Registro de incapacidades
- 27 Feb 2023
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Registro de incapacidades
- Updated on 27 Feb 2023
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Para registrar una incapacidad por empleado, ingresar al Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Incapacidades.
Para registrar una incapacidad al empleado en Bitákora, se debe realizar lo siguiente:
- Seleccione la Causa. Si no existe la causa requerida, ingresar con el lápiz verde
que se encuentra al lado derecho del campo y crear la causa sin tener que salir de la opción de registro. - Seleccione o ingrese la Fecha real. Corresponde a la fecha real de la incapacidad, puede ser una fecha de otro periodo o mes. Es un dato informativo solamente.
- Seleccione o ingrese la Fecha inicial de la incapacidad. El calendario permite seleccionar una fecha que esté dentro del periodo actual en liquidación y que no tenga otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Se permite seleccionar los días de descanso remunerado (sábados, domingos y festivos).
- Ingrese la Cantidad de días. Permitirá solo hasta el máximo de días configurados en la causa de incapacidad. No se pueden registrar días con decimales.
- Seleccione el Código CIE (clasificación internacional de enfermedades). Bitákora se encarga del mantenimiento y actualización de esta tabla.
- Ingrese el Consecutivo de la incapacidad. Es un dato informativo. Se puede ingresar números y letras.
que se encuentra al lado derecho del campo y crear la causa sin tener que salir de la opción de registro.Al guardar la incapacidad se mostrará debajo del formulario de registro, el listado de incapacidades registradas del empleado y se permite eliminar el registro que se acaba de ingresar y cualquier otro que esté dentro del periodo actual en liquidación.
💡 Bitákora automáticamente actualizará la liquidación del empleado, provisiones, PILA y contabilidad.
En la bitácora del empleado se muestra la causación de la incapacidad.
✨ El registro de una incapacidad es un evento que reemplaza el salario y se reconoce el auxilio monetario con un ítem de incapacidad aparte como devengado.
En el ejemplo Bitákora causó los pagos al empleado en el mes en liquidación, para un total de 30 días con el siguiente detalle:
- Del 1 al 2 incapacidad empresa
- Del 3 al 10 incapacidad EPS
- Del 11 al 30 salario básico
Cálculo del promedio diario para el pago del auxilio de incapacidad
Las entidades de seguridad social como la EPS y la ARL reconocen y pagan las incapacidades con base en el IBC sobre el cual se cotizó a la seguridad social y la forma que tienen las entidades de seguridad social de informarse de los IBC cotizados es por medio de la planilla PILA, por esto el Ministerio de Salud y Protección Social solicitó que por medio de la planilla PILA en el campo 41 el empleador indique el tipo de salario del cotizante teniendo en cuenta si es salario fijo, salario variable o salario integral.
Para cumplir con este requerimiento, Bitákora requiere que se especifique a que tipo de salario pertenece el empleado, porque con base en este parámetro es que Bitákora calcula el salario diario con el que se liquidan las incapacidades al empleado.
Con el parámetro de tipo de salario con el que fue reportado el empleado en la planilla PILA, será con el que las entidades de seguridad social reconocen y pagan las incapacidades.
De acuerdo con lo anterior, el tipo de salario del empleado es el que le indica a Bitákora que procedimiento seguir para calcular el promedio diario con el cual liquida las incapacidades del empleado.
En Bitákora operan tres procedimientos para liquidar las incapacidades según el tipo de salario al que corresponda el empleado:
- Salario fijo
- Salario variable
- Salario integral
⚠ Indicar el tipo de salario al que pertenece el empleado desde la creación del contrato o por modificación de salario cuando así lo consideren conveniente.
Cómo liquidar la incapacidad del empleado con salario fijo
A este tipo de salario pertenecen los empleados donde el monto de la remuneración ordinaria establecida en el contrato se mantenga inmodificable.
En Bitákora a este tipo de salario fijo pertenecen los empleados que tengan configurado el tipo de salario ordinario y que no tengan seleccionada la casilla de salario variable.
A este tipo de empleados se les calcula el salario diario para el auxilio de incapacidad con el último Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado dividido por 30 días.
Promedio diario = último IBC reportado / 30 días
💡 Para calcular el salario diario con el que se liquida la incapacidad, se divide por 30 días, sin importar si el empleado pertenece a un calendario comercial o natural, ya que la seguridad social se calcula con meses de 30 días.
