Ajuste por asegurados

Con esta funcionalidad se permite el ajuste general del presupuesto proyectado tomando como referencia básica los registros a nivel de insumo e ítem que tengan cantidades aseguradas y a su vez que presenten diferencias en cantidad, en valor, o ambos respecto a la proyección.

Prerrequisitos ajuste por asegurados

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.
• Generar control.
• El sistema presenta para ajustar únicamente los detalles (insumos) de las actividades que tengan diferencia en cantidad y/o valor entre el proyectado y el asegurado.

Funcionalidad ajuste por asegurados

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por asegurados se debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por asegurados.

• Asegurado > Proyectado: por defecto este filtro siempre se encuentra activo y en consecuencia permite visualizar en pantalla registros para ajustar en los cuales el asegurado en cantidades sea mayor al proyectado.
• Asegurado < Proyectado: permite visualizar en pantalla registros para ajustar en los cuales el asegurado en cantidades sea menor al proyectado.

Proyectar por valor unitario

En la selección de proyectar por valor unitario se tienen dos alternativas:

• Capítulo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del capítulo en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Ítem: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del ítem en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Insumo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del insumo en uso en el proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presenta en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.
• Generar control: al dar clic sobre este botón el sistema recalcula y presenta una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto.
• Eliminar ajustes: al dar clic sobre este botón el sistema presenta para consultar los ajustes disponibles para eliminación generados desde la opción de proyección en operación.

Una vez aplicados los filtros deseados y dando clic en consultar el sistema presenta en pantalla los registros a nivel de insumo e ítem que tengan cantidades aseguradas y a su vez que presenten diferencias en cantidad y/o valor respecto al presupuesto proyectado.

¿Cómo realizar un ajuste por asegurado?

Al dar clic sobre este icono se puede visualizar u ocultar el panel principal de consulta y operación correspondiente al proyectado y asegurado de cada insumo contenido en el ítem permitiendo abrir la ventana mostrada a continuación, en donde se lleva a cabo el registro de los ajustes requeridos a nivel de insumos:

• No. Ítem: hace referencia a la numeración y ubicación del ítem dentro del presupuesto del proyecto.
• Insumo: es un campo informativo que contiene la descripción y código del insumo que presenta la diferencia entre lo asegurado y lo proyectado.
• Proyectado: esta columna presenta las condiciones proyectadas del insumo respecto a la actividad presupuestal tanto en cantidad como en valores.
• Asegurado: en este campo se consolidan para cada registro las cantidades y valores asegurados del insumo en cada ítem.
• Ajuste en valor: sobre esta columna se presentan datos siempre y cuando el asegurado sea menor o igual en cantidad a lo proyectado, por lo tanto el ajuste requerido solo es por valor.
• Ajuste por adicional: sobre esta columna se presentan los datos asegurados que han sobrepasado en cantidad lo proyectado.
• Ajuste sugerido: el ajuste sugerido tiene dos formas de calcularse:
  • Si el ajuste es adicional: las cifras sugeridas serán tanto en cantidad como en valor exactamente la diferencia entre los proyectado y lo asegurado, de esta forma el proyectado tras el ajuste será igual a lo asegurado en cantidad y valor.
  • Si el ajuste es por valor: las cifras sugeridas solo serán para ajustar dinero. Es importante aclarar que el cálculo del ajuste asegurado toma por defecto el último valor ajustado para cada insumo en el respectivo ítem, este valor es muy diferente al valor unitario proyectado del insumo, el último valor de ajuste se puede identificar al posicionar el mouse en la columna Proyectado.
• Proyectado sugerido: este es un campo informativo que nos indica cómo será el presupuesto proyectado tras el ajuste por asegurados.
• Observaciones: el diligenciamiento de observaciones es de carácter obligatorio antes de realizar un ajuste individual o masivo, es un campo alfanumérico cuya finalidad es permitir consignar observaciones que permitan efectuar una rápida y acertada trazabilidad respecto al ajuste realizado.
• Ajustar: desde esta casilla se puede realizar el ajuste de manera individual para cada registro ó a nivel masivo de todos los registros listados en pantalla.
• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha del día en que se está realizando del ajuste, por lo tanto el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Informes de proyección - ajuste de presupuesto.
• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de aplicación del ajuste.
• Causa del ajuste: al igual que el campo de observaciones la selección de una causa del ajuste de proyección bien sea individual o masivo es de carácter obligatorio, las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/Configuración/Causas y tipos de ajustes/Causas de ajuste de presupuesto.

Procedimiento de consulta y ajuste

Operativamente tras generar control y consultar el usuario antes de realizar un ajuste masivo o individual debe ejecutar ordenadamente estas acciones:

• Seleccionar la causa del ajuste.

• Diligenciar la observación que justifica el ajuste.

• Presionar el botón ajustar, puede ser individual registro por registro o masivo desde el encabezado de la opción.

Ajuste masivo: al seleccionar el ajuste masivo desde el encabezado de la opción el sistema ajusta todos los registros en pantalla, previa confirmación del usuario, en este caso la causa y observaciones se repiten para cada registro.
Ajuste individual: si se decide ejecutar ajustes puntuales en determinados registros, para cada caso se debe seleccionar las causa e ingresar las observaciones que correspondan; en este caso la acción de ajuste se debe ejecutar en cada registro según se requiera.

Un ejemplo de la salvedad descrita anteriormente se presenta a continuación, en el cual al no aplicar el criterio de ajuste de Igualar cantidades a lo asegurado, pese a tener unas cantidades aseguradas menores a las proyectadas, el proyectado sugerido no se iguala con lo asegurado:

De la imagen anterior se deben extraer los siguientes datos para comprender el ajuste sugerido:

Cantidades

Valores

En este caso el sistema proyecta las cantidades por asegurar con el último proyectado, lo cual sumado a lo ya asegurado en cantidad y valor define el proyectado sugerido, las diferencias entre el proyectado sugerido y el proyectado actual establecen los montos de ajuste.

La sumatoria de los anteriores rubros en cantidad 26.619 + 5.000 = 31.619 y en valor 361,647.86352 + 5,950,000.000 = 6,311,647.8635‬ definen respectivamente el proyectado sugerido. (El promedio del proyectado sugerido es la división entre el valor total y la cantidad total).

Finalmente nótese en la siguiente imagen la diferencia en el proyectado sugerido si desde el panel principal de consulta se selecciona el criterio de ajuste de Igualar cantidades a lo asegurado, tras el ajuste el proyectado y el asegurado serán iguales tanto en cantidad como en valor:

Eliminación de ajustes por asegurados

Finalmente cualquiera de los ajustes realizados por la función de Ajuste por asegurados podrá ser eliminado desde las opciones de:

• ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por asegurados
• ADPRO/Proyección/Ajustes/Eliminar ajustes