Acta de constitución del proyecto

El informe permite revisar el acta de constitución del proyecto creada desde el complemento SINCO de Microsoft Word® y revisarla en formato PDF.

El sistema habilita la consulta del reporte en cualquier estado del proyecto.

El informe muestra la información del creador del proyecto y el documento del acta en un visor PDF (depende de si se define o no el acta):

Nombre: Visualiza el nombre del usuario creador del proyecto.

• Cargo: Muestra el cargo del usuario creador del proyecto.

• Empresa: Muestra el nombre de la empresa en la que se creó el proyecto.

• Fecha: Visualiza la fecha de creación del proyecto

• Documento del acta: Visualiza en formato PDF el acta de constitución del proyecto.

• Estado: Corresponde al grupo de procesos u operación por la que atraviesa un proyecto (macro, sub proyecto o proyecto individual).

Barra de herramientas

Acta constitución del proyecto - Complemento SINCO SGP en Microsoft Word®

El acta de constitución permite formalizar el inicio del proyecto y la asignación del director del mismo. Es esencial que el director del proyecto documente los aspectos más importantes del proyecto. Normalmente se detalla la justificación y/o propósito del proyecto, la descripción del producto o servicio que se entregará, el alcance, los objetivos, los entregables finales, los hitos relevantes, los interesados claves y sus expectativas, las restricciones y supuestos, los niveles de autoridad y responsabilidad de los involucrados y la información histórica relevante.

Dependiendo de la forma en la que se estructuró el proyecto (individual o con jerarquía) se puede definir el acta de constitución del mismo. Específicamente para los proyectos con jerarquía existe la posibilidad de generar el acta de constitución únicamente para el proyecto macro. Sin embargo, si el proyecto está definido por etapas o fases, cada una puede manejar su propia acta de constitución por separado, esto depende de la metodología de la organización, la financiación y otros factores de influencia.

Para iniciar la creación del acta se debe realizar el siguiente procedimiento:

Ingresar a Microsoft Word®. En la cinta Sinco ERP dar clic en la opción iniciar sesión.

Ingresar las credenciales (usuario y contraseña), seleccionar la empresa y sucursal donde se creó el proyecto.

Una vez se confirmen las credenciales de acceso, en Microsoft Word® se habilita la cinta SGP con los siguientes campos:

• Proyectos: seleccionar el proyecto (proyecto macro, sub proyecto o proyecto individual) donde creará el acta de constitución.

• Tipo documento: seleccionar el tipo acta de constitución del proyecto.

Luego, se presentan las siguientes opciones:

Actualizar: utilizar esta opción, en el caso en el que se requiera refrescar el listado de los proyectos, cuando se modifica o crea proyectos directamente en Sinco SGP.

• Abrir plantilla: crear el documento del acta, utilizando la plantilla previamente configurada.

• El sistema habilita la ventana Plantilla donde se debe seleccionar la plantilla a utilizar y dar clic en el botón Cargar:

• Una vez abierta la plantilla completar los datos correspondientes al proyecto con el editor de texto de Microsoft Word®.

• Descargar última versión: el Director del proyecto puede modificar el acta de constitución, en la que previamente estaba trabajando o aquella que se encuentre terminada, por ajustes que se vayan presentando en el proyecto. Estas modificaciones se realizan a través del complemento de Microsoft Word®, descargando la última versión del acta a través del botón Descargar última versión de la cinta SGP.

• Una vez terminada el diligenciamiento o modificación del acta de constitución, dar clic en el botón Guardar de la cinta SGP.

• Para terminar, regresar a la cinta Sinco ERP y dar clic en el botón Cerrar sesión.