El auxilio de incapacidad para el tipo de salario fijo se calcula con el último IBC. No confundir este cálculo con los 2 días que reconoce el empleador, los cuales se pagan con el salario básico al 100%.
Para más información al respecto consultar la casilla Días reconocidos por el empleador en la configuración de Causas de incapacidad.
Cómo liquidar la incapacidad del empleado con salario variable
El tipo de salario variable le corresponde a los empleados que devengan conceptos adicionales al salario básico o donde la remuneración resulte de de valores pactados por resultados como las comisiones o pagos asociados directamente al tiempo laborado como lo son las horas extras.
Bitákora solo liquidará los empleados con el procedimiento de tipo de salario variable, si tienen configurado el tipo de salario ordinario y la selección de la casilla de salario variable en el contrato del empleado.
Es necesario revisar si el empleado cuenta con la marca de salario variable en Bitákora, lo cual se puede realizar por la opción de reportes en la Información detallada de empleados o ingresando por el Administrador de empleados en la sección Gestionar opción Modificación de salario.
En la imagen se muestra la pantalla de creación del contrato en Bitákora.
⚠ Si el empleado no tiene seleccionada la casilla de salario variable, Bitákora liquidará las incapacidades con el tipo de salario fijo, tomando el IBC del mes anterior.
Si en el momento de la creación del empleado no fue seleccionada la casilla de salario variable, puede ser revisada en el Administrador de empleados en la sección Gestionar opción Modificación de salario.
⚠️ Si existen incapacidades registradas en el periodo actual, se debe eliminar la incapacidad antes de modificar el salario.
El auxilio de incapacidad para empleados con salario variable se cálcula en Bitákora con el promedio del Ingreso Base de Cotización (IBC) de los aportes realizados a la seguridad social de los meses estipulados por la causa de la incapacidad en la casilla Meses a promediar salario variable.
Promedio diario = Suma del IBC de los Meses a promediar salario variable de la causa de incapacidad / días contratados
Para más información consultar en Maestros de configuración la opción Causas de incapacidades.
Para más información sobre la modificación del salario consultar en el Administrador de empleados en la sección Gestionar opción Modificación de salario.
Cómo liquidar la incapacidad del empleado con salario integral
El tipo de salario integral aplica para los empleados con los que pactaron reconocer dentro del salario que se le paga mensualmente el valor del salario fijo y un factor prestacional que representa las primas y cesantías, que normalmente el factor es del 30% de la totalidad del pago.
En Bitákora a este tipo de salario integral pertenecen los empleados que tengan configurado el tipo de salario integral.
El Ingreso Base de Cotización (IBC) del empleado con tipo de salario integral se calcula sobre el 70% del salario integral pactado.
A este tipo de empleados se les calcula el salario diario para liquidar el auxilio de incapacidad con el último IBC reportado, dividido por 30 días.
Promedio diario = último IBC reportado / 30 días
Para mas información consultar Salario integral en la sección de Información salarial.
Implicación de las causas de incapacidad en el cálculo del promedio diario
Se explicó anteriormente como calcular el salario diario para pagar las incapacidades de los empleados con salario fijo, salario variable y salario integral, pero también existen otros aspectos importantes a tener en cuenta para liquidar el valor de las incapacidades de los empleados y son los siguientes:
- De acuerdo al tipo de incapacidad, cuántos días y que porcentaje debe reconocer el empleador
- El porcentaje de reconocimiento del auxilio de incapacidad por parte de las entidades de seguridad social
- Los meses requeridos para promediar el salario variable
- Que entidad de seguridad social es la responsable del reconocimiento de la incapacidad, para generar la correspondiente cuenta por pagar en tesorería, entre otros.
Los aspectos anteriores pueden ser configurados en el maestro de Causas de incapacidad, donde Bitákora permite modificar las causas existentes o crear nuevas causas de incapacidad.
En el maestro de causas de incapacidad en Bitákora, es posible configurar los parámetros de como se liquidan los tipos de incapacidades de origen común y de origen laboral.
Para más información de como modificar o crear las causas de incapacidad consultar en Maestros de configuración la opción de Causas de incapacidad.
Caso práctico para explicar la liquidación de las incapacidades
En los capítulos anteriores se explicó como se calcula el promedio para liquidar el auxilio de incapacidad, con las diferentes variables y configuraciones necesarias con las que debe contar Bitákora.
Ahora con un ejemplo se explicará paso a paso las implicaciones de las diferentes configuraciones de Bitákora, con el fin de indicar como se conforma el promedio y se liquida la incapacidad.
