Aprobación de anticipos
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Aprobación de anticipos
- Updated on 11 Apr 2023
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Esta página permite ejecutar la consulta de anticipos por terceros programados para pago y una vez en pantalla se puede proceder con su aprobación.
En el esquema estándar de ADPRO existen dos instancias de control para remitir al módulo Financiero y generar el proceso de causación y pago de los anticipos por tercero generados desde el sub módulo de almacén de los diferentes proyectos, las dos instancias de control son Programación y Aprobación de anticipos. Esta opción permite realizar el control de aprobación. Por lo tanto en esta funcionalidad solo se listaran para aprobar registros que cuenten con la Programación.
Prerrequisitos para Aprobación de anticipos
- Tener un anticipo en estado programado
- En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la aprobación de anticipos de almacén es independiente para cada proyecto, por lo tanto; al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la aprobación de anticipos en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
- Configuración de las semanas de pago desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/Configuración/Generación de semanas.
Funcionalidad para Aprobación de anticipos
Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la aprobación de anticipos, el usuario debe seguir la ruta ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación anticipos / **Aprobación anticipos
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Proveedor: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proveedor y aparecerán los proveedores relacionados, seleccione el proveedor que necesite consultar.
- Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los anticipos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
Por defecto el check box de Solo por Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Adicional a estos filtros en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica, es decir; digitando el número del anticipo o parte del nombre del proveedor.
- La condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de Invertido en anticipos tiene dos instancias de control: Programación y Aprobación, por lo tanto; los anticipos generadas en la aplicación deberán ser validados en cada una de ellas, comenzando con la Programación.
- Es importante aclarar que, para deshacer el proceso de aprobación, si un registro ya tiene en firme tanto la programación como la aprobación, el usuario debe retirar en primera instancia la aprobación y por último la programación.
Procedimiento para Aprobación de anticipos
Después de ejecutar la consulta, en el cuadro de resultados aparecerán los anticipos para los que es posible realizar la aprobación, permitiendo así al usuario visualizar el detalle del anticipo dando clic en el número del registro que esté revisando, esta función de consulta de detalles no aplica desde dispositivos móviles:
Las columnas de Total Anticipos y Saldo por Amortizar tienen en cuenta únicamente los anticipos por terceros para generar estos acumulados informativos.
La semana de pago es un campo editable según se requiera y al cambiar la semana, el sistema automáticamente establecerá la fecha de pago en virtud de la configuración de semanas generada por la empresa.
Nota:
En esta función de Aprobación es importante aclarar la operación de la columna de Fecha de pago, por defecto el sistema sugiere un número de semana en virtud de la configuración establecida por el cliente en la ruta: ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas; esta sugerencia de semana y fecha de pago está condicionada por dos variables: fecha de generación de la entrada y plazo configurado en la forma de pago del registro contable del tercero FRO/Cuentas por pagar/Consulta por terceros.
Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del anticipo permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Visualización y aprobación de registros de proyectos diferentes de manera simultánea:
Como se explicó anteriormente el sistema de aprobación de un anticipo es independiente para cada proyecto, por defecto el sistema carga los registros pendientes de aprobación del proyecto de sesión y a su vez el usuario podrá aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados.
Para el caso de aprobaciones móviles, con el fin de poder visualizar los registros en aprobación pertenecientes a diferentes proyectos, el usuario al dirigirse a la aprobación de anticipos; el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de aprobar de todos los proyectos que tenga asignado el usuario y de esta forma podría realizar la aprobación de anticipos en varios proyectos en un solo paso.
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