Septiembre

Hemos prestado especial atención a tus comentarios con el objetivo de mejorar nuestra aplicación y ofrecerte nuevas funcionalidades que simplifiquen tus procesos, brindándote así la mejor experiencia posible con Bitákora.

A continuación, te presentamos un resumen de las novedades que te aguardan:

1. Descarga y envío masivo de volantes de pago de nómina
2. Generar el archivo plano de tesorería vinculando cuentas bancarias de terceros
3. Nuevo reporte de contabilidad y de pagos y descuentos
4. ¿Necesitas dar de baja el contrato de un empleado?
5. ¿Quieres agrupar la información de la nómina de tus empleados a nivel contable?
6. Afiliación a Caja de Compensación en ciudad diferente a la sede
7. Retiros en periodo cerrado cuando la PM está contabilizada

Y en el capítulo final, te presentaremos un adelanto de lo que está por venir con Bitákora.

1. Descarga y envío masivo de volantes de pago de nómina

Te presentamos una nueva funcionalidad para descargar y enviar masivamente volantes de pago, que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.

Con esta nueva característica, podrás seleccionar varias nóminas y varios periodos de liquidación para descargar y enviar los volantes de pago de forma conjunta.

Antes, las opciones disponibles para el manejo de los volantes de pago incluían:

• Descargar y enviar el volante de pago individualmente por correo electrónico para cada empleado.
• Enviar por correo electrónico los volantes de pago correspondientes a una nómina específica en un periodo de liquidación determinado.
• Descargar y enviar el volante de prima de un empleado en particular o de todos los empleados en una nómina.

Con la nueva funcionalidad, ahora puedes disfrutar de las siguientes ventajas adicionales:

• Descargar en formato PDF los volantes de pago de múltiples nóminas y periodos de liquidación de forma conjunta.
• Descargar los volantes de pago de varios empleados con el cargue de una lista.
• Enviar por correo electrónico los volantes de pago de varias nóminas y periodos de liquidación de manera eficiente y rápida.
• Descargar y enviar los volantes de primas correspondientes a varias nóminas al mismo tiempo.

Esta actualización brinda una mayor versatilidad y facilidad en la gestión de los volantes de pago.

Si deseas más información al respecto, consulta Volantes de pago.

2. Generar un archivo plano de tesorería con la inclusión de otra entidad en el encabezado

Hasta ahora, el archivo plano utilizado por Bitákora para realizar la dispersión de fondos bancarios solo permitía incluir el NIT y el nombre de la empresa propietaria de la nómina de empleados en su encabezado.

Sin embargo, con esta nueva versión, Bitákora ha ampliado sus capacidades para admitir pagos entre empresas, lo que resulta especialmente beneficioso en contratos de mandato. En estos contratos, la entidad mandante o cualquier otra empresa puede efectuar los pagos de nómina directamente desde sus cuentas bancarias.

Esta configuración está disponible en el maestro de cuentas bancarias. A través de esta herramienta, podrás especificar si se trata de una cuenta propia o de otra empresa, junto con su correspondiente NIT.

El medio magnético que dispersa los fondos, generará en el encabezado el NIT y la razón social del titular de la cuenta bancaria.

Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:

• Configuraciones de contabilidad y tesorería en la sección de Maestros de configuración.
• Descargar el medio magnético en la sección de Tesorería.

3. Nuevo reporte de contabilidad y de pagos y descuentos

Bitákora implementó una nueva funcionalidad para los reportes que se descargan en Excel, la mejora consiste en liberar el servidor de una alta carga de transferencia de información y dedicar un mayor rendimiento a los procesos de liquidación de la nómina.

En la versión anterior, al descargarse el reporte en Excel se actualizaba automáticamente. En la nueva versión, los datos se cargan a través de una conexión externa a la base de datos de Bitákora.

Los reportes actualizados con la nueva versión, son los siguientes:

• De pagos y descuentos
• Documentos contables

Para más información al respecto, consulta los siguientes temas:

• Reportes de contabilidad
• Versión de Microsoft Excel requerida para el reporte

4. ¿Necesitas dar de baja el contrato de un empleado?

Bitákora ahora te lo hace más fácil. Con nuestra nueva herramienta te ayuda eliminar el contrato del empleado de tu nómina de forma rápida y segura.

Solo tienes que ir a la ficha de contrato del empleado y allí encontrarás la opción.

¿Y si el empleado tiene procesos en trámite?

No te preocupes, Bitákora te mantendrá informado. Te mostrará una alerta si existen procesos en trámite en áreas como tesorería, contabilidad o seguridad social. ¡Podrás deshacer esos procesos si aún no han sido aprobados o generado el comprobante de egreso y luego proceder a eliminar el contrato del empleado sin problemas!

Para más información al respecto, consulta la sección Eliminar el contrato del empleado.

Si deseas revisar los procesos en trámite del empleado, puedes consultar:

• Historial de medios magnéticos
• Rechazar un medio electrónico para pago por transferencia
• Ver el historial de la seguridad social
• Consulta de documentos contables por empleado

5. ¿Quieres agrupar la información de la nómina de tus empleados a nivel contable?

Bitákora te ayuda en tu proceso contable. Puedes contabilizar los pagos y descuentos de la nómina de tus empleados al NIT de la empresa.

Así es como funciona:

• En configuraciones del sistema, selecciona la opción de contabilización contra el NIT de la empresa.
• A partir de ese momento, todos los pagos y descuentos de los empleados se contabilizarán al NIT de tu empresa.

¿Y qué pasa con los aportes a la seguridad social, incapacidades, préstamos y otros?

No te preocupes, Bitákora mantendrá los movimientos y contabilizará al NIT de entidades o terceros que se requieren para identificar las cuentas por pagar o reintegros a terceros.

¿Quieres saber más?

Consulta los siguientes temas:

• Determinar que NIT se registra en los movimientos contables
• Nómina por pagar del empleado

O solicita ayuda a nuestro equipo de soporte a través del centro de ayuda.

6. Afiliación a Caja de Compensación en ciudad diferente a la sede

Bitákora ha creado una nueva casilla en la ficha del contrato del empleado para permitir seleccionar una ciudad diferente a la sede donde se encuentra laborando el trabajador. Esta casilla es necesaria para los empleados que trabajan en una ciudad diferente de donde residen sus familias.

Al ingresar a la ficha del contrato del empleado, podrás seleccionar la ciudad a la que quedará asignada la región de la caja. Esta ciudad será el sitio donde la familia del trabajador reside y allí podrá hacer uso de los parques, hoteles, recreación, educación y en general los servicios que preste la caja de compensación.

Puedes modificar la ciudad de la caja, ingresando por el Administrador de empleados de Bitákora.

7. Retiros en periodo cerrado cuando la PM está contabilizada

Cuando registras un retiro en periodo cerrado y está contabilizado el documento contable de provisión mensual (PM), Bitákora no podía modificarlo. Ahora, generaremos una reversión de la PM y contabilizaremos los nuevos valores.

Si no tienes habilitada la integración contable con el ERP, ajustaremos la misma PM.

Bitákora ajustará automáticamente los siguientes documentos:

• Documento contable PM
• Comprobante de egreso de la PILA

Estos cambios harán que tu contabilidad esté con las provisiones correctas en el mes de retiro del empleado.

Lo que viene en camino

Estamos comprometidos en proporcionarte la mejor experiencia posible y anunciamos lo que vendrá próximamente con Bitákora.

• Nueva imagen de las configuraciones del sistema
• Anticipos de nómina
• Integración con CBR

Bitákora pronto estrenará nuevo menú de configuraciones

En línea con nuestro proceso de actualización, anunciamos la renovada imagen que pronto tendrá las configuraciones del sistema de Bitákora.

Las opciones estarán organizadas en un menú lateral y estarán al alcance de tu mano. El detalle de la configuración se encuentra al lado derecho, para que puedas consultarlo fácilmente.

Y podrás utilizar la casilla de búsqueda para encontrar la opción que necesitas en un instante.

Anticipos de nómina

Muy pronto, podrás adelantar pagos de nómina a tus empleados, el cual se registrará como un evento por el Administrador de empleados.

Podrás pagar y generar un volante aparte de la nómina del empleado.

Integración con CBR

Los clientes que cuentan con el módulo de Comercialización de Bienes Raíces (CBR) de Sinco ERP, pronto podrán transmitir las comisiones de ventas a Bitákora.

Así podrás liquidarlas en la nómina de tus empleados de forma automática.