Registro de la incapacidad
Se realizó el registro de una incapacidad a un empleado que devengó conceptos adicionales al salario básico (comisiones, bonificaciones y horas extras), lo cual tiene efecto sobre el promedio con el que se liquida la incapacidad registrada al empleado.
La incapacidad registrada por 10 días, inicia el 1 de abril de 2022 y termina el 10 de abril de 2022, por una enfermedad común.
⚠ Así el empleado devengue conceptos adicionales al salario básico, se requiere que esté configurado con tipo de salario variable, en caso contrario se liquidarán las incapacidades como un empleado de tipo de salario fijo.
Para más información de como configurar el contrato del empleado como salario variable, consultar el capítulo en esta misma sección de Cómo liquidar la incapacidad del empleado con salario variable.
Conformación de la base y el valor diario de liquidación de la incapacidad
Una vez registrada la incapacidad al empleado, Bitákora muestra en la parte de abajo del formulario de registro el detalle del promedio.
El periodo actual en liquidación es abril de 2022. La incapacidad registrada es por 10 días y se extiende en el periodo del 1 al 10 de abril.
En el detalle de la incapacidad registrada se muestra el valor diario calculado por COP 391.812,02, valor con el cual se pagarán los días de incapacidad después del tercer día, ya que los primeros dos días los paga el empleador.
Con el reporte de PILA en Bitákora se puede revisar el IBC de cada mes sumado para el cálculo.
La incapacidad fue registrada en el mes de abril y para el cálculo del promedio del salario variable se suma el IBC de los últimos 12 meses. El empleado ingresó el 5 de enero de 2022, por lo cual tiene historial del IBC desde el 5 de enero hasta el 31 de marzo de 2022, con un total de 86 días contratados.
Se organiza la tabla de Excel generada por el reporte de PILA, se suma el IBC de cada mes y los días contratados.
Al comparar el detalle del promedio de los IBC de los últimos 12 meses del reporte de la PILA y el promedio por la opción de registro de incapacidades, los datos son los mismos y corresponden a:
Valor diario de la incapacidad = Total IBC últimos 12 meses / días contratados últimos 12 meses
Valor diario de la incapacidad = COP 33.695.834 / 86 días = COP 391.812,02
Efecto de las causas de incapacidad en la liquidación de la incapacidad
El paso siguiente es determinar que ítems de devengo se generan en la liquidación el empleado y el valor que sera reconocido al empleado para el pago del auxilio de incapacidad.
La incapacidad registrada es por la causa de enfermedad común menor a 90 días, la cual tiene la siguiente configuración:
De acuerdo con los parámetros ingresados en la causa de la incapacidad, Bitákora realiza lo siguiente:
- Del 1 al 2 corresponden a los dos primeros días que reconoce el empleador con el valor del salario básico al 100%.
- Del día 3 al 10 de la incapacidad los reconoce la entidad responsable del pago al 66.67%.
- El salario variable se calculará con el promedio de los aportes realizados a la seguridad social de los 12 meses anteriores al registro de la incapacida, al 66.67% que es el porcentaje que le corresponde a la entidad.
Liquidación de la incapacidad en el caso práctico
En la bitácora del empleado se omitió el salario entre los días 1 al 10 de abril y se reemplaza por los ítems Incapacidad empresa por 2 días y el ítem de Incapacidad EPS Entidad por 8 días del 3 al 10 de abril.
En la liquidación se crearon los siguientes ítems de nómina:
- El ítem de Incapacidad Empresa. Este pago de 2 días es generado por los Días reconocidos por el empleador en la causa de incapacidad, donde el valor diario para liquidar es un día de salario básico al 100%, donde este empleado devenga un salario básico de COP 10.000.000.
Valor diario = Salario básico mensual / 30
Valor diario = COP 10.000.000 / 30 = COP 333.333,34
Valor de 2 días que corresponden al empleador = COP 333.333,34 x 2 días = COP 666.667
Para este caso práctico la base parametrizada en la opción de Incapacidades de Configuraciones del sistema es Último salario, por esto el cálculo que acaba de realizar fue con el valor diario del salario básico.
La otra opción disponible en la configuración es el Promedio que reconoce la entidad, que al seleccionarla la incapacidad empresa se pagará con dicho promedio.
