Aprobación actas de avance estándar

Esta opción permite ejecutar la consulta de las actas de avance estándar en estado generado y una vez en pantalla se puede proceder a su aprobación, este proceso tiene como finalidad exclusiva bloquear la edición del documento, lo que permite cerrar la posibilidad de ediciones sobre las cantidades ejecutadas que afectan un periodo en particular, este se convierte en un control adicional que no compromete ni modifica el flujo operacional de ejecución y es discrecional su uso. Adicionalmente la pantalla permite la consulta del detalle del acta de avance.

Prerrequisitos para aprobación de actas de avance estándar

Seleccionar el proyecto sobre el cual será aprobada el acta de avance estándar, si se desea realizar la aprobación de documentos en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta, lógicamente la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario.

Funcionalidad para aprobación de actas de avance estándar

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO/Ejecución/Aprobaciones/Aprobación de actas de avance estándar. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y aprobación de las actas de avance del proyecto:

Desde la barra superior de consulta el usuario puede ubicar un registro, digitando el número del acta, en esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté dando, así como el proyecto en consulta:

• Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
• Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los documentos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
• Por defecto el check box de Solo por aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.

Procedimiento de consulta y aprobación actas de avance estándar

Tras seleccionar el proyecto requerido para verificar la aprobación de las actas de avance contenidas, el sistema listará por defecto todas las actas de avance estándar sin aprobar que tenga el proyecto (el filtro por aprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle del acta de avance dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna aprobar que corresponda al acta.

El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:

Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono :

Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de aprobación que tenga el acta de avance estándar, permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de aprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso: