Solicitar permiso por horas

Desde agosto de 2024, miBitákora permite que el empleado pueda registrar permisos por horas.

El registro lo puede realizar directamente el empleado desde el Portal web o desde la aplicación móvil miBitákora

La solicitud de permiso por horas tiene el mismo flujo que las solicitudes de licencias remuneradas, solo que este permiso por horas es solo informativo para el jefe inmediato y no afecta la liquidación del empleado.

Para obtener más información sobre la actualización, consultar Permisos por horas desde miBitákora.

Ingreso a la opción de solicitudes por horas

A la opción de Permisos por horas se ingresa por el Home de miBitákora.

La siguiente imagen corresponde al ingreso a miBitákora por el portal web, pero a esta opción también se puede ingresar por la aplicación móvil.

En esta sección se mostrará el proceso con una guía rápida y luego se explicará adicionalmente lo más relevante para este tipo de permiso por horas.

Guía rápida para registrar un permiso por horas

Para registrar un empleado por horas, el empleado lo puede realizar por el portal web o por la aplicación móvil.

Con el siguiente video se podrá observar el proceso que debe seguir el empleado para registrar un permiso por horas en miBitákora.

A continuación se describen los pasos clave:

Registro del permiso por horas por parte del empleado

Los pasos para registrar la solicitud son los siguientes:

1. Iniciar sesión en la aplicación miBitákora, con sus credenciales (correo y código dinámico).
2. En el Home de miBitákora, seleccionar la opción Permiso por hora.
3. Dar clic en el botón Solicitar permiso horas.
4. Registrar la fecha del permiso. Se puede registrar directamente en formato dd/mm/aaaa o seleccionar la fecha del calendario.
   1. El calendario mostrará desde la fecha actual hacia el futuro.
5. Registre o seleccione el inicio y final del permiso.
   1. Puede registrarse en hora militar o con el sufijo am o pm.
6. Dar clic en continuar.

Revisar y confirmar la solicitud por parte del empleado

Una vez registrado el permiso, aparecerá la sección de confirmación, donde se mostrará un mensaje con las horas que se ausentará.

1. Seleccionar el jefe inmediato o usuario que debe aprobar la solicitud.
2. Agregar un comentario que es opcional.
3. Al dar clic sobre Enviar solicitud la solicitud quedará aprobada y se mostrará un mensaje de confirmación.
4. Se enviará automáticamente un correo al jefe inmediato o usuario aprobador, informando del registro.

Verificar o cancelar el registro por parte del empleado

El empleado puede verificar el estado de su solicitud de permiso en cualquier momento:

1. Ingresando a la aplicación miBitákora por la misma opción donde se registra la solicitud de Permiso por horas.
2. Se mostrará el estado (pendiente de aprobación o aprobado).
3. Si el jefe inmediato no ha aprobado la solicitud de permiso, el empleado podrá cancelar la solicitud, dando clic sobre Cancelar.
4. Se preguntará al empleado si está seguro de cancelar la solicitud.
5. Si se da clic sobre Cancelar, se eliminará el registro de permiso por horas.

Aprobar o consultar los permisos por parte del jefe inmediato

Cuando el empleado completa el registro del permiso por horas, esta se notifica al correo electrónico del jefe inmediato.

En esta sección se explicará la gestión del jefe inmediato para aprobar o rechazar el permiso. Además, como consultar las solicitudes que ya fueron aprobadas y esté informado diariamente de los permisos de su equipo de trabajo.

Gestión del permiso por parte del jefe inmediato

Una vez que la solicitud es confirmada por el empleado, se le notifica al jefe inmediato, el cual puede aprobar o rechazar la solicitud, de la siguiente forma:

1. El jefe inmediato debe iniciar sesión en la aplicación miBitákora, con sus credenciales (correo y código dinámico).
2. Apenas se ingresa a miBitákora se mostrará en la parte de arriba del Home la campanita de que tiene solicitudes pendientes del equipo de trabajo.
3. Puede consultarlas dando clic sobre el mensaje de la campanita o en la parte de abajo en Solicitudes de tu equipo.
4. En la sección de Pendientes, dar clic sobre la pestaña de Horas y aparecerán las solicitudes pendientes del equipo de trabajo.
5. Rechazar o Aprobar:
   1. El botón Rechazar cancelará la solicitud. Al empleado se le mostrará en miBitákora la solicitud en estado rechazada.
   2. Botón Aprobar: Se solicitará confirmación y luego se aprobará.
      1. Se enviará correo al empleado, notificando la aprobación.
      2. Puede consultar el estado (aprobada o rechazada) a través de la aplicación.

Consultar el estado de los permisos por horas por parte del jefe inmediato

Además de que al jefe inmediato se le envía al correo electrónico las solicitudes de permiso de los integrantes de su equipo de trabajo, también las puede consultar por el portal de empleados.

Para consultarlas debe ingresar por la opción de Solicitudes de tu equipo.

Aquí podrá encontrar tanto las solicitudes pendientes como las aprobadas.

Consultar las solicitudes por horas aprobadas

Con esta opción, el jefe inmediato podrá estar al tanto de las solicitudes aprobadas por él mismo y revisar cuáles miembros de su equipo estarán ausentes cada día.

Al hacer clic en la pestaña de Aprobadas y luego en Todas, se mostrarán las solicitudes aprobadas de los diferentes eventos como son las vacaciones, ausencias y por horas. También podrá filtrar por solo una de ellas.

Estas solicitudes se presentarán en una vista de calendario diario, similar a una agenda, que comienza desde el día actual y permite navegar hacia fechas futuras.

En la imagen anterior, el jefe inmediato está consultando la opción el 30 de julio de 2024, donde miBitákora le muestra solo las solicitudes a partir de este día y encuentra que de su equipo de trabajo, estarán ausentes dos personas el día 30 de julio y una el día 31 de julio.

Para obtener más información sobre la actualización de esta opción, consultar Calendario de solicitudes en miBitákora.