- El ítem de Incapacidad EPS Entidad. Este pago de 8 días corresponden desde el día 3 hasta el final de la incapacidad, que para este caso es del 3 al 10 de abril. El valor diario para liquidar estos 8 días se calculan de acuerdo con la configuración de la causa de incapacidad con el promedio de los últimos 12 meses al 66.67%.
⚠ Pagos de salario variable del periodo actual en liquidación
Los conceptos adicionales al salario como comisiones, bonificaciones y horas extras que se paguen en el periodo actual, no se tomarán en la base para el cálculo de la incapacidad, ya que se toma es el IBC de los 12 meses anteriores a la incapacidad.
Como el empleado es del tipo de salario variable y según la causa de la incapacidad en la casilla Meses a promediar salario variable corresponde a 12 meses, el cálculo sería:
Valor diario de la incapacidad = Total IBC últimos 12 meses / días contratados últimos 12 meses
Valor diario de la incapacidad = COP 33.695.834 / 86 días = COP 391.812,02
De acuerdo con la causa de la incapacidad en la casilla Porcentaje de reconocimiento de la entidad corresponde al 66.67%
Valor diario aplicando el factor = COP 391.812,02 x 66.67% = COP 261.221,08
Valor de los 8 días de incapacidad = COP 261.221,08 x 8 días = 2.089.768,64
Valor de los 8 días de incapacidad aproximado al entero más cercano = COP 2.089.769
En resumen en la liquidación mensual se generaron tres conceptos de pago:
Salario básico por 20 dias por un valor de COP 6.666.667
Incapacidad Empresa por 2 días por un valor de COP 666.667
Incapacidad EPS Entidad por 8 días por un valor de COP 2.089.769
El IBC para el aporte a la seguridad social se conformará con el valor del salario y el valor de las dos incapacidades. El IBC por estos eventos es el mismo valor que se reconoce al empleado.
Para más información del cálculo de la seguridad social de las incapacidades consultar IBC para incapacidades.
Prorrogar una incapacidad
Prorrogar una incapacidad es cuando al empleado le expiden una nueva incapacidad por la misma enfermedad o por otra que tenga relación directa con la incapacidad inicial y se requiere prolongarla por más días.
⚠ Bitákora permite prorrogar una incapacidad así hayan pasado más de 30 días desde el último registro de incapacidad.
La prórroga de la incapacidad se realiza por la misma opción de registro de incapacidades, en la parte de abajo del formulario de registro dando clic sobre la opción Agregar Prórroga.
- Ingresar el Consecutivo de la incapacidad. Se pueden ingresar letras y números. Es un dato informativo.
- Seleccione la Causa. Se puede seleccionar la misma causa de incapacidad o una diferente. Depende de los días acumulados que lleve la incapacidad o puede ser que determinen una causa diferente en la prescripción médica de la incapacidad.
- Selecccione o ingrese la Fecha real. Corresponde a la fecha real de la incapacidad, puede ser una fecha de otro periodo o mes. Es un dato informativo solamente.
- Seleccione o ingrese la Fecha inicial de la incapacidad. El calendario permite seleccionar una fecha que esté dentro del periodo actual en liquidación y que no tenga otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Se permite seleccionar los días de descanso remunerado (sábados, domingos y festivos).
- Registre la Cantidad de días. Se permite registrar hasta la cantidad de días máximos configurados en la casilla Días máximos de la incapacidad en el maestro de causas de incapacidad.
💡 Cantidad de días acumulados de la incapacidad
Bitákora controla en el momento del registro, el acumulado de días desde la incapacidad inicial y de cada una de las prórrogas asociadas.
Siguiendo con el mismo ejemplo del empleado de tipo de salario variable visto en el caso práctico, se le registró una prórroga de la incapacidad por el día 12 de abril, donde se observa que se genera por el mismo valor diario de COP 261.221 y el pago lo reconoce la EPS con la misma base del tipo de salario variable al 66.67%.
Valor diario día de incapacidad = COP 391.812,02 x 66.67% = COP 261.221,08
Al redondear al entero = COP 261.221.
El promedio es el mismo que el de la incapacidad que está siendo prorrogada.
Al empleado se le liquida el auxilio de incapacidad con el ítem Incapacidad EPS Entidad por un valor diario de COP 261.221.
💡 Una vez registrada la prórroga de la incapacidad, Bitákora automáticamente actualizará la liquidación del empleado, provisiones, PILA y contabilidad.
Efecto del registro de incapacidades
- Bitákora no pagará el auxilio de transporte por los días en que se registre una incapacidad al empleado.
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