Registro de ausencias remuneradas
- 16 Jul 2024
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Registro de ausencias remuneradas
- Updated on 16 Jul 2024
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Para registrar una licencia remunerada, ingresar por el Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Licencias remuneradas.
Las licencias remuneradas se permiten registrar por días calendario o días hábiles, lo cual tiene efecto para el conteo de días entre la fecha inicial y final de la licencia.
Los registros de licencias remuneradas a Bitákora se realizan de la siguiente manera:
- Seleccione la Fecha Inicial. Se mostrarán solo las fechas que estén dentro del periodo en liquidación. El calendario permite seleccionar solo los días que no tengan otro evento registrado (retiro, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas y vacaciones). Los días que tienen algún evento registrado aparecerán dentro de un cuadro en colores que diferencian a cada evento.
- Seleccione la Causa de la licencia. Si no existe la causa requerida, ingresar con el lápiz verde
que se encuentra al lado derecho del campo y crear la causa sin tener que salir de la opción de registro. - Seleccione el Tipo de días. Es el criterio con el cual se quiere calcular la fecha final de la licencia, con respecto a la fecha inicial y la cantidad de días registrados en la licencia remunerada:
- Calendario. Se contarán los días calendario desde la fecha inicial registrada de la licencia.
- Hábiles. Se contarán los días hábiles desde la fecha inicial registrada de la licencia remunerada.
- Registre Cantidad de días. Es la cantidad de días de la licencia remunerada del empleado y que será el parámetro para definir la fecha final de la licencia. No se permite el ingreso de días con decimales.
que se encuentra al lado derecho del campo y crear la causa sin tener que salir de la opción de registro.✨ Registros en días no hábiles
Ahora es posible elegir, en el campo Fecha inicial, los días correspondientes a descanso remunerado, tales como los domingos y festivos (en jornadas de lunes a viernes, también se podrán seleccionar los sábados).
Es importante destacar que esta funcionalidad solo afecta el registro en días calendario.
En el caso de registros que elijan el tipo de días hábiles, el sistema aceptará la entrada, pero el conteo comenzará a partir del siguiente día laborable.
Al guardar la licencia remunerada se mostrará debajo del formulario de registro el listado de licencias registradas del empleado y se permite eliminar el registro ingresado y cualquier otro que esté dentro del periodo actual en liquidación.
💡 Bitákora automáticamente actualizará la liquidación del empleado, provisiones, PILA y contabilidad.
En la bitácora del empleado se causan los días registrados como licencia remunerada, creando un ítem por cada licencia registrada.
✨ El registro de una licencia remunerada es un evento que reemplaza el salario y se reconoce con un ítem de pago de la licencia como devengado para el empleado.
En el detalle de liquidación se pagan los 30 días del mes y la totalidad del salario del empleado que corresponde a COP 3.000.000.
Valor de la licencia remunerada = salario básico / 30 días X días licencia remunerada
Valor de la licencia remunerada = COP 3.000.000 / 30 X 8 días = COP 800.000
💡 Una licencia remunerada no es que al empleado se le pague algo adicional, sino que recibirá su salario completo.
Bitákora no permite registrar una licencia remunerada cuando existen otros eventos en el mismo día
En el momento del registro de la licencia remunerada, Bitákora mostrará en el campo Fecha Inicial, el calendario marcando en un cuadro en color el día que tienen algún evento registrado y solo permitirá seleccionar para el registro de la fecha un día que esté disponible el cual aparece en negro sin fondo.
❌ Concurrencia de eventos
No se podrán registrar eventos que estén en el mismo rango de fechas de las licencias remuneradas como son: registros de retiros, solicitud de vacaciones, incapacidades, ausentismos y otras licencias remuneradas.
Efecto del registro de licencias remuneradas en la seguridad social
El valor que se le reconoce al empleado por la licencia remunerada es calculado con el salario actual del empleado, pero para aportar a la seguridad social es calculado con el último IBC cotizado por el empleado, lo cual puede generar valores diferentes en empleados que devenguen salario variable o que hayan tenido eventos que modificaron la base de cotización a la seguridad social en el mes anterior.
