Aprobación de cuentas por pagar cartera

Por medio de esta opción es posible efectuar la aprobación de documentos de tipo cuenta por pagar que hayan sido generados por usuarios de cartera, a fin de permitir su entrega y recepción desde el módulo de contabilidad hacia el módulo de tesorería.

Casillas de búsqueda

• Aprobación: Lista desplegable para filtrar los documentos que previamente han sido aprobados para su entrega desde el módulo de contabilidad hasta su recepción en el módulo de tesorería, o por el contrario están pendientes de autorización. Las opciones de filtro serán: No Aprobado, Aprobado, Todo; por defecto al ingresar a la opción siempre estará seleccionado el estado No Aprobado.
• Fecha Inicial/Final: Campo con formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por un rango de fechas inicial y final en específico; esta fecha corresponde a la fecha de afectación contable del documento. Por defecto el sistema trae la fecha inicial y final del mes en curso. Este campo es obligatorio.
• Tercero: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado. Este filtro se aplicaría al tercero registrado en el movimiento de cuenta cruce por pagar del documento contable.
• Centro Costos: Si desea filtrar la información por un centro de costo maestro o auxiliar específico asociado al movimiento de cuenta cruce por pagar. Puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el código o parte del nombre del centro de costo en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los centros de costos que coinciden con el texto digitado.
• Ordenado: Lista desplegable la cual permite efectuar la consulta organizada por tercero (Ordena la consulta en orden alfabético según el nombre del tercero registrado para el movimiento de cuentas cruce por pagar) o por consecutivo (Ordena la consulta en orden ascendente según el número de consecutivo de documento de cuenta por pagar asociado).
• Usuario Cartera: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), que permite seleccionar el usuario de cartera predeterminado según la configuración efectuada en la opción A&F/ CONTABILIDAD/ CONFIGURACIÓN/ USUARIOS DE CARTERA, asociado al documento de cuenta por pagar registrado.
• Consecutivo (Inicial/Final): Campos de texto numérico que permiten filtrar la consulta por uno o varios documentos de cuentas por pagar según su consecutivo.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• No. Documento: Columna que indica el número de consecutivo del documento consultado. Contará con un hipervínculo el cual al hacer clic sobre este se podrá visualizar el formato de impresión del documento de cuenta por pagar.
• Fecha: Columna que indica la fecha de afectación contable del documento de cuentas por pagar registrado.
• Tercero: Columna que indica el número de documento y nombre del tercero correspondiente al movimiento contable del documento de cuenta por pagar en consulta.
• Concepto: Columna que indica la descripción registrada en el encabezado del documento de cuenta por pagar.
• Sucursal: Columna que indica la sucursal asociada al documento contable.
• Estado: Columna que indica el estado del documento de cuentas por pagar en consulta (Aprobado - No aprobado).
• Usuario que aprobó: Columna que indica el usuario que efectuó la aprobación del documento de cuentas por pagar, si este campo está en blanco el documento se encuentra pendiente por aprobar.
• Fecha aprobación: Columna que indica la fecha en que se efectuó la aprobación del documento de cuentas por pagar, si este campo está en blanco el documento se encuentra pendiente por aprobar.
• Aprobar: Casilla de selección que permite seleccionar los documentos de cuentas por pagar que desea aprobar y/o desaprobar (esto desmarcando un documento previamente aprobado). Al marcar la casilla de selección disponible en el encabezado seleccionará la totalidad de documentos en consulta.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar la aprobación y/o desaprobación de los documentos seleccionados

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Usuarios de cartera