Aprobación contratos
- 07 Jun 2024
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Aprobación contratos
- Updated on 07 Jun 2024
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Esta página permite ejecutar la consulta de contratos generados o preaprobados y una vez en pantalla se pueda proceder con su aprobación, también optimiza el proceso de auditoría y de configuración de rangos de aprobación.
Hoy la condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de inversión y el consumo en contratos tiene dos instancias de control: preaprobación y aprobación.
Permite su ejecución desde dispositivos móviles (teléfonos inteligentes y tabletas).
Prerrequisitos de Aprobación contratos
- Seleccionar el proyecto sobre el cual se desea aprobar contratos.
- Validar si se tiene configurados los rangos de aprobación contratos.
Funcionalidad de Aprobación contratos
Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Contratos / Aprobación de contratos / Aprobación contratos. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y aprobación de contratos:
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Contratista: al ingresar el código, la descripción del contratista o parte de la misma, aparecerán los contratistas relacionados. Se debe seleccionar el contratista a
consultar. - Contrato No.: al ingresar el código del contrato se debe oprimir la tecla consultar y
aparecerá el registro relacionado. - Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los contratos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
- Por defecto el check box de Solo por Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número del contrato, parte del nombre del contratista o parte de la descripción del contrato. En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté realizando, así como el proyecto en consulta.
Tener en cuenta
El sistema de aprobaciones en SINCO ADPRO está concebido para fomentar la revisión sobre los contratos generados, estableciendo la exigencia de un chequeo en estos puntos de control. Si un contrato no tiene las aprobaciones que corresponden, según la configuración que decida cada empresa, no se podría habilitar la generación de inversión y consumos sobre el registro, es decir, no es posible generar anticipos, actas y pagos.
La condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de inversión y el consumo en contratos tiene dos instancias de control: preaprobación y aprobación, por lo tanto; los contratos generados en la aplicación deberán ser validados en cada una de ellas, comenzando con la preaprobación.
Es importante aclarar que, para deshacer el proceso de aprobación, si un registro ya tiene en firme tanto la preaprobación como la aprobación, el usuario debe retirar en primera instancia la aprobación y por último la preaprobación.
Procedimiento de consulta y aprobación contratos
El sistema listará por defecto todos los contratos sin aprobar que tenga el proyecto (pues el filtro por aprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle del contrato dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna aprobar que corresponda al contrato.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de aprobación sobre el registro aprobado.
Nota:
Al activar esta casilla se dará por aprobado el contrato frente al cual se encuentre marcado el campo de aprobar. Una vez activada esta casilla el estado del contrato cambiará de preaprobado a aprobado y viceversa cuando se desactive.
Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de aprobación que tenga el contrato permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de aprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Para el rango de aprobaciones
Si se configura un usuario con determinado perfil y a su vez de manera independiente se configura ese mismo perfil, el sistema tomará como configuración de restricción de aprobación la menor de las dos.
Visualización y aprobación simultánea de registros que pertenecen a proyectos diferentes
Debido a que el sistema de aprobaciones de contratos es independiente para cada proyecto, el sistema carga por defecto los registros pendientes de aprobación del proyecto de sesión y a su vez se podrán aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados.
Para el caso de preaprobaciones móviles, es posible visualizar los registros pendientes de preaprobación asignados a un usuario y que además pertenezcan a diferentes proyectos. De esta forma, se pueden realizar aprobaciones de contratos en varios proyectos en un solo paso.
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