ausentismo
Ausentismo = COP 3.000.000 / 240 X 8 horas = COP 100.000
Registro de ausentismos por días
Los ausentismos no remunerados por días se pueden registrar por días calendario o por días hábiles, con este parámetro y la fecha inicial del ausentismo Bitákora calculará la fecha final del ausentismo y el reintegro del empleado al trabajo.
Los registros de ausentismos por días no remunerados al empleado en Bitákora se realizan de la siguiente manera:
- Seleccione la Fecha Inicial. Se mostrarán solo las fechas que estén dentro del periodo en liquidación. El calendario permite seleccionar solo los días que no tengan otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Los días que tienen algún evento registrado aparecerán dentro de un cuadro en colores que diferencian a cada evento.
- Seleccione la Causa del ausentismo. Si no existe la causa requerida, ingresar con el lápiz de color verde al maestro de causas de ausentismo y modificar o crear una nueva causa de ausentismo.
- Seleccione el botón Días.
- Seleccione el Tipo de días. Es el criterio con el cual se quiere calcular la fecha final del ausentismo, con respecto a la fecha inicial y la cantidad de días registrados en el ausentismo:
- Calendario. Se contarán los días calendario desde la fecha inicial registrada del ausentismo.
- Hábiles. Se contarán los días hábiles desde la fecha inicial registrada del ausentismo.
- Registre Cantidad de días. Es la cantidad de días de ausentismo del empleado y que será el parámetro para definir la fecha final del ausentismo. No se permite el ingreso de días con decimales.
✨ Registros en días no hábiles
Ahora es posible elegir, en el campo Fecha inicial, los días correspondientes a descanso remunerado, tales como los domingos y festivos (en jornadas de lunes a viernes, también se podrán seleccionar los sábados).
Es importante destacar que esta funcionalidad solo afecta el registro en días calendario.
En el caso de registros que elijan el tipo de días hábiles, el sistema aceptará la entrada, pero el conteo comenzará a partir del siguiente día laborable.
Al guardar el ausentismo se visualizará debajo del formulario de registro el listado de ausentismos registrados del empleado y se permite eliminar el registro que se acaba de registrar y cualquier otro que esté dentro del periodo en liquidación.
En el calendario que se presenta a continuación la licencia no remunerada que inició el 18 de marzo fue registrada con 5 días hábiles, donde los días hábiles según el calendario corresponden a los días 18, 22, 23, 24 y 25 (enmarcados en verde). El siguiente día 26 de marzo es sábado que al ser la jornada de lunes a viernes no se puede reintegrar a laborar este día y por esto Bitákora define como fecha de reintegro el lunes 28 de marzo de 2022.
Causación de los ausentismos
Los ausentismos registrados por horas o por días se causan de la misma forma en la bitácora del empleado, creando un concepto de ausentismo por cada ausentismo que se haya registrado a Bitákora ubicándose en el día registrado como un descuento y no eliminando la causación del salario básico. El día de salario queda intacto en la bitácora tal como fue creado por la liquidación del salario.
Tomando el ejemplo de un ausentismo registrado en días hábiles iniciando el 18 de marzo se explicará como es la causación en la bitácora del empleado y la liquidación respectiva.
La licencia no remunerada que inició el 18 de marzo de 2022 fue registrada con 5 días hábiles, donde los días hábiles según el calendario corresponden a los días 18, 22, 23, 24 y 25. La causa de ausentismo está configurada para descontar el día domingo y por esto Bitákora causa un descuento de un día en el domingo 27 de marzo.
Los 5 días hábiles de ausentismo registrados en Bitákora se causaron en 8 días efectivos en el calendario, los cuales fueron registrados en la bitácora del empleado desde el 18 al 25 de marzo y se aplicará como una deducción en la nómina del empleado.
En la bitácora del empleado se muestra como un evento en color rojo el día del ausentismo, generando un concepto de descuento con el mismo valor del salario, pero al observar ítem del salario básico del 18 al 25 de marzo los días aparecen causados. Así mismo se liquidarán en la nómina del empleado, donde Bitákora no omitirá la causación del salario en el día del ausentismo.
💡 En otros eventos como son las vacaciones disfrutadas, las incapacidades y las licencias remuneradas Bitákora no causará el día de salario y en su lugar causará la prestación o pago de ley que será liquidado dependiendo de la configuración del promedio para cada evento.
