Actividades pendientes de correspondencia

Las actividades pendientes corresponden a las tareas que son asignadas a los usuarios desde la radicación de correspondencia entrante, interna o comunicado interno. Desde la ruta SGD/correspondencia/actividades pendientes el usuario podrá realizar acciones como: reasignar, rechazar, dar respuesta, redistribuir o cancelar la correspondencia, pero solo con los radicados sobre los que tiene esta potestad, es decir, aquello que han sido asignadas desde la radicación o por acciones como reasignación o redistribución, así como las configuradas por cargo desde el flujo programado.

Esta opción adicional permite realizar consultas de los radicados asignados a través de filtros de búsqueda que se encuentran como referencia en el ícono de ayuda. En el panel de Actividad se visualizarán las actividades pendientes por usuario o por cargo, según la configuración desde el flujo de correspondencia.

Al seleccionar cada actividad el sistema desplegará diferentes opciones para ejecutar la actividad:

Reasignar

Esta opción hace parte del estándar de acciones que el usuario tiene para ejecutar cuando le ha sido asignada una actividad pendiente, esta implica entregar su responsabilidad a otro usuario, sin embargo, no podrá ser asignada a un usuario diferente a los que han sido configurados al cargo al que pertenece el usuario de acuerdo al diseño establecido en el flujo programado de correspondencia.

Vínculo a opciones externas a SINCO SGD

Dentro de las funcionalidades incluidas en las actividades pendientes y de acuerdo con la configuración del flujo programado, es posible agregar un botón adicional en cada uno de los pasos del flujo, que lleve directamente a una opción de cualquier módulo de SINCO ERP o a vínculos externos.

Para el caso de los flujos relacionados con el proceso de radicación de facturas que tienen vínculo con documentos como actas o entradas de almacén generados en SINCO ADPRO, se encuentra el vínculo estándar que realiza la consulta directa de estos documentos solo si están disponibles para vincular la factura y se han diligenciado los descriptores requeridos para la consulta (Proveedor, fecha de la factura, consecutivo de la factura, valor de la factura y obras por usuario).

Desde este vínculo se abrirá el modal donde es posible seleccionar el acta o las entradas de almacén que han sido generadas en SINCO ADPRO para realizar el cruce con la factura radicada y así llegue al proceso de pago en SINCO FRO.

Es importante tener en cuenta que solo se podrá asociar un tipo de documento, es decir, si se selecciona un acta no se podrá luego cambiar al tipo entrada, en caso de que se requiera asociar este tipo de documentos a la misma factura, se deben radicar 2 facturas independientes para los dos cobros, material y servicios.

Esta asociación habilitará la vinculación de la imagen de la factura digitalizada en SINCO SGD desde las integraciones actuales con SINCO ADPRO y SINCO A&F.

Anexos

Desde cada uno de los pasos de un flujo programado, los cuales corresponderán a las actividades pendientes para los usuarios, se encuentra la opción de cargar anexos (documentos adicionales a la imagen del radicado) los cuales pueden ayudar a soportar el proceso de pago de una factura o como soporte de una actividad que debe realizar un usuario cuando se realiza la redistribución de una correspondencia.

Estos anexos pueden ser cargados como adjuntos en cualquier formato, siempre respetando las políticas sobre el peso de los archivos, o digitalizados directamente en la aplicación bajo el estándar establecido por SINCO SGD si se cuenta con el scanner para realizar la tarea.

Respuesta

Esta opción permite contestar la actividad de correspondencia entrante con la radicación de una correspondencia saliente. Al dar clic sobre el botón de respuesta, automaticamente se abrirá una nueva pestaña con el formulario de radicación de correspondencia saliente, despues de guardada la correspondencia saliente inmediatamente queda como correspondencia asociada.

Descriptores

La sección de descriptores muestra los descriptores que se asociaron en la política documental, mostrando también cuáles son de obligatorio registro y cuáles no. Tenga en cuenta que no se podrán visualizar los que estén asociados a un paso posterior.

Ejecutar actividad

En el panel general se encentra el campo observaciones, donde es necesario ingresar comentarios para completar el paso. Dentro de la lista desplegable de la opción Acción se desplegarán los campos que se describen a continuación, solo si así ha sido configurado en el flujo programado por paso:

• Cancelar: Al seleccionar Cancelar en una actividad, el sistema procederá a anular la correspondencia, por lo que el resto de actividades desaparecerán.

• Rechazar: Devuelve la actividad al paso anterior, dentro de un flujo programado de correspondencia.

• Completar: Cuando se encuentra en el último paso de un flujo programado, la acción de completar finalizará el proceso de la correspondencia. Si se encuentra en un paso intermedio de un flujo, dará por completada la actividad de ese paso; cuando corresponde a una correspondencia sin flujo, la actividad se dará por terminada.

Por último, en el panel de seguimiento encontramos los pasos anteriores que se han realizado, de manera cronológica. Allí se muestra el paso, la actividad del flujo, el estado y el usuario, con su fecha y hora de ejecución.

Tenga en cuenta que es posible visualizar a través de ventanas emergentes, más de un documento cargado dentro de la correspondencia. (documento principal – Anexos).