Aprobación de preajustes

En esta función es posible llevar a cabo la consulta, aprobación o rechazo de los preajustes realizados en cada proyecto, es muy importante tener claro que cuando se tiene creado un preajuste, para continuar realizando bien sea nuevos ajustes de proyección o nuevos preajustes sobre la misma relación ítem insumo, es necesario definir el estado del preajuste, es decir, se debe aprobar, rechazar o eliminar, en otras palabras la definición del estado del preajuste se convierte en un prerrequisito para generar nuevos movimientos de proyección.

Prerrequisitos de aprobación de preajustes

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el la aprobación de preajuste.
• El preajuste es el recurso por el cual es posible efectuar modificaciones al presupuesto preproyectado; de esta forma, la afectación del control siempre quedará sujeta a la aprobación de dicho preajuste.

Funcionalidad de aprobación de preajustes

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la aprobación de preajustes el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Preajustes/Aprobación de preajustes.

• Ítem: en esta casilla debe seleccionar el ítem del presupuesto relacionado al preajuste que se desea aprobar, este filtro solo aplica en preajustes puntuales, puede escribir parte del nombre del ítem o el código del ítem dentro del presupuesto y luego seleccionarlo en la lista presentada en pantalla.
• Insumo: esta casilla es empleada como un filtro para precisar el insumo al preajuste que se desea aprobar, este filtro solo aplica en preajustes puntuales, es posible realizar la búsqueda por descripción o por código de insumo.
• Usuarios: empleando el código, el nombre o parte del mismo identificar y seleccionar el usuario que realizó el preajuste en consulta.
• Tipo de ajuste: en virtud de la naturaleza del ajuste puntual o masivo (varios detalles afectados mediante un solo ajuste), seleccionar la modalidad que se desea visualizar para adelatantar su aprobación.
• Origen: seleccione dentro de la lista desplegable el origen (función) desde el cual se generó el preajuste que se desea aprobar.
• Causa: seleccione dentro de la lista desplegable la causa asociada al preajuste que se desea aprobar.
• Fecha de creación: en este campo se define la fecha inicial de creación de preajustes que será empleada para definir el periodo de consulta, por defecto la fecha inicial es cuatro meses inferior a la fecha actual.
• Fecha final: en este campo se define la fecha final de creación de preajustes que será empleada en la consulta, por defecto la fecha final es el mismo día de generación de la consulta.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presenta en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.

Procedimiento de consulta y aprobación de preajustes

• Ítem: hace referencia a la numeración y descripción del ítem dentro del presupuesto del proyecto, como también puede mostrar la cantidad de ítems preajustados y en su interior el detalle.
• Insumo: hace referencia a la numeración y descripción del insumo dentro del presupuesto del proyecto, como también puede mostrar la cantidad de insumos preajustados y en su interior el detalle.
• Proyectado: esta columna presenta las condiciones proyectadas del insumo respecto a la actividad presupuestal tanto en cantidad como en valores.
• Preajuste: esta columna detalla la diferencia entre lo proyectado y lo preproyectado en cantidad y valores.
• Preproyectado: esta columna es una visual de como quedaría la cantidad y valor una vez aprobado el preajuste.

Tras definir los parámetros de consulta es posible visualizar los registros pendientes de aprobación y/o rechazo; en este proceso es esencial tener claro que la aprobación y/o rechazo debe efectuarse en correspondencia con la naturaleza del preajuste, es decir si un detalle de preajuste se generó de forma masiva afectando varios detalles del presupuesto mediante un solo movimiento de preajuste; su manejo debe ser en conjunto, debe aprobarse o rechazarse como una unidad, no se permite la aprobación de movimientos puntuales contenidos en preajustes masivos.