Caso práctico de licencia remunerada que afecta el aporte a la seguridad social
Para mostrar las diferencias entre el pago al empleado y el aporte a la seguridad social cuando se presenta una licencia remunerada, se presentará un ejemplo con un registro de licencia por luto con un empleado que en el mes anterior al registro de la licencia remunerada presentó dos registros de incapacidades y esto hizo que su IBC se disminuyera, resultando inferior al salario básico del empleado.
Si desea obtener información de las características de la licencia de luto y sobre las preguntas más frecuentes, consulta nuestro artículo Licencia por luto: todo lo que debes saber.
Liquidación del empleado en el periodo actual en liquidación
En la bitácora del empleado se presenta la licencia donde es reconocida con un valor diario de COP 333.333,33.
El periodo actual en liquidación es el mes de mayo de 2022, donde los días de licencia remunerada registrada al empleado se le reconocen con el salario básico, que es de COP 10.000.000 mensuales.
El cálculo de los 5 días de licencia remunerada es el siguiente:
Valor licencia remunerada = Salario básico mensual / días del contrato en el mes x días licencia remunerada
Valor licencia remunerada = COP 10.000.000 / 30 días X 5 días de licencia = COP 1.666.667
El valor de COP 1.666.667 corresponde al valor que el empleador le reconoce al empleado por los días de licencia remunerada en el mes de mayo de 2022, los cuales son reconocidos con el salario básico del empleado.
Seguridad social en el mes anterior a la licencia remunerada
En este caso el valor que se le reconoció al empleado en el mes de mayo no es el mismo con el que se realizarán los aportes a seguridad social, ya que estos se realizan con el último IBC reportado.
El empleado en el mes anterior (abril) presentó incapacidades que disminuyeron el pago hacia el empleado.
El salario básico del empleado es de COP 10.000.000. Se le liquidaron devengos por COP 8.125.082, viéndose disminuído su pago por las incapacidades presentadas que se pagaron al 66.67%.
El IBC del mes de abril se conformó de la siguiente forma:
IBC mes abril = COP 8.125.082
Cálculo de la seguridad social del mes donde se presentó la licencia remunerada
Ahora se calculará con que IBC se realizarán los aportes sobre el ítem de licencia remunerada en el mes donde se presentó la licencia remunerada que corresponde al mes de mayo de 2022.
⚠ Cálculo del IBC de la línea LR
El único IBC que se calcula con el IBC del mes anterior es sobre la parte que representa la licencia remunerada, ya que sobre los otros pagos como el salario y la incapacidad se realizan con el valor pagado al empleado en el periodo de liquidación.
En el mes de mayo se presentaron tres pagos al empleado como fueron el salario, la licencia remunerada y la incapacidad EPS.
Al observar las líneas de seguridad social de salud, pensión y FSP, la base de la licencia remunerada identificada como "LR" está por un valor de COP 1.354.180, pero al revisar el pago al empleado en el mismo periodo fue por COP 1.666.667.
Pago al empleado por COP 1.666.667 vs base aporte seguridad social LR por COP 1.354.180
Para calcular la base de la licencia remunerada sobre la cual se hará el aporte a seguridad social en el mes de mayo, se realiza tomando el IBC calculado en el mes anterior que para este caso fue abril.
IBC mes abril = COP 8.125.082
Teniendo el IBC del mes anterior, ahora se calcula el valor del IBC diario:
IBC diario mes abril = COP 8.125.082 / 30 días = COP 270.836
El IBC diario del mes anterior se multiplica por los días de la licencia remunerada registrada en el mes de mayo:
IBC de la LR = IBC diario mes anterior X días donde se presenta la licencia remunerada
IBC de la LR = COP 270.836 X 5 días de licencia remunerada
IBC de la LR = COP 1.354.180
Efecto del registro de licencias remuneradas en el auxilio de transporte
- Durante las licencias remuneradas el empleado no asiste a su lugar de trabajo a laborar y no le asiste el derecho al pago del auxilio de transporte, el cual Bitákora no lo causará por los días de licencia y tampoco lo liquidará en la nómina del empleado en el periodo actual en liquidación.
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