Aprobación de actas
- 07 Jun 2024
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Aprobación de actas
- Updated on 07 Jun 2024
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Esta página permite ejecutar la consulta de actas programadas para pago y una vez en pantalla se puede proceder a su aprobación, adicionalmente la pantalla permite la consulta del detalle del acta.
En el esquema estándar de ADPRO existen dos instancias de control para remitir al módulo Administrativo y Financiero: Programación y Aprobación de actas.
Prerrequisitos de Aprobación de actas
- En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la Aprobación de actas es independiente para cada proyecto, por lo tanto, al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la aprobación de actas en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
- Configuración de las semanas de pago desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas.
- Validar si se tiene configurados los rangos de aprobación Actas.
Funcionalidad de Aprobación de actas
Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la aprobación de acta, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Aprobación de actas.
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Contratista: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del contratista y aparecerán los contratistas relacionados, seleccione el contratista que necesite consultar.
- Factura: digite el número de la factura relacionada en el acta.
- Fecha inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listarán las actas con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
- Por defecto el check box de Solo por Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número del contrato, parte del nombre del contratista o Tipo de acta. En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté realizando, así como el proyecto en consulta.
- La condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de inversión y el consumo en actas tiene dos instancias de control: Programación y Aprobación, por lo tanto; las actas generadas en la aplicación deberán ser validadas en cada una de ellas, comenzando con la Programación.
- Es importante aclarar que, para deshacer el proceso de aprobación, si un registro ya tiene en firme tanto la programación como la aprobación, el usuario debe retirar en primera instancia la aprobación y por último la programación.
Procedimiento de aprobación de actas
Al ingresar a la función de Aprobación de actas el sistema listará por defecto todas las actas sin aprobar que tenga el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle del acta dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, marque la casilla de la columna Aprobar que corresponda al acta.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Nota:
En esta función de Aprobación es importante aclarar la operación de la columna de Fecha de pago, por defecto el sistema sugiere un número de semana en virtud de la configuración establecida por el cliente en la ruta: ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas; esta sugerencia de semana y fecha de pago está condicionada por dos variables: fecha de generación del acta y plazo configurado en la forma de pago del registro contable del tercero FRO/Cuentas por pagar/Consulta por terceros, por ejemplo; el caso en el video tiene las siguientes condicionantes:
- Fecha de generación del acta: 20/09/2022.
- Forma de pago: 30 días
Por lo tanto, el sistema toma 30 días a partir de la fecha de generación del acta para establecer la fecha y la semana de pago en este caso: 21/10/2022 que pertenece a la semana 42 del 2022.
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de aprobación sobre el registro aprobado.
Una vez activada la casilla de Aprobar, el acta cambiará de estado programada a aprobada.
Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del acta permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Para el rango de aprobaciones
Si se configura un usuario con determinado perfil y a su vez de manera independiente se configura ese mismo perfil, el sistema tomará como configuración de restricción de aprobación la menor de las dos.
Consideraciones:
Si el acta que está intentando aprobar tiene deshabilitada la opción de Programar 
se debe a que no tienen configuradas las semanas de pago desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas. Se sugiere validar
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