Actas de avance estándar

Las actas de avance estándar permiten adelantar un control del avance físico que se lleva en cada una de las actividades del presupuesto del proyecto. El control del avance se realiza teniendo como referencia la cantidad y valor proyectado de los ítems del proyecto.

Es muy importante resaltar la diferencia existente entre las actas de avance estándar y las actas de avance cliente; las actas de avance estándar son las únicas que alimentan el concepto de ejecutado en el control del proyecto, entretanto las actas de avance cliente son un documento (herramienta) adicional e independiente que permite generar procesos de facturación y las cifras de referencia para su generación parten de la configuración de los valores de venta de las actividades desde la opción localizada en ADPRO/Presupuestos/Utilidades/Especificaciones adicionales al presupuesto.

Prerrequisitos actas de avance estándar

Seleccionar el proyecto sobre el cual será generada el acta de avance estándar.

Funcionalidad actas de avance estándar

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Actas de avance estándar. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de las actas de avance del proyecto:

• Acta No.: ingrese el número de acta avance que necesite consultar.
• Descripción: ingrese la descripción o parte de la misma del acta que necesite consultar, aparecerán las actas relacionadas con la descripción.
• Rango de fechas: en la consulta inicial para visualizar las actas de avance estándar creadas en el proyecto la definición del rango de tiempo sobre el que se realizará la consulta (fecha inicial y fecha final), presentará en pantalla solo los documentos cuya de generación este contenida en los parámetros definidos.

Procedimiento de consulta y generación de actas de avance estándar

Creación y edición de registros:

• La creación de una nueva acta de avance se realiza desde el icono . Es muy importante tener en cuenta que en el sistema el nuevo documento solo queda en firme y con un consecutivo asignado una vez se tenga por lo menos registrado y guardado un avance sobre algún ítem del proyecto. El avance registrado bien sea de forma masiva o puntual debe ser guardado para cada uno de los detalles. Este icono se activa en color rojo como recordatorio de la necesidad de adelantar la acción de guardado para dejar en firme y registrado en el sistema el avance previamente digitado en la respectiva actividad.

• Selección de registros para generar el avance: una vez creada el acta sobre la cual serán registrados los avances en los ítems presupuestales sobre los cuales aplique, se puede hacer uso de los siguientes parámetros de consulta para delimitar los ítems que podrán ser incorporados en el nuevo documento:

  • Capítulos: este es un selector desplegable para seleccionar un capítulo en particular y de esta forma presentar en pantalla los ítems relacionados al mismo, sin embargo, haciendo uso del icono de selección de múltiples capítulos es posible tener un panorama más amplio de actividades para registrar el avance físico. La determinación de los capítulos sobre los cuales se realizará el posterior registro del avance es esencial para permitir la operación de los filtros de Subcapítulos y de ítems:
  • Subcapítulos: este es un campo de consulta dinámico que a partir de los registros que se tienen previamente en pantalla (tras aplicar el filtro de capítulos), al ingresar la descripción del subcapítulo o parte de esta el sistema presenta en pantalla solo los ítems asociados a dicho subcapítulo.
  • Ítems: al igual que el filtro de subcapítulo, el filtro de ítems opera a partir de los registros que se tienen previamente en pantalla (tras aplicar el filtro de capítulos), al ingresar la descripción del ítem o parte de esta, e incluso digitando su código presupuestal, es posible reducir la consulta a un registro en particular para facilitar el proceso de generación o edición puntual del acta de avance.

De acuerdo al anterior vídeo, en la primera columna aparece el número del acta de avance en color azul (hipervínculo). Oprima este hipervínculo para ver el detalle del acta de avance, únicamente se podrán adelantar labores de edición y/o eliminación sobre las actas que se encuentren en estado generadas, las actas aprobadas solo permiten la visualización del formato de impresión del respectivo documento:

Independiente del estado de las actas, sin la necesidad de ingresar al detalle del documento, desde la consulta inicial puntualmente desde la columna de Adjuntos es posible visualizar y descargar los adjuntos que soportan el documento de avance.

Finalmente, las actas que se encuentran en el estado de generadas permiten operar directa y de manera completa el formulario de actas de avance estándar:

• Registro de avance: existen tres (3) columnas pertenecientes al ejecutado: ejecutado acumulado, ejecutado acta y ejecutado actual.

  • Ejecutado acumulado: es la cantidad ejecutada acumulada en las demás actas realizadas diferentes al documento en edición.
  • Ejecutado acta: corresponde a las cifras de ejecución consignadas en el documento en edición.
  • Ejecutado actual: es la sumatoria del ejecutado acumulado y del ejecutado acta.

El ejecutado acta con cantidad y porcentaje, y el ejecutado actual con cantidad y porcentaje. Son grupos de columnas dinámicos, es decir, si se ingresa una cantidad o un porcentaje en ejecutado acta la pantalla automáticamente actualizará las cantidades en el grupo de columnas de ejecutado actual y viceversa.

• Registro puntual de avance: el registro puntual de avance obedece al diligenciamiento individual de avance (por cantidad o valor en cada uno de los ítems).
• Registro masivo de avance: desde el encabezado del formulario del acta de avance en los apartados del ejecutado acta y ejecutado actual; es posible llevar (dejar) la totalidad de las actividades a un determinado porcentaje de avance bien sea a nivel del acta o en el ejecutado actual. El porcentaje de avance máximo de aplicación masivo permitido es del 100%, avances superiores son permitidos, pero de manera puntual.

Eliminar avance: si necesita eliminar los valores de avance ingresados del ítem ubique la fila correspondiente y haciendo uso del icono de eliminar se podrá suprimir dicho avance en el acta, es importante aclarar que la eliminación del avance en el acta solo será posible si la actividad no se encuentra en estado terminado. De igual forma no podrán eliminarse actas que contenga algún registro de avance.

Finalizar actividad: desde las actas de avance estándar particularmente desde la columna Fin, es posible para cada actividad presupuestal finalizar su ejecución, el marcar una actividad desde este campo el estado de la misma se modificará a Terminado en el Estado de ítems (ADPRO/Ejecución/Estado de Ítems)