Ajuste masivo de presupuesto

Esta función ofrece la posibilidad de llevar a cabo ajustes presupuestales porcentuales en valor de forma masiva, aplicando criterios tales como: todo el presupuesto, pendiente por asegurar, pendiente por consumir y pendiente por invertir, y su aplicación se puede realizar por insumo, por tipo de insumo, por agrupación, por todos los insumos, etc.

Prerrequisitos de ajuste masivo de presupuesto

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.
• Generar control.

Funcionalidad de ajuste masivo de presupuesto

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por ítem el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste masivo de presupuesto.

Ajustar a: este es el punto de partida de la función de ajuste masivo de presupuesto, independiente del criterio de selección de datos (% IVA, insumo, tipo de insumo, agrupación) sobre los cuales posteriormente se entrará a aplicar el ajuste; siempre el usuario debe definir un criterio para aplicar el ajuste, por defecto el sistema al iniciar la función presenta seleccionada la opción de todo el presupuesto.

• Todo el presupuesto: al tener seleccionada la opción de todo el presupuesto la aplicación del ajuste afectará incrementando en valor la totalidad de los insumos definidos en los posteriores filtros. Modifica el precio del insumo(s) en todos los ítems sin importar si existen o no asegurados, invertidos o consumidos previos.
• Pendiente por asegurar: con esta opción el sistema revisa las cantidades ya aseguradas, y proyecta el saldo por asegurar al nuevo precio a proyectar.
• Pendiente por consumir: con esta opción el sistema revisa las cantidades ya consumidas, y proyecta el saldo por consumir al nuevo precio a proyectar.
• Pendiente por invertir: con esta opción el sistema revisa las cantidades ya invertidas, y proyecta el saldo por invertir al nuevo precio a proyectar.
• • Eliminar ajustes: con esta opción se desplegará una ventana con el listado de ajustes masivos realizados en esta opción, los cuales se tendrá la posibilidad de eliminar.
• Antes de IVA: la operación de esta casilla es esencial en el ajuste masivo de presupuesto y tiene dos efectos muy diferentes:
  • Si no está seleccionada: aplica el incremento porcentual del valor unitario de los insumos sobre el valor unitario proyectado.
  • Si esta seleccionada: aplica el incremento únicamente sobre la base proyectada del insumo antes del porcentaje de IVA aplicable al insumo según configuración definida desde el maestro de insumos.

¿ Cómo realizar un ajuste masivo de presupuesto ?

El ajuste masivo de presupuesto tiene 4 filtros según maestro de insumos:

• % IVA (en maestro de insumos): con esta opción el sistema puede definir los insumos que se afectaran en el ajuste en virtud de su configuración de IVA, por ejemplo al tener seleccionado 19% y 15% el sistema solo afectará con el ajuste de presupuesto a los insumos del proyecto con estas dos configuraciones de IVA definidas desde el maestro de insumos. Desde el icono se adicionan porcentajes de IVA para aplicar el ajuste.
• Tipo de insumo: con esta opción se puede definir uno varios tipos de insumos para efectuar el ajuste. Desde el icono se adicionan tipos de insumo para aplicar el ajuste.
• Agrupación: con esta opción se puede definir una o varias agrupaciones de insumos para efectuar el ajuste. Desde el icono se adicionan agrupaciones para aplicar el ajuste.
• Insumos: Con esta opción se puede definir uno varios insumos puntualmente para efectuar el ajuste. Desde el icono se adicionan insumos para aplicar el ajuste.

Por otro lado se encuentran los campos que son estrictamente necesarios diligenciar para llevar a cabo del ajuste masivo de presupuesto

• % de ajuste: en este campo el usuario debe ingresar el valor porcentual en el que se incrementará el precio unitario del insumo(s).
• Observaciones: el diligenciamiento de observaciones es de carácter obligatorio antes de realizar un ajuste individual o masivo, es un campo alfanumérico cuya finalidad es permitir consignar observaciones que permitan efectuar una rápida y acertada trazabilidad respecto al ajuste realizado.
• Causa del ajuste: al igual que el campo de observaciones la selección de una causa del ajuste de proyección bien sea individual o masivo es de carácter obligatorio, las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/Configuración/Causas y tipos de ajustes/Causas de ajuste de presupuesto.
• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha del día en que se está realizando del ajuste, por lo tanto el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Informes de proyección - ajuste de presupuesto.
• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de aplicación del ajuste.
• Ajustar: desde esta opción se activa la puesta en firme del ajuste para afectar la proyección según los datos previamente consignados en el formulario de ajuste.
• Antes de IVA: la operación de esta casilla es esencial en el ajuste masivo de presupuesto y tiene dos efectos muy diferentes:
  • Si no está seleccionada: aplica el incremento porcentual del valor unitario de los insumos sobre el valor unitario proyectado.
  • Si está seleccionada: aplica el incremento únicamente sobre la base proyectada del insumo antes del porcentaje de IVA aplicable al insumo según configuración definida desde el maestro de insumos.
• Eliminar ajustes: al dar clic sobre este botón el sistema presenta para consultar los ajustes disponibles para eliminación generados desde la opción de proyección en operación.

Procedimiento de consulta y ajuste

Inicialmente se recomienda tener un panorama mas completo del insumo en el proyecto, por ejemplo consultando desde el ajuste por insumos o desde el control de seguimiento, para el ejemplo tomaremos el siguiente insumo el cual se encuentra en un total de 2 actividades del proyecto:

En la anterior imagen se aprecia que el insumo solo tiene asegurados en una de las actividades, recordemos que este ajuste se realiza siempre y cuando se tenga una cantidad pendiente por asegurar positiva. (Sobre cantidades pendientes por asegurar negativas o iguales a cero no se realiza ajuste). En este caso para la actividad 45.001 la cantidad por asegurar es de 4.569 M2:

Con este panorama desde la opción ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste masivo de presupuesto, se realizará un incremento del 5% del valor proyectado para las cantidades pendiente por asegurar (el mismo proceso aplica por ejemplo para las cantidades pendientes por consumir y por invertir, solo cambia el concepto de control con el que se entablecen las cantidades bases del ajuste). Para realizar el ajuste se debe seleccionar una causa del ajuste, se debe consignar un comentario y en la casilla “% Ajuste” se debe registrar numéricamente el porcentaje de ajuste que se le aplicará (puede ser positivo o negativo:

Al aplicar el ajuste (dando clic en el botón ajustar de la anterior imagen) el sistema calcula el valor porcentual del ajuste, en este caso para la acividad 45.001 que tenía un valor proyectado de unitario de 13,586.080 el 5% de dicho valor son 679.304; esta cifra multiplicada por las cantidades por asegurar que para el ítem en cuestión son 4.569 define un valor de ajuste de 3,103.7399:

Eliminación de Ajustes masivo por presupuesto

Finalmente cualquiera de los ajustes realizados por la función de Ajuste por asegurados podrá ser eliminado desde las opciones de:

• ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste masivo de presupuesto
• ADPRO/Proyección/Ajustes/Eliminar ajustes