En el ejemplo, los eventos de vacaciones, incapacidad y licencia remunerada no causaron el día de salario en los días 1, 2 y 3 de marzo y en su lugar causaron en ese día el valor para cada concepto de acuerdo con el cálculo de liquidación que le corresponde a cada evento. Para el empleado en cuestión le corresponde el mismo valor de un día de salario por el valor de COP 100.000 a cada evento, excepto en las vacaciones que se liquidaron COP 168.966 por un día de salario.
La causación diferenciada en la bitácora del empleado, no omitiendo el día de salario del ausentismo registrado, es un efecto de la suspensión del contrato que se produce por el ausentismo, donde por disposición legal (artículo 53 del CST) el empleador es responsable de la cotización a los subsistemas de seguridad social por los días de ausencias no remuneradas o sanciones disciplinarias impuestas al empleado.
💡 Con el día de salario en el día del ausentismo Bitákora identifica y determina el IBC que causará para el ausentismo afectando los aportes de seguridad social del empleado.
Para más información del aporte de seguridad social cuando el empleado presenta un ausentismo no remunerado consultar IBC para ausentismos o sanciones y Planilla PILA.
Liquidación del ausentismo
En el detalle de liquidación del empleado tomado como ejemplo se observa que Bitákora pagó los 27 días de salario, afectando 3 días con los eventos de vacaciones, licencia remunerada y la incapacidad, para un total de 30 días de salario en el mes.
En el detalle de liquidación se evidencia el descuento en la nómina por el ausentismo de 9 días por COP 900.000, el cual se calculó de la siguiente forma:
Ausentismo = Salario básico mensual / 30 días X días de ausentismo
Ausentismo = COP 3.000.000 / 30 X 9 días = COP 900.000
Los 9 días de ausentismo no afectaron los 30 días de salario directamente, sino que el valor de los ausentismos se refleja en la liquidación como un ítem de descuento que se restará del devengado del empleado, donde el ítem de ausentismo determinará el IBC sobre el cual si aporta el empleador a la seguridad social pero no aporta el empleado.
Para más información del aporte de seguridad social cuando el empleado presenta un ausentismo no remunerado consultar IBC para ausentismos o sanciones y Planilla PILA.
Bitákora no permite registrar un ausentismo cuando existen otros eventos en el mismo día
En el momento del registro del ausentismo, Bitákora mostrará en el campo Fecha Inicial el calendario marcando en un cuadro en color el día que tienen algún evento registrado y solo permitirá seleccionar para el registro de la fecha un día que esté disponible el cual aparece en negro sin fondo.
❌ Concurrencia de eventos
No se podrán registrar eventos que estén en el mismo rango de fechas de los ausentismos como son: registros de retiros, solicitud de vacaciones, incapacidades, ausentismos y licencias remuneradas.
💡 En los días de descanso remunerado como los domingos y festivos, Bitákora permite el registro de ausentismos.
Los días que se observan en colores, Bitákora los bloqueará porque tiene 4 eventos registrados:
Una incapacidad el 1 de marzo (verde)
Una licencia remunerada el 2 de marzo (púrpura)
Unas vacaciones a disfrutar el 3 de marzo (amarillo)
Un ausentismo el 4 de marzo (rojo)
Una incapacidad el 1 de marzo (verde)
Una licencia remunerada el 2 de marzo (púrpura)
Unas vacaciones a disfrutar el 3 de marzo (amarillo)
Un ausentismo el 4 de marzo (rojo)
Efecto del registro de ausentismos
Uno de los efectos de los ausentismos según el artículo 53 del CST, es que pueden descontarse estos periodos de suspensión al liquidar vacaciones y cesantías. Bitákora descuenta los días de ausentismo en el momento de calcular los días disponibles de vacaciones y de los días a liquidar de las cesantías.
- Bitákora no pagará el auxilio de transporte por los días en que el empleado presente ausentismos o sanciones.
Para más información relacionada con el auxilio de transporte consultar Liquidación del subsidio de transporte en la sección Liquidar la nómina.
Para más información del efecto del ausentismo en la liquidación de vacaciones, consultar Cálculo de los días disponibles de vacaciones.
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