Retiro en periodo cerrado

En Bitákora es posible registrar un retiro en un periodo ya cerrado, donde se realizan los ajustes en salario, seguridad social y conceptos fijos en el periodo actual en liquidación.

Cuando se registra un retiro en periodo cerrado, Bitákora creará una liquidación de retiro en el periodo actual en liquidación y el procedimiento es igual a un proceso de retiro normal.

Antes de registrar el retiro en periodo cerrado, se deben ingresar los eventos que hayan quedado pendientes del periodo anterior. Los eventos permitidos por Bitákora con fecha dentro del último periodo cerrado, son:

• Registro de Novedades. Como son las comisiones, bonificaciones, horas extras y demás. La Fecha de la novedad debe estar antes de la fecha de retiro o en el mismo día, para que puedan ser liquidados por Bitákora.
• Modificación de préstamos. Los registros de préstamos podrán ser modificados antes del registro de retiro o una vez registrado el retiro se puede conciliar el préstamo con un valor final a descontar como saldo.
• Conceptos fijos. Verificar que valores serían los correctos a pagar o descontar en el retiro. En especial si existen conceptos fijos configurados para pagar en primer periodo o periodo de cierre y Bitákora debe realizar ajustes o devoluciones.
• Modificación de salario. Se permite registrar con Fecha real de aumento antes de la fecha de retiro.

¿Cómo registrar una novedad para ser liquidada en el retiro en periodo cerrado?

El registro de la novedad (conceptos ocasionales) en periodo cerrado tiene el mismo procedimiento que el registro de novedades normal, excepto en lo siguiente:

• Ingrese la Fecha en la que se cargará la novedad. Registrar la fecha dentro del último periodo cerrado y antes o igual a la fecha de retiro.
• La casilla Prorrateado, no tendrá efecto alguno. La novedad no se distribuirá en el mes, se registrará unicamente en la fecha de la novedad, para tomarla de forma completa en el promedio para el cálculo de prestaciones sociales, vacaciones y la indemnización de retiro.

Para más información sobre el registro de novedades consultar Novedades.

Caso práctico de registro de retiro en periodo cerrado

Se presentará el ejemplo de un empleado al que se le terminará el contrato con fecha dentro del último periodo de liquidación cerrado, con las siguientes características:

• Jornada laboral de lunes a sábado de 360 días.
• Salario básico COP 1.200.000
• El periodo actual en liquidación (quincenal) es del 1 al 15 de noviembre de 2022.
• El último periodo cerrado fue del 16 al 31 de octubre de 2022.
• La fecha de retiro se registrará al 16 de octubre de 2022.
• Se le registrará una novedad de bonificación salarial y tres horas extras que corresponden al último periodo cerrado.
• Tiene pendiente un préstamo por pagar.
• Presenta dos registros de conceptos fijos, los cuales uno está configurado para pagar en el primer periodo y fue pagado todo el mes de octubre, sobre el cual se debe realizar devolución.

Registro del retiro en periodo cerrado en el caso práctico

Antes de realizar el registro de retiro en periodo cerrado se deben registrar las novedades en la opción de registro de novedades.

El periodo actual es la primera quincena de noviembre de 2022 y la novedad se registra con fecha del 16 de octubre de 2022 (periodo anterior ya cerrado).

Al dar Guardar se mostrará alerta para confirmar el guardado de la novedad con fecha anterior al periodo actual.

Después de ingresar las novedades en el periodo cerrado se registra el retiro en periodo cerrado del empleado al 16 de octubre de 2022.

Una vez son guardadas las novedades y se realiza el registro del retiro en periodo cerrado del empleado, se generará la liquidación del periodo actual (1-15 de noviembre) con las novedades registradas.

Se registraron dos novedades para el caso práctico, las cuales se observan en la liquidación de retiro del empleado en el periodo actual en liquidación:

• Una bonificación salarial por COP 1.500.000.
• Tres horas extras por COP 18.750.

Las novedades ingresadas tendrán efecto sobre el cálculo de la seguridad social y se realizarán los ajustes en la liquidación de retiro.

En la bitácora del empleado en el mes del retiro en periodo cerrado (octubre de 2022) se observarán las novedades ingresadas y los ajustes realizados por el registro del retiro en periodo cerrado, conceptos que se registrarán en el calendario dentro del mes de octubre.

Préstamos en el retiro periodo cerrado del caso práctico

Igual que en el registro de retiro común, Bitákora permite la conciliación de los préstamos en el registro de retiro en periodo cerrado.

Para más información sobre la conciliación de préstamos consultar Préstamos en la liquidación de retiro del caso práctico.

Conceptos fijos en el retiro periodo cerrado del caso práctico

El empleado tiene dos registros de conceptos fijos que vienen de periodos anteriores, donde Bitákora revisará si tiene que realizar algún tipo de pago o ajuste del concepto fijo.

Los conceptos fijos serán ajustados en la liquidación del empleado, teniendo en cuenta la jornada laboral del empleado configurada de lunes a sábado de 360 días y la proporcionalidad asignada, de la siguiente forma:

• El concepto BEN2 Beneficio temporal de vivienda. La periodicidad configurada es primer periodo, liquidado en su totalidad en la primera quincena del mes de octubre de 2022. Al ser el retiro al 16 de octubre, Bitákora generará un descuento por este concepto del 17 al 30 de octubre (14 días) que pagó por anticipado y que por estar configurado con proporcionalidad contratados, solo se paga hasta la fecha de retiro del 16 de octubre. Se pagaron COP 30.000 de todo el mes, menos 16 días pagados del 1-16 de octubre por COP 16.000 se genera una diferencia en la liquidación del empleado por COP -14.000 ya que estos días no fueron laborados.
• El concepto BEN3 Beneficio temporal de vestido. Se pagó en su totalidad por COP 30.000 en el mes de octubre. Por la proporcionalidad laborados, se pagará hasta la fecha de retiro los días laborados. Se pagaron COP 24.000 de todo el mes, menos 13 días pagados del 1-16 de octubre por COP 13.000 se genera una diferencia en la liquidación del empleado por COP -11.000, ya que estos días no fueron laborados.

Para más información sobre la proporcionalidad de conceptos fijos, consultar ¿Qué es la proporcionalidad del concepto fijo?

Cálculo de seguridad social en la liquidación del retiro del caso práctico

En el periodo actual en liquidación se observa la liquidación de retiro con las novedades registradas que son salariales y sobre esos conceptos se generan los ajustes realizados por Bitákora en la seguridad social.

Para el cálculo de la salud y la pensión se realiza lo siguiente:

Promedio de prestaciones sociales y vacaciones del retiro en periodo cerrado del caso práctico

Por la opción de registro de retiros se puede observar el detalle del cálculo de días y el cálculo de la base diaria de las cesantías, intereses, prima y vacaciones.

La funcionalidad y cálculos son los mismos utilizados en el proceso de retiro realizado a tiempo en el periodo actual en liquidación.

Para más información sobre el cálculo de prestaciones sociales y vacaciones, consultar Liquidación del retiro del empleado.