Solicitud de vacaciones desde el portal de empleados
- 31 Jul 2023
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Solicitud de vacaciones desde el portal de empleados
- Updated on 31 Jul 2023
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El empleado puede solicitar días de vacaciones desde el portal miBitákora.
La solicitud pasará directamente al jefe inmediato, quien será notificado automáticamente de la solicitud, quien aprobará o rechazará la solicitud de vacaciones. Al aprobarse se liquidará automáticamente en la nómina del empleado.
⚠️ Prerrequisitos para que esté disponible la opción de solicitud de vacaciones
Se debe contar con licencia activa de miBitákora y adicional configurar los cargos de los jefes inmediatos, para que se muestre la opción y se permita registrar las solicitudes de vacaciones en el portal de empleados miBitákora.
En la sección de introducción, se explica detalladamente como configurar cada uno de los requisitos, por parte del administrador de la nómina.
El flujo del registro de vacaciones, se compone de los pasos que se indican a continuación:
- Registrar la solicitud de vacaciones en el portal miBitákora, por parte del empleado
- Notificar automáticamente la solicitud del empleado, al correo del jefe inmediato
- Aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones por parte del jefe inmediato o aprobador
- Notificar automáticamente de la aprobación o rechazo de la solicitud al empleado
- Legalizar la solicitud de vacaciones en la liquidación de la nómina, si la solicitud fue aprobada
A continuación se detallan cada uno de los pasos del proceso.
Registrar la solicitud de vacaciones en el portal miBitákora
El empleado podrá registrar la solicitud de vacaciones por el portal de empleados miBitákora, ingresando por el portal web o por la aplicación móvil miBitákora.
Para obtener más información sobre el ingreso al portal de empleados, consultar ¿Cómo ingresar al portal de empleados miBitákora?.
📱 Portal web y aplicación móvil miBitákora
El empleado podrá registrar y consultar la solicitud de los días de vacaciones, por el portal web o por la aplicación móvil, ya que cuentan con la misma funcionalidad.
A continuación, se mostrará en una imagen animada, el registro de una solicitud de vacaciones.
Ahora, se detallará el proceso de registro de la solicitud paso a paso. En el portal de empleados miBitákora, ingresar por la sección de Vacaciones.
⚠️ Contactar al administrador de la nómina, si es empleado y observa las siguientes situaciones:
- Ingresó al portal miBitákora, pero no se muestra la opción de Vacaciones.
- Si está la opción de Vacaciones, pero no se muestra en la lista de aprobadores, a su jefe inmediato.
Al dar clic sobre Solicitar vacaciones, se indicará el estado y el detalle de las solicitudes, que pueden ser:
- No tiene solicitudes pendientes
- Si tiene solicitudes registradas, se mostrará el detalle del registro de las vacaciones solicitadas y si está pendiente o aprobada.
Seleccionar la fecha de salida de las vacaciones
Al dar clic sobre Solicitar vacaciones, se solicitará la fecha de salida de las vacaciones, la cual se puede seleccionar dando clic, sobre el ícono de calendario.
✨ Días habilitados en el calendario
Se mostrará en el calendario solo los días hábiles, de acuerdo con la jornada laboral pactada y que no tengan otro evento registrado como: ausencias, incapacidades y otros.
Habilitará los días desde la fecha actual hacia el futuro.
✨ Se pueden solicitar periodos futuros
Al solicitar días de vacaciones que abarque varios periodos de liquidación de la nómina, estos se liquidarán proporcionalmente en el periodo de liquidación que corresponda.
⚠️ Periodos de nómina cerrados no permiten registros
En el calendario solo se habilitarán los días hábiles, que estén dentro de periodos que estén en liquidación.
Registrar los datos complementarios de la solicitud
En este formulario existen las siguientes casillas a diligenciar:
- ¿Cuántos días quieres solicitar?. Registrar los días hábiles a disfrutar. No puede ser superior a los días disponibles.
- Volverías a trabajar el. Corresponde a la fecha para regresar al trabajo. Lo calcula miBitákora, a partir de la fecha inicial y los días hábiles a disfrutar.
- Jefe inmediato. Seleccionar la persona que gestionará la solicitud de vacaciones.
- Comentario. Agregar el comentario que se considere conveniente.
💡 Días disponibles de vacaciones
Se podrán solicitar vacaciones para disfrutar en tiempo y que no excedan los días disponibles que tiene el empleado.
En la imagen anterior, el Volverías a trabajar, se calcula de la siguiente forma:
Fecha salida a vacaciones: Martes 20 de junio de 2023
Días hábiles a disfrutar: 3
Fecha de regreso al trabajo: Viernes 23 de junio de 2023. Según los días hábiles del calendario, disfrutaría el 20, 21 y 22 de junio
Al Enviar solicitud, se guardará la solicitud y aparecerá el mensaje de confirmación.
La solicitud queda registrada con el estado Pendiente de aprobación.
Notificar automáticamente la solicitud del empleado
La solicitud de vacaciones llegará directamente al jefe inmediato y/o aprobador que haya seleccionado, al cual miBitákora notificará al correo electrónico.
Aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones
El jefe inmediato o aprobador, se encargará de aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones del empleado.
💡 Aprobar o rechazar la solicitud
Cuando alguno de los usuarios autorizados gestione la solicitud, se modificará el estado de la solicitud y se notificará al correo electrónico del empleado.
Para mayor información al respecto, consultar los siguientes temas:
- Aprobar o rechazar las solicitudes por parte del jefe inmediato
- Aprobar o rechazar las solicitudes por parte del administrador de la nómina
Notificar automáticamente de la aprobación o rechazo de la solicitud al empleado
El portal miBitákora notifica automáticamente al correo del empleado, en los siguientes eventos:
- Aprobada
- Rechazada
La siguiente imagen corresponde a una notificación al correo del empleado, de la solicitud de vacaciones aprobada por el jefe inmediato.
❌ Solicitud rechazada
Si la solicitud de vacaciones, es rechazada por el jefe inmediato o liquidador, se podrá consultar por miBitákora el motivo en las observaciones y comunicarse con la persona que rechazó la solicitud.
Legalizar la solicitud de vacaciones en la liquidación de la nómina
Cuando el liquidador de la nómina aprueba la solicitud de vacaciones, el estado de la solicitud cambia al estado Finalizada.
✨ Solicitud de vacaciones finalizada
La solicitud de vacaciones finalizada se liquida en la nómina del empleado y no podrá ser cancelada por el empleado y tampoco por el jefe inmediato.
El liquidador de la nómina, será el único que podrá cancelar la solicitud de vacaciones de la liquidación, para lo cual el periodo de liquidación no debe estar cerrado.
Consultar el volante de liquidación por parte del empleado
Cuando la solicitud es aprobada y liquidada, el empleado puede consultar el resultado de la solicitud de las vacaciones, en el volante de liquidación de nómina del mes.
El empleado se puede informar de la liquidación de las vacaciones, de dos formas:
- Cuando le llegue el correo electrónico del pago de la nómina, el cual trae como adjunto el volante de pago de la nómina.
- Consultar el portal de empleados miBitákora y descargar el volante de pago.
Al dar clic sobre Volantes de pago, se podrá consultar o descargar en formato PDF, donde se podrá observar el registro de las vacaciones solicitadas por el portal de empleados.
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